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Stilla
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 Posté - 07 mai 2018 : 22:27:54
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Bonjour,
Mes horaires ne me permettent pas de me rendre chez le syndic pour vérifier les comptes. Depuis des années la comptable du Cabinet me transmet les pièces comptables et je fais la vérif chez moi. Soudainement cette année, sans raison apparente elle refuse de me communiquer certaines pièces s’appuyant sur le fait que la loi impose que les comptes soient vérifiés sur place au Cabinet , qu’elle n’est donc pas « obligée » de communiquer les pièces, et « qu’avec les factures et le Grand Livre ça suffit largement pour vérifier la compta » ( sic) .
Pour résumer, si je veux les pièces comptables, je serais obligée de faire la vérification sur place au Cabinet ?
Je lui ai proposé qu’elle m’envoie les pièces par mail, elle refuse….
Votre avis SVP ?
Merci d’avance
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 07 mai 2018 : 22:35:43
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Bonjour
citation: Votre avis SVP ?
Elle a du avoir des instructions.
Donc un petit RAR au syndic listant toutes les pièces que vous voulez, et lui rappelant l'article 21 de la loi de 1965. copie mail
citation: Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
Le conseil syndical reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. |
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Édité par - Viviane le 07 mai 2018 22:36:55 |
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nefer
Modérateur
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 Posté - 07 mai 2018 : 22:53:26
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êtes vous au CS?
De quelles pièces voulez vous la transmission? |
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Posté - 08 mai 2018 : 07:21:11
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souvent et dans la majorité des cas, factures et grand livre sont suffisants effectivement, mais peut-être avez vous un cas précis de documents à vouloir ?
Si elle vous propose le GL, c'est que vous etes au CS ?.... |
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Posté - 08 mai 2018 : 07:29:02
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citation: Elle a du avoir des instructions. je penche plutôt pour la RGPD et les nécessités de contrôler la diffusion de document qui pour certains peuvent contenir des données personnelles des copropriétaire ou locataires ou occupants, et qui donc ne peuvent sortir du syndicat, le syndicat s'entendant ici comme le conseil syndical et le syndic.
Il faut bien dire que cette fameuse RGPD, qui si je fais un résumé transforme la présomption de OK avec une demande préalable ou un contrôle postérieur de la CNIL en une responsabilité totale du détenteur des fichiers (ici le syndicat donc le syndic) entraine de gros changements et de grosses responsabilités potentielles, mais que ni les gouvernements français successifs ni les députés et sénateurs (qui n'ont encore rien voté d'un réglement européen pourtant applicable depuis deux ans sans qu'il y ait aucune nécessité d'une transposition) nous mettent l'affaire dans le pastaga, pour ne pas dire dans un tunnel sans lumière.
Il va falloir sans doute quelques mois pour parvenir à une nouvelle situation claire, sans doute quelques décisions de justice donc dans 2 ou 3 ans ....
citation: s’appuyant sur le fait que la loi impose que les comptes soient vérifiés sur place au Cabinet , qu’elle n’est donc pas « obligée » de communiquer les pièces, et « qu’avec les factures et le Grand Livre ça suffit largement pour vérifier la compta » ( sic) . C'est en revanche une énorme contre-vérité, si on ne vous donne que les factures et le GL, vous ne pouvez pas contrôler la comptabilité, mais juste... les factures et le GL.... |
Édité par - ribouldingue le 08 mai 2018 07:42:37 |
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Viviane
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Posté - 08 mai 2018 : 07:42:30
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Posté - 08 mai 2018 : 07:45:51
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Réglementation générale de protection des données, réglement européen applicable depuis deux ans a tout européen normalement constitué, avec une période d'adaptation qui se termine le 24 mai 2018 prochain et qui occupe tout les entreprises et les entités européennes de manière intensive de façon que les fichiers contenant des données personnelles (c'est soit dit en passant le cas de toute association, de tout bailleurs, de tout syndicat de copropriété) soient conformes;
Les syndicats de copropriétés n'échappent absolument pas a toutes les obligations liées au RGPD.
J'ai initié un fil concernant l'application de la RGPD aux bailleurs, en particulier les bailleurs en meublé, mais foncier nu ou meublé, ou chambre d'hote, c'est pareil. Syndicat de copropriété ou ASL, c'est pareil aussi.
Mon fil commence par une erreur commise par moi-même, contrairement à ce que prétendent état et représentants francais (députés et sénateurs) il n'y a aucun transposition à faire du réglement européen en droits nationaux, le RGPD s'applique tel que;
Sauf que l'état et les représentants nationaux veulent en profiter pour faire un paquet cadeau en ajoutant d'autres éléments, et du coup n'ont encore rien voté alors qu'on est à 15 jours du terme.
Pas grand monde, hormis dans les entreprises française, n'a pris conscience de l'énormité de l'impact.
http://www.universimmo.com/forum_un...PIC_ID=23989 |
Édité par - ribouldingue le 08 mai 2018 07:52:19 |
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Viviane
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Posté - 08 mai 2018 : 08:03:12
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Ok mais pour l'instant c est pas ce qu'elle invoque, et elle peut utiliser le bon vieux courrier postal...
