La mesure était attendue par tous ceux qui pensent que le numérique et la dématérialisation permettra aux copropriétaires autant qu'aux syndics de gagner en productivité et diminuer les coûts : les convocations aux assemblées, la "notification" des procès-verbaux aux copropriétaires "opposants ou défaillants", ouvrant droit à contestation des décisions des assemblées, et les mises en demeure peuvent désormais être adressées par "voie électronique". La loi "ALUR", du 24 mars 2014, avait déjà inséré la possibilité dans la loi de 1965, prévoyant que "les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique". Mais la mesure était soumise à décret d'application. C'est désormais chose faite : un décret du 21 octobre précise les conditions et les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation et la rend applicable sans délai.
L'accord de chacun des copropriétaires concernés peut être donné, soit par apposition d'une mention sur la feuille de présence d'une assemblée, soit par lettre recommandée AR ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre des procès-verbaux de la copropriété. Cet accord peut être révoqué à tout moment par lettre recommandée AR ou par lettre recommandée électronique, et cette révocation prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic, qui la mentionne aussi sur le registre.
Les modalités de l'acheminement par voie électronique sont celles fixées par l'article 1369-8 du Code civil, et un décret du 2 février 2011. Celui-ci autorise la dématérialisation de la lettre recommandée à condition que le courrier électronique soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant de l'identifier, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
Le Code civil prévoit aussi que "le contenu de cette lettre, au choix de l'expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique". Lorsque l'apposition de la date d'expédition ou de réception résulte d'un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu'à preuve contraire, s'il satisfait à des exigences précises fixées par un décret du 2 février 2011. Le tiers chargé de l'acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser. Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique. Dès acceptation par le destinataire de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement envoie la lettre recommandée électronique à destination de l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur.
Le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an à compter de la date de son envoi une preuve de cet envoi. L'expéditeur a accès, sur demande au tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique, à ces informations. Il peut en obtenir une copie pendant un délai d'un an.
Un avis de réception peut être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Concernant les copropriétés, le délai que les notifications adressées ainsi font courir a pour point de départ le lendemain de l'envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l'article 3 du décret du 2 février 2011. Au cas où le départ est effectué par voie électronique et l'arrivée sur papier, le délai court classiquement à compter du lendemain de la première présentation de la lettre papier.
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