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pataubagne
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Posté - 22 août 2017 :  00:30:15  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonsoir

Afin de comprendre comment fonctionne notre copropriété, j'ai cherché à récupérer les documents permettant de reconstituer un "historique" de celle-ci. Sachant qu'elle daye de 1965, vous comprendrez qu'il doit y avoir matière à rechercher et potasser.

J'ai donc contacter notre gestionnaire pour lui demander les PV d'AG ainsi que les ordres du jour des AG. Il a commencé par m'apporter 2 classeurs récupérés au Conseil Syndical, dans lesquels il n'y a que les PV d'AG et encore pas tous.

Comme il m'est revenu en mémoire que le Syndic est responsable des archives de la copro, je me suis retourné vers lui pour les PV manquants mais aussi les ODJ que je n'ai pas eu. Les PV c'est pas mal, mais sans l'ordre du jour correspondant, c'est un peu court pour tout comprendre.

Dans un premier temps, notre gestionnaire m'a répondu qu'il n'avait obligation de garder les documents de moins de 10 ans. Puis, il m'a ensuite dit, que le syndic loue un garage dans lequel il stocke les archives. Je lui ai donc proposé de l'accompagner pour l'aider.

Quand il a ouvert la porte du garage, c'était un véritable bordel. Plein de cartons plus ou moins éventrés de copropriétés diverses, le tout bien mélangé. Rapidement, le gestionnaire m'a dit ne pas avoir les ODJ.

J'ai pu récupéré 2 classeurs dans lequel j'ai trouvé des PV d'AG qui n'étaient pas dans les 2 classeurs récupérés au CS, surtout des PV d'AGE. Mais quid des ODJ et d'autres documents (plans, compta...). Sur mon insistance, le gestionnaire m'a informé que pour toutes les archives anciennes (dormantes je crois), c'était à un prestataire extérieur qu'il les confiait.

Donc j'ai plusieurs questions à vous poser:
1- quels sont les documents qui font partie des archives?
2- sur quelle durée les archives doivent-elles étre conservées?
3- que risque notre syndic en cas d'archives incomplètes?
4- en tant que copropriétaire que suis-je en droit de demander?

Merci

rambouillet
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 1 Posté - 22 août 2017 :  07:46:13  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Malheureusement, il n'existe pas de liste exhaustive de ce qu'un syndic doit conserver.
C'est ensuite une question de bon sens et un respect d'un point de la loi (1er alinéa de l'article 42).

Ce qui doit être conservé à coup sur ce sont :
* les documents originels de la copropriété et de sa construction et à condition que quelqu'un ait pu les récupérer du promoteur : je pense aux plans et en particulier les plans des réseaux de toutes sortes, les copies des PC et de leurs modificatifs
* les reglements de copropriété et leurs modificatifs publiés, sachant qu'ils sont aussi archivés au fichier de la publicité foncière
* les PVs des AGs et leurs annexes. Mais que sont les annexes ? la feuille de présence, c'est sur, mais elle peut être retirée après 10 ans (article 42). A mon avis, il faut conserver un certain nombre de documents fournis avec la convocation et qui ont fait l'objet de décision, comme les travaux privatifs....
ensuite
* les contentieux judiciaires
* les documents concernant certains sinistres
* tout ce qui concerne la comptabilité : maxi 10 ans... (article 42)

Une grande majorité de syndics, sachant que leur "durée" de contrat sera de toute façon limitée (on n'est pas syndic à vie), ont une tendance à basculer en "archives" tous les cartons ou classeurs de l'année, "le suivant se chargera de l'épuration....". Et c'est ce que vous avez constaté, l'amoncellement de cartons.
Par contre les comptables, eux, qui ont l'habitude, et dont c'est le métier, savent à peu près bien conserver et épurer....

PS : c'est un avnis tout à fait personnel....

Édité par - rambouillet le 22 août 2017 08:06:39

ribouldingue
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Revenir en haut de la page 2 Posté - 22 août 2017 :  08:01:50  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
PS : c'est un anis tout à fait personnel....
..Et une tournée pour Rambouillet.