Et le grand livre contient déjà des données personnelles. |
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Édité par - Viviane le 08 mai 2018 08:09:45 |
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Posté - 08 mai 2018 : 08:14:58
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Le grand livre ne contient pas de donnée personnelle (liées à la personne, date de naissance, ....) |
Édité par - ribouldingue le 08 mai 2018 08:16:59 |
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Viviane
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Posté - 08 mai 2018 : 09:11:52
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Il y a des noms.... Et le montant de vos dettes éventuelles, et les frais de relance...., et le montant de votre suite part de charges...bref bien plus indiscret qu une date de naissance. |
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Édité par - Viviane le 08 mai 2018 09:12:59 |
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Posté - 08 mai 2018 : 10:04:58
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citation: Il y a des noms.... Et le montant de vos dettes éventuelles, et les frais de relance....,
ceci est portable à la vue de tous : c'est une annexe de l'annexe 1  : liste des copros débiteurs et créditeurs jointe à la convocation de l'AG annuelle ! quant aux frais de relance, il font partie (normalement) des dépenses du syndicat même s'ils sont récupérables... |
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Viviane
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Posté - 08 mai 2018 : 10:32:08
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citation: ceci est portable à la vue de tous :
On est bien d'accord.
Tout comme la transmission de TOUTES les pièces au CS est prévue par la loi, RGPD ou pas.
L'objection de Ribouldingue portant sur le RGPD qui "pourrait" être le motif de refus... mais du coup je vois pas comment, sauf si Stilla n'est PAS au CS.
Ce qu'on ne sait pas. Mais bon une comptable qui envoie de puis des années copie des factures et du GL à un copro lambda, alors qu'elle est pas obligée, faut lui donner une médaille....moi j'ai jamais vu ça. |
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andre78fr
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Posté - 08 mai 2018 : 10:43:09
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Ouais, les syndics ont toujours montré beaucoup de réticence à respecter la transparence et à communiquer les pièces, je pense qu'il ne faut vraiment pas les encourager à utiliser la nouvelle réglementation RGPD pour bloquer et freiner les accès et les contrôles du conseil syndical...
Le montant des appels de provisions découle des tantièmes et du budget voté, les seules informations un peu personnelles dans un grand livre c'est de voir qui paye en avance, en retard ou qui aurait un éventuel échéancier...
Sans vouloir faire ma publicité, je partage ma réflexion sur l'impact de la RGPD dans mon logiciel de gestion de copropriétés :
http://www.valcompta.net/forum/topi...-compta.html
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Stilla
Contributeur actif
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Posté - 08 mai 2018 : 10:46:02
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Merci pour vos réponses.
nefer et Rambouillet : oui je suis au CS, je vérifie les comptes chaque année. En plus des factures et du GL La comptable me communique habituellement toujours les COPIES d’extraits de comptes bancaire) .
c’est la 1ère fois qu’elle me dit et c’est là le problème: « je ne suis pas obligée de vous laisser ces pièces, si vous les voulez il faut venir faire la vérif au Cabinet »….
d’une part et elle s’appuie sur le fait que le décret du 30 décembre 2015 de la loi Alur qui fixe les modalités de mise à disposition des pièces justificatives précise que la fixation des régles de consultation ne relève plus de l’AG mais du syndic.
D’autre part elle me dit que je n’ai pas besoin de toutes ces pièces mais que je lui demande parce que……. j’en fait « une question de principe » !
Enfin elle s’appuie sur l’Art 33 qui dit : Il (le syndic) remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie des pièces justificatives des charges de copropriété mentionnées à l'article 9-1 du présent décret ». et elle ajoute : « je voudrais bien voir la tête des copropriétaires si on leur facture plein de photocopies inutiles » ( !)
Donc La personne du CS qui vérifie la compta est donc censé les payer pour obtenir les pièces ?? On marche sur la tête non?
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Posté - 08 mai 2018 : 10:52:55
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citation: Il y a des noms.... Ce qui constitue un fichier de données personnelle, c'est un ensemble de nom, de dates de naissance, d'adresse et d'autres infos personnelles. Le grand livre tout seul ne l'est pas. Si le logiciel qui le fournit édite dans le meme geste les corrdonnées complètes et les appels et impayés depus 10 ans, la cca le deviens, mais ce n'est pas la fonction du grand livre;
Mais les sydnics vont se jeter dans la brèche... |
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 08 mai 2018 : 11:18:37
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citation: les COPIES d’extraits de comptes bancaire) .
Nous y voilà ... Et quand un syndic refuse de vous donner ça, ça sent VRAIMENT mauvais... Le RAR s'impose.. Copie par mail.
Donc pour faire bonne mesure, en plus de l'article 21, vous lui mettez sous le nez l'article 18 de la loi de 1965
citation:
- d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, (....) Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci.
Et pour tous ses arguments,
citation: « je ne suis pas obligée de vous laisser ces pièces, si vous les voulez il faut venir faire la vérif au Cabinet »….
