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jelaurais71
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Posté - 11 avr. 2017 :  11:45:50  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bjr
cadre :mis en concurrence de syndics
l'actuel : il assure le secrétariat jusqu'à l'examen des contrats des syndics - il n'est pas là pedannt cet examen
qui peut enregistrer les resultats des votes ?

si non , c'est un copro qui est designé pour etre secretaire : dans ce cas , que doit il faire exactement ?
question annexe : habituellement , c'est le syndic qui edite le pv de seance - et si le syndic n'est pas secretaire de seance , ça devient quoi ?
merci


ribouldingue
Pilier de forums



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 1 Posté - 11 avr. 2017 :  13:59:46  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
le sujet a été abondamment et extensivement traité, faites un tout petit peu de recherche sur ce même forum....

citation:
l'actuel : il assure le secrétariat jusqu'à l'examen des contrats des syndics - il n'est pas là pendant cet examen
qui peut enregistrer les résultats des votes ?
Il n'est pas question que le secrétaire de séance d'absente pendant la séance. Si vous l'élisez, il reste (sauf à ce qu'il ne soit pas désigné syndic, auquel cas de fait il n'est plus non plus secrétaire. Mais je parle la d'après le vote, ce qui n'est donc plus pertinent vis a vis de votre question).

Sinon, c'est bien le président de séance qui fait voter et proclame le résultat.

Édité par - ribouldingue le 11 avr. 2017 14:09:32

philippe388
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Revenir en haut de la page 2 Posté - 11 avr. 2017 :  14:59:09  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
jelaurais71 : le syndic EST le secrétaire de séance sauf décision contraire de l'AG; dans votre cas ou il y a une mise en concurrence, cela doit être préparé très sérieusement en amont; en particulier le choix d'un secrétaire de séance copro élu au début de la séance. ON ne vote pas sur le fait que le syndic est de fait le secrétaire de séance. Ce copro. DOIT faire acte de candidature.

C'est le président qui dirige l'AG, en aucun cas le syndic.

En cas de concurrence, les syndics sortent sortent, l'AG vote, le président de séance dirige ses votes, article 25, puis passage au 25.1 si il y lieu. Les scrutateurs, le président de séance et le coprp secrétaire de séance notent ses votes.

Le président annoncera le resultat, et appellera l'heureux élu à participer à cette AG. Ce syndic élu, après démission du copro. secrétaire sera le sécrataire de séance et rédigera le PV.

Le président put aussi rédiger le PV.

pour info : le PV doit être vérifié ET signé obligatoirement en fin de cette AG.

QUi a mis en concurrence le syndic ?; des copros ? le CS ?

Si c'est le CS il a du très bien préparé cette AG, en choisissant un président de séance très sérieux, et un copro qui assurera le secrétariat jusqu'à l'élection du nouveau syndic.


rambouillet
Pilier de forums

18134 message(s)
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Revenir en haut de la page 3 Posté - 11 avr. 2017 :  18:27:57  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Les scrutateurs sont là pour vérifier les votes, et en l'absence du secrétaire-syndic lors du vote, ils notent les noms des vota,ts POUR, CONTRE et abstentions.

Quand le secrétaire-syndic revient on prend un petit temps pour lui dicter les noms ... et le PV se remplit.

Mais si on veut changer de syndic, il vaut mieux que ce soit un copro (préparé) qui assure le secrétariat....?

ribouldingue
Pilier de forums



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Statut: ribouldingue est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 Posté - 11 avr. 2017 :  18:33:43  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
J'ai quand même du mal à comprendre comment un secrétaire de séance pourrait sortir.

Désolé, on peut tout imaginer, mais la non. POurquoi pas le président, tant qu'on y est....

Franck1966
Contributeur vétéran



France
2096 message(s)
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Revenir en haut de la page 5 Posté - 11 avr. 2017 :  21:37:59  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Jelaurais71, comme déjà dit ce sujet a déjà été traité et traité.
Votre syndic actuel ne doit surtout pas être nommé secrétaire si vous souhaitez le remplacer.
Il faut donc qu'un copro se présente (et se fasse élire par l'assemblée), qu'il ait la liste des copropriétaires avec les tantièmes pour pouvoir calculer les votes, jusqu'à l'élection du nouveau syndic, puis il vaut mieux qu'il démissionne pour laisser la place au nouveau syndic comme secrétaire.
Mais il faut bien préparer cela, surtout pour le secrétaire et le président de séance.
Préparez aussi les copropriétaires AVANT l'AG pour expliquer ce qui va se passer en allant les voir; ce serait idiot que votre syndic actuel soit élu secrétaire à la place du copro ...
Signature de Franck1966 
Franck V

philippe388
Pilier de forums

14076 message(s)
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Revenir en haut de la page 6 Posté - 12 avr. 2017 :  08:39:51  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
ribouldingue :
citation:
J'ai quand même du mal à comprendre comment un secrétaire de séance pourrait sortir.