Certains syndics n'ont même pas les 10 ans requis, quand ils reprennent une copropriété reprise d'un autre syndic, et bref, entre temps, pas grand chose ne suit.
On dit que 3 déménagements égalent un incendie, j'aurais tendance à penser pareil en terme de changement de syndics.
La bonne archive vient d'un bon conseil syndical.

D'autres syndics entassent en effet plus ou moins bien dans un local ou un garage (J'ai vu chez un syndic marseillais un entassement a priori préoccupant dans l'ancien garage transformé an local d'archive (mais bonjour les risques en cas d'incendie) , mais des archives facilement consultables) , mais comme le budget alloué à l'archivage est nul, il n'est pas question de payer quelqu'un pour gérer l'archivage;
Il n'y a que quand les archives anciennes (dormantes, je ne sais pas ce que cela veut dire) sont stockées dans une société spécialisée que les dossiers sont listés et qu'on peut (contre paiement) les faire revenir.

Donc, hormis les PV des dix dernières années, c'est certain, le carnet d'entretien, les contrats en cours, les décisions de justice, oui, mais si quelque chose manque, le syndic est certes responsable, mais ... lequel de syndic?
ET quand on découvre 7 ans plus tard qu'un ancien syndic a perdu un document, quelle action intenter?

J'ose espérer que l'usage croissant de l'intranet pourrait aider a archiver plus correctement.

Édité par - ribouldingue le 22 août 2017 08:04:25

pataubagne
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Revenir en haut de la page 3 Posté - 23 août 2017 :  14:45:04  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Donc en fait au delà de 10 ans pas d'obligation pour les PV d'AG, donc pas non plus pour les annexes, et donc pas non plus pour les ordres du jour des AG.

Viviane
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Revenir en haut de la page 4 Posté - 23 août 2017 :  14:54:08  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Pour les PV d'AG, je dirais pas ça.

Il appartient à chaque nouveau syndic de réclamer les archives au précédent. Et il n'a pas besoin de décision d'AG pour les réclamer en justice.

Donc "théoriquement", vous pourriez assigner l'actuel syndic, qui aurait du, s'il ne les a pas récupéré du précédent, l'assigner.

Ceux-ci doivent être consignés dans un livre aux pages numérotées, et pas en vrac. Et en général, les syndics le font. Et normalement gardés ad vitam aeternam...

Théoriquement. Maintenant il faut voir de quand datent ceux qui vous manquent..

Pour les pièces jointes aux convocs en revanche, vous pouvez oublier...

Signature de Viviane 
Décret de 1967 Loi de 1965 guide juridique UI

Sunbird
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Revenir en haut de la page 5 Posté - 23 août 2017 :  15:27:34  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Ce n'est pas si simple pour assigner l'ancien syndic, car lorsque l'ancien syndic transmet les archives, il joint un bordereau. Le nouveau syndic ET le conseil syndical doivent contrôler si les documents indiqués sur le bordereau sont bien transmis et complets.

Pour les documents et la durée de conservation, au minima il faut respecter les délais de prescriptions.

rambouillet
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Revenir en haut de la page 6 Posté - 23 août 2017 :  16:27:38  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Donc en fait au delà de 10 ans pas d'obligation pour les PV d'AG,

Obligation de conserver ad vitam aeternam, les PVs des AGs, les PV ne rentrent pas dans le critère de l’article 42 .

pataubagne
Contributeur actif

France
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Statut: pataubagne est connecté

Revenir en haut de la page 7 Posté - 23 août 2017 :  17:07:49  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
IL n'y a pas eu de changement de syndic récent. le dernier qui a eu lieu s'était en 2011, quand le syndic en place a changé de structure, de nom, mais c'est le même.

En fait je recherche les PV d'AG passées, pour comprendre comment fonctionnait notre copro, voir ce qui a été voté.

Je pensais que l'ordre du jour étant pour moi une annexe du PV d'AG, comme la feuille d'émargement, les pouvoirs..., ceux-ci devaient être conservés, par le syndic, ou un prestataire exterieur.

