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merlin76
Contributeur débutant
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 Posté - 24 déc. 2020 : 17:53:44
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Bonjour,
Je souhaite porter en résolution la possibilité de dématérialiser les convocations et les compte-rendus d'AG. J'ai à faire à un conseil syndical et un syndic plus que réticent.
Je viens de poster ce jour la résolution en recommandé et elle devrait arriver samedi ou lundi. Je viens d'apprendre que la mise sous pli se ferait mardi 29 au matin.
Si le recommandé est reçu lundi, sont-ils obligés de rajouter la résolution à l'AG ou peuvent ils invoquer des "considérations techniques" ?
Est il nécessaire de faire une résolution pour ça ?
Merci de vos réponses.
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Posté - 24 déc. 2020 : 18:05:30
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si la mise sous pli se fait mardi, c'est que la convocation est prête et vraisemblablement tirée, donc le syndic peut arguer que c'est trop tard..... il ne peut pas rajouter ce point à l'OdJ....
DE toute façon, je ne suis pas sur que l'AG puisse imposer cette dématérialisation à l'auteur qu'est le syndic. Il pourrait arguer que cela va lui occasionner un travail supplémentaire non prévu au forfait de son contrat tel qu'il a été voté. |
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nefer
Modérateur
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 Posté - 24 déc. 2020 : 23:08:12
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et j’ajouterai qu'il serait étonnant que votre courrier arrive lundi compte tenu de la situation actuelle et du jour férié |
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Posté - 25 déc. 2020 : 18:45:08
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Il est fort probable que vos résolutions seront mises à l’ordre du jour automatiquement pour la prochaine assemblée générale |
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| Signature de Copropriétaire33 |
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Trancher un litige n’est que le deuxième objectif de la Justice. Empêcher le procès, c’est le premier !
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JPM
Modérateur
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Posté - 25 déc. 2020 : 23:06:06
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La dématérialisation profite de l'épidémie actuelle parce beaucoup de gens se sont équipés en ordinateurs et imprimantes pour le télétravail mais il reste encore beaucoup de gens on équipés ou ne sachant- pas utiliser le matériel.
Par ailleurs il me semble que la question de la lettre recommandée électronique n'est pas encore réglée. Il reste impossible de prouver que la personne destinataire a bien été touchée par la convocation.
Il faut attendre trois ou quatre ans de jurisprudence pour connaitre le sort de ce type de convocation.
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merlin76
Contributeur débutant
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Posté - 28 déc. 2020 : 20:58:33
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Le principe de la lettre recommandée dématérialisée est utilisée depuis quelques années par les notaires pour signifier les compromise de d'achat aux acheteurs.
La personne donne son accord sur un mail qu'elle aura signifié. Le document lui ait envoyé par mail. Une notification lui est envoyée pour qu'il récupère le document et le site intermédiaire gère l'envoi, le dépôt sur la boîte du destinataire, la récupération ou l'absence de récupération.
Les dates et le contenu font certifiés.
Je dirai même que le procédé est plus sécurisant que le recommandé papier qui ne fait pas foi de son contenu d'autant que beaucoup de recommandés sont transmis en masse par la poste par un porteur dédié et beaucoup de recommandés sont transmis sans la procédure qui y est attachée.
Pour ce qui est du contrat de syndic, je peux le comprendre.
Alex !!! |
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merlin76
Contributeur débutant
78 message(s)
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Posté - 28 déc. 2020 : 21:36:28
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Merci pour vos lumières. |
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Sunbird
Pilier de forums
4876 message(s)
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Posté - 29 déc. 2020 : 00:57:12
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Je partage l'avis de @JPM concernant les LRE, la prudence est de rigueur surtout pour la convocation des AG.
Je les utilise couramment dans mes échanges avec des entreprises, mais attention il y a le LRE eIDAS qui est l'équivalent de la LRAR, et la LRE ou ERE qui est "un envoi recommandé avec accusé de réception que vous pouvez effectuer dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat. Conforme à l'article 43.1 du règlement eIDAS."