Vrai pour le copro lambda. Faux pour le CS.
citation: d’une part et elle s’appuie sur le fait que le décret du 30 décembre 2015 de la loi Alur qui fixe les modalités de mise à disposition des pièces justificatives précise que la fixation des régles de consultation ne relève plus de l’AG mais du syndic.
En dehors du fait que, là encore, les modalités de consultation des pièces visées ici, c'est pour le copro lambda et pas pour le CS, qui a accès à TOUTES les pièces n'importe QUAND c'est en plus archi faux même pour le copro lambda... Le décret de 2015 ayant modifié l'article 9 du décret de 1967 ne dit pas que c'est le syndic qui décide, il dit que les modalités doivent être stipulées dans la convocation.
citation: Article 9 En savoir plus sur cet article...
Modifié par Décret n°2015-1907 du 30 décembre 2015 - art. 1
La convocation contient l'indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, la personne qui convoque l'assemblée fixe le lieu et l'heure de la réunion. La convocation indique le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges.
L'AG passe un contrat avec le syndic. Si il refuse ce que lui impose l'AG en matière de consultation des pièces, ben il n'a qu'à refuser le contrat.
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Édité par - Viviane le 08 mai 2018 11:27:31 |
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Posté - 08 mai 2018 : 12:45:05
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le comptable n'est peut-être pas à l'aise avec les textes mais elle confond tout.
Transmettre les factures originales, certes ce n'est pas recommandé du tout... des copies suffisent....
Les relevés bancaires sont OBLIGATOIREMENT transmis au CS, c'est la loi...
Elle met dans le même sac, le copro lambda et le CS... un petit rappel des textes sera nécessaire pour qu'elle s'y aligne....
Mais n'oubliez pas, vous avez de la chance car vous pouvez "discuter" avec le/la comptable ce n'est pas partout... |
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JPM
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Posté - 08 mai 2018 : 13:41:06
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Le conseil syndical procède au contrôle des factures chez le syndic, ce n'est pas douteux.
Cela permet un contact avec la comptable quand on veut des explications.
Les syndics sont moins accommodants depuis que la rémunération des photocopies est forfaitisée. Ne cherchez pas plus loin.
Les petites économiques gratouillées par les associations de consommateurs finissent par coûter très cher aux copropriétaires.
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 08 mai 2018 : 14:32:13
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citation: Le conseil syndical procède au contrôle des factures chez le syndic, ce n'est pas douteux.
Cela permet un contact avec la comptable quand on veut des explications.
Ben non, y'a pas de règle. Nous on fait pas comme ça.
1) on reçoit les pièces
2) on les épluche tranquillement chez nous, à plusieurs et aux heures où on est dispo, on compare avec les années précédentes... bref on fait tranquillement notre cuisine
3) si question, on envoie un mail à la comptable OU au gestionnaire qui nous répond par écrit
4) Si c'est complexe et qu'on trouve pas de solution ou qu'on se comprend pas par mail, on se voit.
citation: Les syndics sont moins accommodants depuis que la rémunération des photocopies est forfaitisée. Ne cherchez pas plus loin.
La loir ALUR a bon dos, parce que nous, on reçoit rien en format papier, tout est envoyé par mail, et ce depuis bien avant la loi ALUR. Donc vous pouvez oublier le prix de la photocopie...
Par contre, ça dépend BEAUCOUP du gestionnaire.... j'en ai connu un qui, après avoir dit comme cette comptable, que "le contrôle des comptes ça se fait au cabinet" a prétendu avoir PERDU notre dossier de factures... La comptable m'a dit "je comprends" quand je lui ai dit que s'il pensait qu'on allait approuver des comptes sans factures il rêvait, et qu'il avait qu'à demander des duplicatas. A la veille de l'envoi du RAR le dossier a été miraculeusement retrouvé, scanné, et envoyé au CS.... |
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Édité par - Viviane le 08 mai 2018 14:33:33 |
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Stilla
Contributeur actif
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Posté - 08 mai 2018 : 15:04:23
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JPM, pour vérifier les comptes j'ai besoin des copies du GL, des balances et des relevés bancaires. je ne pense pas que le syndic puisse demander au CS de payer ces photocopies....d'autant qu'il peut tout envoyer par mail. |
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Posté - 08 mai 2018 : 15:46:48
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Stilla : Les pièces comptables ne sortent PAS du cabinet. Et un controle sérieux doit se faire avec les originaux, et non avec les copies d'un GL, des balances, ou des relevés de comptes, ......
Le syndic a obligation de vous donner copie de tous les docs comptables et autres concernant la gestion du SDC. Cela permet au CS de se préparer et de se déplacer avec toutes les bonnes questions à poser au syndic et au comptable, et en vérifiant aussi les originaux.
Le président de votre CS doit envoyer un MED en RAR en rappelant la loi, et en demandant ces docs sous 15 jours, sinon il saisira le TGI en référé en injonction de faire.
Ce RAR s'adresse au syndic et pas au comptable qui n'a rien à imposer au CS et au SDC.
PS : un contrôle trimestriel est la bonne solution. Un petite pression sur le syndic et son comptable évitera ce genre de problème avant l'AG annuelle. 
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Refus de transmission de pièces comptables 