Parce que avoir un PV d'AG sans l'ordre du jour, c'est pas facile de savoir précisément quelles étaient les résolutions précisent votées.

rambouillet
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 8 Posté - 23 août 2017 :  18:29:01  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
quelles étaient les résolutions précisent votées.

justement si, les résolutions votées sont inscrites sur le PV et ces résolutions votées peuvent être différentes du projet, puisque l'AG a le pouvoir de modifier ces projets.

l'OdJ n'est pas une annexe du PV, seules certaines annexes de la convocation peuvent être intéressantes à conserver, comme les demandes de travaux des copros sur leur lot et impactant les parties communes, afin de savoir ce qui a été permis à un copro.

Viviane
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 9 Posté - 23 août 2017 :  23:40:07  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Parce que avoir un PV d'AG sans l'ordre du jour, c'est pas facile de savoir précisément quelles étaient les résolutions précisent votées.


Ce qui dit ce qui a été voté, c'est le PV, et pas la convocation.

Ce qui est intéressant dans une convoc pour comprendre un vieux PV, c'est par exemple
- les devis
- les plans de travaux, communs ou privatifs

En effet, les résolutions sont souvent tellement succinctes, du genre "changement de la canalisation escalier gauche", que 20 ans plus tard on comprend plus rien, parce qu'escalier gauche, il y en a 6 des canalisation, 3 d'eau froide, 3 d'eaux usées..

Et oui, le syndic est censé tenir un carnet d'entretien, mais comme on sait pas trop quel niveau de précisions il est censé y mettre...

D'où l'intérêt de rédiger des résolutions précises genre

"remplacement du 2ème au 4eme étage de la canalisation EU escalier gauche, sur la portion desservant les cuisines des lots de mr X (lot n°1), et mme Y (lot n+2)"
Voire avec un schéma directement sur le PV.

Comme ça même 30 ans plus tard on a des chances de savoir précisément ce qui a été fait et quand.., voire d'aller avec Mr X qui est toujours là

En attendant un extranet propriété du SYNDICAT, avec obligation pour le syndic d'y mettre des pièces précises, et qui suivrait le syndicat d'un syndic à l'autre...

citation:
IL n'y a pas eu de changement de syndic récent. le dernier qui a eu lieu s'était en 2011, quand le syndic en place a changé de structure, de nom, mais c'est le même.

S'il n'y a pas eu de changement récent de syndic, il n'y a pas d'excuse à vous envoyer demander les PV au Conseil syndical. On n'archive pas les PV dans un taudis, et on ne les jette pas.

citation:
Le nouveau syndic ET le conseil syndical doivent contrôler si les documents indiqués sur le bordereau sont bien transmis et complets.

Juridiquement, la responsabilité de vérifier les archives données appartient au seul syndic. Peu d'entre entre eux laisseront le CS passer 4 ou 5 h dans leurs bureaux pour vérifier l'adéquation entre le bordereau et les docs remis.
Et malheureusement, quasiment aucun syndic ne le fera sérieusement non plus...
Signature de Viviane 
Décret de 1967 Loi de 1965 guide juridique UI

Édité par - Viviane le 23 août 2017 23:42:51

ribouldingue
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Revenir en haut de la page 10 Posté - 24 août 2017 :  07:43:28  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Je prends un exemple personnel: syndicat parisien composé de deux immeubles, un sur rue, un en cours intérieures,avec un commerce de boulangerie sur rue, le fonds de commerce s'est installé il y a 15 ans et des travaux de création d'une cheminée pour évacuer les fumées ont été faits qui ont été apparamment drivés par un architecte, payés par? le fonds ?ou le bailleur? et utilisant une partie d'une installation existante qui s'avère en 2015 contenir de l'amiante.

Aujourd'hui, la propriété de la cheminée est disputée (syndicat, bailleur, exploitant du fonds) et aucune documentation n'existe plus, le PV rapporte deux discussions liées à des devis mais personne n'a plus les devis en question.

Nous avons changé 4 fois de syndic entre temps;

Viviane
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Revenir en haut de la page 11 Posté - 24 août 2017 :  09:32:28  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
C'est effectivement ce qui arrive quand on a des PV qui ne disent rien et qu'on ne garde pas les PJ...