Désolé, on peut tout imaginer, mais la non. Pourquoi pas le président, tant qu'on y est...


?

1. le président de séance n'est pas et ne peut pas être le syndic
2. la présence du syndic à l'AG n'est pas une obligation
3. le syndic secrétaire de séance sort de l'AG quand le président lui demande, lors de la résolution de l'élection du syndic.

Ou est le problème ? Le président annonce les votes, rien n'interdit qu'il rédige l'OdJ.

La sortie du secrétaire syndic ne change strictement rien à la tenue et au déroulement de l'AG.

franck1966
citation:
ce serait idiot que votre syndic actuel soit élu secrétaire à la place du copro ...


Ce n'est pas possible !! le syndic EST de fait le secrétaire de séance, on ne vote PAS sur cela. Il ESTLE secrétaire SAUF décision contraire de l'AG. C'est à dire qu'un copro est élu. Ce n'est pas une mise en concurrence entre le syndic et un copro.

nefer
Modérateur

14529 message(s)
Statut: nefer est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 Posté - 12 avr. 2017 :  09:19:06  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par philippe388


Ou est le problème ? Le président annonce les votes, rien n'interdit qu'il rédige l'OdJ.




je suppose que vous voulez dire: "qu'il rédige le PV...

en réalité c'est le président de séance qui propose le texte de la résolution à voter avant de procéder au vote...encore faut il qu'il sache mener une AG

ribouldingue
Pilier de forums



17238 message(s)
Statut: ribouldingue est déconnecté

Revenir en haut de la page 8 Posté - 12 avr. 2017 :  13:51:06  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
3. le syndic secrétaire de séance sort de l'AG quand le président lui demande, lors de la résolution de l'élection du syndic
Ca me parait surréaliste et incohérent de désigner un bureau de l'assemblée et de demander a certains de s'absenter à certains moments de l'assemblée.

citation:
?

1. le président de séance n'est pas et ne peut pas être le syndic
2. la présence du syndic à l'AG n'est pas une obligation
Hors sujet et trompeur puisque je n'ai jamais écrit cela.

Moi aussi, je peux faire ça, c'est même trop facile:
Philippe 388
citation:


1+2 = 125
Evidamment non, Philippe 388, grossière erreur de calcul....

Édité par - ribouldingue le 12 avr. 2017 13:54:34

Gédehem
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15985 message(s)
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Revenir en haut de la page 9 Posté - 12 avr. 2017 :  22:32:37  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Cela a été rappelé 'des centaines de fois" : lorsqu'on souhaite changer de syndic, le sortant ne doit avoir AUCUNE fonction lors de la réunion.
Il ne doit JAMAIS être secrétaire de séance.
D'où la nécessité de préparer un candidat.

Petite note ..

- - - - - -
Petit pense-bête pour changer de syndic,
ou pour décider en présence de propositions multiples (travaux)


La désignation du syndic étant inscrite à l'ordre du jour (ODJ) de l'assemblée générale (AG), entraîne automatiquement à cette date extinction du mandat en cours, sur le fondement des articles 17 de la loi de 1965 (L.art.17) et 46 du décret de 1967 (D.art.46). Peu importe la date échéance initialement convenue par sécurité pour le syndicat, personne ne maîtrisant à l'avance la date de l'AG suivante appelée à désigner le syndic.

Pour le sortant seul candidat, il s'agit de sa désignation pour un nouveau mandat.
Que ce soit le sortant ou un autre, les 2 propositions concourent à égalité sans qu'il y ait primauté de l'une sur l'autre à la question inscrite : "Désignation du syndic".
On peut même affirmer que lorsqu'il y a réelle volonté du syndicat de changer de syndic, volonté souvent exprimée par le conseil syndical (CS), cette nouvelle candidature prime sur celle du sortant.

