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Copropriété : réorganisation des relations dématérialisées avec le syndic
11/8/2020
Depuis un décret du 27 juin 2019, les copropriétaires peuvent, sur strict volontariat, opter pour l’envoi des appels de fonds par courrier électronique, ou encore la notification des documents annexés à la convocation à l’assemblée générale par mise à disposition dans l’espace en ligne sécurisé du syndic pour téléchargement. Dans ce cas, le copropriétaire reçoit par courrier la convocation sans les pièces jointes, et celle-ci "précise expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition". les copropriétaires peuvent communiquer leur accord, comme le retrait de leur accord sur ces deux modes de relations dématérialisées, soit en assemblée générale - dans ce cas il en est pris note sur le procès-verbal, soit "par tout moyen conférant date certaine".
Par ailleurs, depuis le 3 juillet 2020, le régime des "notifications" par voie électronique (convocations, procès-verbaux, mises en demeures et toutes autres communications mentionnées dans la loi et le décret sous les vocables "notification" ou "notifié(e)") est simplifié. La notification par voie électronique doit toujours être réalisée au moyen d'un "procédé électronique mis en œuvre par l'intermédiaire d'un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l'intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications", mais désormais, le prestataire pourra envoyer un avis comportant directement un lien de téléchargement des documents envoyés. Les délais que les notifications et mises en demeure par voie électronique font courir a pour point de départ le lendemain de la transmission de cet avis. Un retour du destinataire n’est plus requis pour obtenir la transmission du contenu : celui-ci sera disponible pendant au moins vingt et un jours à compter de la transmission de l'avis électronique.
Le copropriétaire qui n'aura pas fait usage du lien de téléchargement dans les 48 heures recevra une relance automatique du prestataire.
A noter aussi que désormais, l'accord exprès du copropriétaire pour recevoir des notifications par voie électronique doit préciser s'il porte sur les notifications, les mises en demeure ou les deux, sachant qu’il peut ne porter que sur la mise à disposition sur l'extranet du syndic des documents annexés à l'ordre du jour de l'assemblée générale...