Pour pallier même à la perte des PV, un bon syndic conseillera carrément de publier certaines décisions d'AG au fichier immobilier. Chez nous par exemple, la décision d'autorisation d'ouverture d'un mur porteur entre deux bâtiments et deux lots distincts pour en faire un seul appartement a été publiée....

Dans votre cas, si la cheminée a été créée, au seul usage du lot boulangerie, il est peu probable que ce soit aux frais du syndicat (même si sous la surveillance de l'archi du SDC) et qu'elle soit commune.
Signature de Viviane 
Décret de 1967 Loi de 1965 guide juridique UI

Édité par - Viviane le 24 août 2017 09:58:00

pataubagne
Contributeur actif

France
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Revenir en haut de la page 12 Posté - 24 août 2017 :  11:01:44  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par Viviane
Chez nous par exemple, la décision d'autorisation d'ouverture d'un mur porteur entre deux bâtiments et deux lots distincts pour en faire un seul appartement a été publiée....



Oui, mais dans ce cas précis, cette modification impacte directement le RCP et l'état descriptif de division.

Par contre, pour ce qui est du contenu du PV, avant il était plus détaillé. J'ai cru qu'il y avait eu une loi, quelque chose qui impose un formalisme. Dans nos PV d'AG, il n'y a que le strict minimum, qui concerne juste la décision de l'AG sur chaque résolution.

Pour illustrer mon propos, il y a quelques années, l'AG a donné l'autorisation à un copropriétaire pour faire une ouverture dans un mur porteur pour accéder à sa terrasse depuis une pièce de son appart, et à poser une baie vitrée. Dans le PV d'AG, il n'y a aucun croquis rien. Et ce qui m'étonne aussi, c'est que seuls les copropriétaires du bâtiment en question on voté (nous avons 12 immeubles dans notre copro).... Strange non?

nefer
Modérateur

10375 message(s)
Statut: nefer est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 Posté - 24 août 2017 :  12:28:22  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Ribouldingue: concernant votre cheminé, il faut s'en tenir au réglement de copropriété.
si ce n'est pas décrit comme une partie privative avec un lot...c'est une partie commune

Viviane
Pilier de forums

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Statut: Viviane est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 Posté - 24 août 2017 :  12:36:39  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Posté - 24 août 2017 : 11:01:44
citation:
Initialement posté par Viviane
Chez nous par exemple, la décision d'autorisation d'ouverture d'un mur porteur entre deux bâtiments et deux lots distincts pour en faire un seul appartement a été publiée....



citation:
Oui, mais dans ce cas précis, cette modification impacte directement le RCP et l'état descriptif de division.

Oui et non, en fait, mais c'est une longue histoire.

Ca n'empêche qu'il est possible de publier pas mal de décisions. La construction de la cheminée de Ribouldingue, par exemple, c'était possible et ça aurait dû être fait, avec précisions de à qui elle appartient.
La destruction de conduits, idem, ça permet d'éviter les litiges ultérieurs du nouveau copro qui voudrait utiliser le sien.... qui n'arrive plus jusqu'au toit.

citation:
Par contre, pour ce qui est du contenu du PV, avant il était plus détaillé. J'ai cru qu'il y avait eu une loi, quelque chose qui impose un formalisme. Dans nos PV d'AG, il n'y a que le strict minimum, qui concerne juste la décision de l'AG sur chaque résolution.


Absolument pas en ce qui concerne la façon de rédiger les résolutions. L'AG fait ce absolument ce qu'elle veut.

. Le seul formalisme imposé, c'est (décret 1967)

citation:
Article 17 En savoir plus sur cet article...


Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l'article 1367 du code civil.

Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.

Les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et suivants du code civil.


Donc vous pouvez tout à fait modifier les résolutions proposées par le syndic, qui généralement se casse pas franchement la tête pour être compréhensible 20 ans plus tard.
Signature de Viviane 
Décret de 1967 Loi de 1965 guide juridique UI

Édité par - Viviane le 24 août 2017 12:38:19
 
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