C'est à l'AG de déterminer quelle candidature elle va examiner en premier


Ceci sous entend que l'AG soit préparée avec rigueur par une équipe, un groupe qui sait de quoi il s'agit du déroulement d'une AG, ici particulière s'agissant éventuellement de changer de syndic.

IMPERATIF :
- trouver un Président de séance sachant diriger, présider une réunion et ayant quelques connaissances sur l’AG d'un syndicat (formalisme, règles de majorité, etc).
- trouver un secrétaire de séance : c'est capital lorsqu'on change de syndic, le sortant ne devant avoir aucune fonction dans l’assemblée.
- trouver des scrutateurs (au moins 2) chargés de procéder aux décomptes des voix lors des votes.

Il faudra aux scrutateurs une liste des copropriétaires (ordre alpha) avec leurs tantièmes, servant de "feuille de votes" : à préparer à l'avance (type tableau Excel avec x colonnes).
Si impossible, l'établir à partir de la "feuille de présence" (feuille d’émargement : on prend le temps qu'il faut) ou on la complète s'il manque des informations à celle préparée à l'avance. (Un "bon" conseil syndical (CS) connaît la plupart des noms des copropriétaires, à commencer par ceux résidant sur place, les tantièmes par lot étant précisés dans le règlement de copropriété).

Ensuite, une fois élu, le président de séance se fait remettre la "feuille de présence" (émargements et mandats contrôlés par les présents et le CS). Il ne commence pas l'AG tant qu'il n'a pas vérifié et validé cette pièce indispensable à la validité de l’assemblée, ainsi que les mandats qui lui sont annexés.

Ceci fait, le président ouvre la séance et passe à l'ODJ

La 1ère question à aborder est généralement l'approbation des comptes.
Ensuite c'est sans doute la question du "quitus". Chacun sait qu'il ne faut JAMAIS le donner afin de préserver les intérêts du syndicat.
Le quitus étant un acte juridique de décharge de responsabilité du mandataire, il n'est pas appréciation de la gestion de celui-ci.

Ensuite vient tout de suite l'élection du syndic, même si ce n'est pas cet ordre qui est prévu : ici, la pertinence des choses, la cohérence dans le déroulement de l’AG fait que cette question doit s'imposer avant toute autre, au président de séance d'être ferme là dessus.

Pour l'élection du syndic, le président demande au "sortant", qui n'a pas de fonction dans l'AG si ce n'est celui de "conseil", ...de sortir !
(NB : il s'agit là de la pratique courante pour tout jury, ou lors de l'examen de candidatures : les délibérations se déroulent toujours hors la présence des candidats.
Il faut rappeler ici que la présence d'un syndic n'ayant aucune fonction officielle dans le déroulement de l'AG n'est pas indispensable à sa tenue ni à la validité des décisions prises.)


L'autre candidat (le nouveau), qui attend dans le couloir, entre pour se présenter et "se vendre" à l'assemblée. (Idem si plus de 2 candidats, ce qui est à éviter).

Présentation faite il ressort pour papoter avec son "collègue" et l'AG, sous l'animation du président de séance, débat et décide par QUI elle va commencer le vote, le candidat A ou le candidat B.

Chacun comprend que le choix de l'ordre des candidatures et le débat sur ces candidatures doit se faire hors la présence des candidats concernés.... donc du "sortant".
C'est la pratique courante de tout jury : les délibérations ne sont jamais faites en présence des candidats.

ATTENTION :
En présence de candidatures/propositions multiples (syndic mais aussi travaux), les personnes ayant procédé aux recherches et tractations commerciales (CS, commission ad hoc, ..) doivent donner leur avis, doivent préciser leur préférence en l'expliquant.
Il faut impérativement éviter la dispersion des voix.

C'est le point le plus important, et sans doute le plus difficile, en présence de candidatures multiples. C'est pourquoi l'avis et donc le choix de ceux qui ont fait les recherches est capital.

Le choix étant fait, le pdt de séance fait procéder au vote sur le candidat retenu majoritairement.
Les scrutateurs enregistrent sur leurs feuilles de vote, donnent le résultat au président (qui doit contrôler), lequel l'annonce à l'assemblée, le secrétaire l'enregistre.
Si les choses sont bien faites, c'est ce candidat qui sera élu à la maj.art.25.
Au besoin, 'passerelle' de l'art.25-1 : second vote à la majorité article 24.

On fait un tour dans le couloir, on donne le résultat aux candidats et on invite l'élu à rejoindre l'assemblée.

