Propriétaires particuliers mais aussi administrateurs de biens qui oublient de régulariser les charges annuellement, locataires qui n'osent pas demander par crainte de se voir réclamer un supplément, imputation de charges à caractère non locatif, bref : la rigueur n'est pas de mise…

Les règles applicables en matière de charges locatives sont simples : elles sont contenues dans l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, qui définit le principe des charges récupérables, précise qu'elles ne peuvent être réclamées que sur justification, indique qu'elles peuvent faire l'objet de provisions sous réserve de régularisation annuelle, et définit les modalités de la régularisation et de la revalorisation des provisions…

Par ailleurs, la liste des charges récupérables est donnée par le décret du 26 août 1987. Sont considérées comme locatives les charges correspondant à des consommations (eau, combustibles, électricité, etc.) ou à l'entretien courant et les " menues réparations " des bâtiments et des équipements, que celui-ci soit assuré par du personnel du propriétaire ou de la copropriété (sont récupérables dans ce cas les salaires et charges sociales, produits consommables et petites fournitures) ou par des entreprises (factures d'interventions ponctuelles ou de contrats). Cet entretien est celui qui est nécessaire, en raison de leur usage normal, pour maintenir les équipements ou les ouvrages en état de fonctionner ou de répondre à leur destination dans les limites de leur durée normale d'utilisation avant qu'il soit nécessaire de les remplacer ou procéder à une réfection.

En aucun cas ne peuvent donc être récupérées les dépenses d'entretien lourd (ravalement, réfection de peintures ou revêtements, remplacement de matériels etc.), ni les réparations de dégâts accidentels ou de dégradations intentionnelles ou dues à une utilisation anormales, ces réparations devant être couvertes par des assurances, ou pouvant donner lieu de la part du propriétaire à action ou recours à l'encontre des responsables - en tous cas c'est sa responsabilité…

Le coût des contrats d'entretien ne peut être récupéré que pour autant qu'il ne comporte pas de provisions pour remplacement des matériels et équipements. Ne peuvent donc être récupérés le P3 des contrats de chauffage, ni la part de garantie totale des contrats d'ascenseurs, qui doivent ressortir clairement sur les factures.

Enfin, le décret du du 19 décembre 2008 a modifié la récupérabilité des charges relatives aux deux catégories de salariés gardiens et employés d’immeuble :

- concernant les gardiens proprement dits :

.la récupérabilité à 75% des dépenses correspondant à leur rémunération et aux charges sociales et fiscales y afférentes reste subordonnée au fait qu’il soit prévu à contrat de travail qu’ils doivent assurer cumulativement l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, étant désormais précisé que cette récupérabilité est assurée "y compris lorsqu'un tiers intervient pendant les repos hebdomadaires et les congés prévus dans les clauses de son contrat de travail, ainsi qu'en cas de force majeure, d'arrêt de travail ou en raison de l'impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien ou le concierge d'effectuer seul les deux tâches" ;

.par contre il est désormais prévu que le coût d’un gardien est récupérable à hauteur de 40 % de son montant lorsque le gardien ou le concierge n'assure, conformément à son contrat de travail, que l'une ou l'autre des deux tâches, avec la même précision concernant les remplacements ;

le texte prévoit également qu’ "un couple de gardiens ou de concierges qui assure, dans le cadre d'un contrat de travail commun, l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets est assimilé à un personnel unique".

- concernant les employés d’immeubles, le texte prévoit que leur coût est intégralement récupérable dès lors qu’ils assurent l'entretien des parties communes "ou" l'élimination des rejets (et non pas les deux cumulativement comme dans la rédaction antérieure)...

A noter que le texte en profite, afin de prévenir de nouveaux litiges, pour fixer aussi avec précision les éléments de la rémunération qui ne peuvent être pris en compte dans les charges récupérables : ainsi ne sont pas récupérables le salaire en nature, l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise, la participation de l'employeur au comité d'entreprise, la participation de l'employeur à l'effort de construction, et la cotisation à la médecine du travail...

A noter aussi que le paragraphe a de l’article 2 des décrets est aussi complété en ce qu’il prévoit que le coût récupérable des services assurés en régie (i. e. par du personnel de l’employeur) inclut les dépenses de personnel d'encadrement technique : il est désormais précisé qu’est notamment récupérable le coût du personnel d’encadrement "chargé du contrôle direct du gardien, du concierge ou de l'employé d'immeuble", et que "ces dépenses d'encadrement sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence de 10 % de leur montant".

Par contre, sont récupérables les taxes " qui correspondent à des services dont le locataire profite directement ", et notamment la taxe de balayage et la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Bien évidemment le propriétaire est tenu, sous peine de ne pouvoir prétendre à la récupération, de fournir tous justificatifs ou informations permettant d'établir la " récupérabilité " de tel ou tel élément de charges.

Nos équipes vous apportent concours et assistance pour établir le décompte de régularisation des charges locatives de votre ou vos locataires


A voir également :
- Liste des charges récupérables (charges locatives)
- Le syndic peut-il réclamer les charges locatives directement au locataire ?
- La Colocation : un mode de vie à organiser
- L'assurance dans l'habitat



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