Le prestataire ne peut pas garantir que l'avis de LRE a été distribué dans la boite au lettre mail du destinataire si ce destinataire est un particulier.
Il suffit d'aller sur les forums des FAI pour constater régulièrement qu'il y a des dysfonctionnements sur les messageries (wanadoo, orange, numéricable, sfr...).
Le fonctionnement du LRE est le suivant:
- La société va envoyer un avis de LRE par exemple à JPM@hotmail.fr
- Le serveur de distribution de courrier de Hotmail (SMTP) va dire Ok j'ai bien reçu le courrier à l'envoyeur (la société ayant émis l'avis de LRE).
- Ensuite c'est une boite noire, les serveurs Hotmail vont "processer" le mail en appliquant des filtres, des règles, faire des calculs, contrôler les entêtes (regarder le source des mails permet de comprendre la complexité de la distribution).
En fonction de cette boite noire :
- le mail sera distribué rapidement dans la boite du destinataire (c'est parfait),
- le mail sera directement mis à "la poubelle",
- le mail sera distribué avec du retard (cela peut prendre plusieurs jours),
- le mail sera mis en spam.
L’émetteur est incapable de savoir si le mail est distribué, mis à la poubelle, distribué en retard, ou mis en spam.
Pour ces raisons les sociétés ont mis un système de traçage dans l'avis qui est une image.
Cette image est dans l'avis de passage et lorsqu'on visualise l'avis elle se télécharge sur le serveur de la société qui a émis le LRE.
Le lien de téléchargement de l'image est unique (c'est toujours la même image mais c'est le lien qui diffère). Cela permet de dire que JPM@hotmail.fr a affiché l'avis n° X sur son portable....
Sauf que si JPM a sécurisé son smartphone ou PC, il a désactivé le téléchargement automatique des images dans les mails, dans ce cas l'entreprise ne sera pas si le mail est bien arrivé dans la boite mail, sauf si JPM clique sur le lien dans l'avis.
Google par exemple efface automatiquement à partir du 30ème jour les spams, le destinataire en toute bonne foi pourra soutenir qu'il n'a jamais reçu d'avis de passage.
Il y a également un problème par rapport au LRAR.
Par principe lorsqu'on reçoit un avis de passage de LRAR on ne sait pas qui est l'expéditeur, pour un LRE il suffit de communiquer à chaque expéditeur un email différent.
On va par exemple créer :
expéditeur1 JPM1
expéditeur2 JPM2
expéditeur3 JPM3
....
Après on relie tous les comptes au compte JPM.
Lorsqu'un expéditeur enverra un LRE à JPM il sera donc de qui vient le LRE en fonction du compte.
Concernant une entreprise c'est différent dans le cas où elle a son serveur de mail et un nom de domaine.
On n'a pas besoin de savoir si le mail a été distribué au destinataire car il est bien arrivé sur le serveur SMTP de l'entreprise.
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JPM
Modérateur
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Posté - 29 déc. 2020 : 08:19:48
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Effectivement le problème est celui de la preuve de la remise au destinataire
Le service postal assure cette preuve. Invoquer le non respect occasionnel par le préposé des règles de la remise ne permet pas de revenir sur cette affirmation. Un grand coup de gueule au bureau de poste remet vite les choses en place.
Pour les entreprises et les services administratifs la remise à la réception suffisent.
Pas chez M JPM.
Sauf erreur ce problème demeure sans solution et la LRE ne satisfait pas aux exigences du statut de la copropriété.
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nefer
Modérateur
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Posté - 29 déc. 2020 : 09:53:09
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citation: Initialement posté par JPM
Un grand coup de gueule au bureau de poste remet vite les choses en place.
malheureusement il ne s'agit pas du bureau de poste à proximité de l'immeuble
le tri et l'acheminement des RAR se fait au bureau central de distribution de arrondissement (Ã Paris)
en cas de problème , je suggère d'adresser un courrier en RAR au "patron" de la poste, au siège de l'entreprise...pour éviter le classement "vertical" des lettres de réclamations adressés dans les bureaux centraux |
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dématérialisation des convocations 