Eventuellement, mais cela est vivement conseillé, le secrétaire de séance démissionne, le président proposant la candidature du syndic élu à la fonction de secrétaire.
Hormis les 3 questions qui précèdent (comptes, quitus (qu’il ne faut pas donner), élection syndic), pour lesquelles le secrétaire sortant aura rédigé au moins un brouillon, c'est lui qui établira le reste du PV et qui procédera plus tard, étant LE syndic, à sa notification à ceux concernés..

- - - - - -

Édité par - Gédehem le 12 avr. 2017 22:43:48

Viviane
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Revenir en haut de la page 10 Posté - 16 avr. 2017 :  10:54:25  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
si non , c'est un copro qui est designé pour etre secretaire : dans ce cas , que doit il faire exactement ?


Il vous faut choisir AVANT l'AG le copro qui se présentera comme secrétaire. En espérant que l'AG le désignera bien secrétaire et ne fera pas l'erreur de laisser secrétaire le syndic mis en concurrence. Sinon vous aurez un problème, il faudra changer de secrétaire dès l'éviction du syndic sortant, et le syndic sortant ne sera même plus là pour signer le PV en fin d'aG. Car comme le secrétaire doit signer, si deux secrétaires, on doit logiquement avoir deux signatures. Sans compter qu'il pourrait très bien, avec le stresse d'une AG de changement de syndic, partir avec le PV sans que personne ne l'arrête à temps...
Donc ce copro fera le boulot du secrétaire, et d'un bout à l'autre de l'AG, ce qui est le plus simple..

Donc

dès réception de la convoc, vous retapez tout et vous préparez ce qu'on appelle un "pré-pv", autrement dit les termes de la convoc, mais vous aurez enlevé "projet de résolution", remplacé "convocation" par "procès verbal" et prévu dans le corps de chaque résolution un blanc pour stipuler si la résolution est adoptée ou rejetée, et dessous la place pour le résultat des votes.

La formule que je préfère, car la plus claire, c'est (exemple)

1           Désignation du président de séance (article 24)
L'assemblée générale désigne ........................ comme président de séance.
 
 
Résultat du vote selon l'article 24 :
 
..............................copropriétaires............................tantièmes 
Pour....................... ...........5..........................................800
Contre...............................1..........................................100
Abstentions.........................1..........................................100
 
 
 
 
Opposants à décision prise : .durand........................
Se sont abstenus : dupont............................
La résolution est adoptée (ou rejetée si pas eu la majorité requise)

Attention, les opposants peuvent être les « pour » ou les « oui ». Par exemple, si, à l'article 24, 80 % ont voté contre et 20 % pour, les opposants sont les « pour »


Vous mettez à côté de ce secrétaire "novice" quelqu'un qui relira soigneusement ce qu'il écrit. Quand il y a du stress, le secrétaire novice peut faire des erreurs, que personne ne verra en fin d'AG au moment de signer. Ne pas oublier, par exemple, de noter les arrivées tardives dans le corps du PV, avec l'heure, juste avant la première résolution votée par le retardataire. Même chose pour les départs avant la fin, il faut les noter. Et ne pas oublier de modifier les tantièmes en conséquence. Préparez une ou plusieurs feuilles avec les tantièmes de tous.

Vous désignez également quelqu'un qui aura pour tâche d'éviter que le syndic évincé parte avec les pouvoirs et la feuille de présence. Ce qu'ils essayent souvent de faire subrepticement. Et sans ces docs, votre AG ne vaut rien. C'est donc essentiel . Donc en début d'AG, cette personne récupère le tout, fait signer ceux qui arrivent en retard, et s'assied dessus de façon que le syndic ne puisse y toucher. C'est bien de donner cette tâche à quelqu'un d'autre que le président d'AG ou le secrétaire. Un scrutateur, par exemple. Le rôle du président est de diriger les débats, le secrétaire consigne les débats, ils peuvent pas être au four et au moulin, ils risquent de ne pas être assez vigilants.

Si vous êtes chez l'un d'entre vous, une bonne idée est d'avoir un écran (tv par exemple) que tout le monde voit. Relié à l'ordinateur du secrétaire. Ou un projecteur et un drap ou mur blanc relié à l'ordi. Ainsi, tout le monde voit le PV se construire au fur et à mesure de l'AG , et tout le monde est à même de repérer une éventuelle erreur. En plus, ça force tout le monde à être carré et prendre son temps, sans "déborder" le secrétaire. . Enfin, si l'AG décide de modifier des projets de résolution, tout le monde a sous les yeux la nouvelle mouture avant de voter. Et en fin d'AG, vous imprimez avant de signer.

