Liste des pièces et documents qui doivent être notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour (article 11 du décret du 17 mars 1967)

•Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :

I. - Pour la validité de la décision :

1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;

2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes;

L'«état financier» (annexe 1 du décret comptable) est le bilan annuel du syndicat des copropriétaires.
Le «compte de gestion général» (annexe 2 du décret comptable) présente les charges et les produits de l'exercice classés par nature selon le plan comptable. Il ventile en deux parties distinctes le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 de la loi et opérations exceptionnelles.
Le «compte de gestion pour opérations courantes» (annexe 3 du décret comptable) présente avec les mêmes confrontations en colonnes les charges sur opérations courantes (charges pouvant être comprises dans le budget prévisionnel au sens de l’article 44 du décret de 1967), classées par clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété, avec les produits affectés (hors provisions – celles-ci sont reprises en partie basse).
Le «compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles» (annexe 4 du décret comptable) adopte le même type de présentation, mais classe les charges et produits d’abord par « opération » de travaux et opérations exceptionnelles, puis par clé de répartition ; il confronte poste par poste en colonnes :

- les dépenses votées ;
- les dépenses réalisées (charges engagées) ;
- les provisions appelées ;
- le solde disponible sur provisions appelées.

L' «état des travaux de l'article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'exercice» (annexe 5 du décret comptable) récapitule chacune des « opérations de travaux » et des opérations exceptionnelles non clôturées à l’arrêté des comptes de l’exercice (l’état précédent incluait les opérations clôturées), avec détail « par marché de travaux ou opérations exceptionnelles et par clé de répartition », et fait apparaître poste par poste en colonnes :

- les « travaux [ou dépenses sur opérations exceptionnelles (NDLR)] votés (montant et date) ;
- les « travaux payés » (d°) ;
- les « travaux réalisés » (d°), y compris ceux non payés ; cette colonne correspond aux charges de l’état précédent pour les seules opérations non clôturées ;
- les « appels travaux, emprunts et subventions reçus » (d°) ; le libellé est trompeur : il s’agit en fait des provisions comptabilisées dans les comptes 702, 703 et 704 pour les seules opérations non clôturées, car autrement la colonne suivante, solde ne pourrait correspondre au solde porté dans le compte 12 à l’arrêté des comptes…
- le « solde en attente sur travaux » : en fait la différence des deux précédentes colonnes ;
- les « subventions et emprunts à recevoir », pour information…

Les états mentionnés doivent porter une date d’établissement et la référence du syndic qui les a établis.

3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;

4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;

5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l'article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;
- l’article 39, à crée pour le syndic des obligations d’information des copropriétaires et d’autorisation préalable de leur part lorsqu’il envisage la conclusion d’une convention – donc le cas échéant un marché ou un contrat – entre le syndicat et des personnes ou entreprises liées par un lien de parenté à sa personne ou sa société, ou par une fonction de direction ou de contrôle, ou encore vis à vis desquelles le syndic personne physique ou les personnes qui lui sont liées sont salariés ou préposés, est étoffé : il tient compte de l’existence du « PACS » en plus du lien conjugal, et il est ajouté les conventions qui pourraient être passées, si le syndic est une personne morale, entre le syndicat et «une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital»

6° Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;

7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2 (1), 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;

8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

9° Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions ;


II. - Pour l'information des copropriétaires :

1° Les annexes au budget prévisionnel ;

2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;

3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires.

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