Une personne doit néanmoins, par sécurité au cas où l'ordi plante, consigner aussi sur papier

Si votre imprimante fait photocopieuse, vous copiez directement le PV signé, la feuille de présence et les pouvoirs, et le contrat du syndic signé, pour donner une copie au CS, avant de remettre les originaux au nouveau syndic.

Ou vous les prenez en photo. De nos jours, beaucoup de portables sont assez bons pour de l'écrit.


Signature de Viviane 
Décret de 1967 Loi de 1965 guide juridique UI

Édité par - Viviane le 16 avr. 2017 10:56:54

philippe388
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Revenir en haut de la page 11 Posté - 16 avr. 2017 :  18:02:24  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
viviane :
citation:
Donc ce copro fera le boulot du secrétaire, et d'un bout à l'autre de l'AG, ce qui est le plus simple..


NON ! Ce secrétaire copro " novie" comme vous le dites, démissionnera dès l'élection du syndic - nouveau ou sortant - et ce syndic rédigera le PV, beaucoup plus habitué à le faire.

viviane :
citation:
Vous mettez à côté de ce secrétaire "novice" quelqu'un qui relira soigneusement ce qu'il écrit.


??? ou c'est beaucoup plus simple, que d'avoir le syndic faire le boulot qu'il connait.

Un texte qui permet d'avoir un surveillant du secrétaire de séance ?

viviane :
citation:
Vous désignez également quelqu'un qui aura pour tâche d'éviter que le syndic évincé parte avec les pouvoirs et la feuille de présence.


Un autre élu pour garder la feuille de présence ou avez vous trouver cela dans la loi de la copropriété?

PS : c'est le président de séance de récupérer cette feuille de présence.

viviane :
citation:
Vous désignez également quelqu'un qui aura pour tâche d'éviter que le syndic évincé parte avec les pouvoirs et la feuille de présence.


YES !! une nouvelle organisation, ,avec un bureau bis, des gardiens, des surveillants, ... la loi de viviane !

Nous en sommes ; 1 président, un secrétaire, un surveillant de secrétaire, un gardien de feuille de présence chargé de la faire signer ( role du secrataire) , un scrutateur, .... plus un projecteur, une personne qui projette, .... un appareil photo et un photographe,...

Ajoutons un huissier pour controler tout ce beau monde, ....

"ce qui est le plus simple..", comme vous l'avez écrit.

Ou est la loi de la copro. la dedans ?



ribouldingue
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Revenir en haut de la page 12 Posté - 16 avr. 2017 :  19:43:33  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Je ne vois pas de raison de sauter sur Viviane comme les sondeurs sur les électeurs....
Ce qu'elle propose est simple, cohérent, aboutit à un PV manuel certes, mais construit et vérifié.


On peut en effet objecter qu'il est plus simple de refiler le bébé au nouveau syndic dès qu'élu.
Ca simplifie le boulot et diminue le stress, ça sera fait proprement, donc c'est cool.

L'inconvénient c'est qu'il faut alors rabouter un premier bout manuel à un second bout entré dans la 'bécane'.
Ca ne garantie pas forcément l'absence d'erreur, je peux dire que des erreurs dans les PV des secrétaires-syndics, il y en a
Ca implique souvent que le PV est terminé le lendemain dans une vision optimiste, 3 jours plus tard si on est dans le printemps des AG...


Alors dans ce post, il n'y a pas plus de Loi de Viviane que d'éléphants qui marchent sur l'eau (Non, je ne pense pas aux élections.....)
Il me semble qu'il y a en revanche quelqu'animal qui bouscule la porcelaine.... (poisson? )

Édité par - ribouldingue le 16 avr. 2017 19:47:28

Viviane
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Revenir en haut de la page 13 Posté - 16 avr. 2017 :  20:00:36  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
NON ! Ce secrétaire copro " novie" comme vous le dites, démissionnera dès l'élection du syndic - nouveau ou sortant - et ce syndic rédigera le PV, beaucoup plus habitué à le faire.


Ah bon ? Si le copro est capable d'établir la première moitié du PV on peut savoir pourquoi il pourrait pas établir la deuxième ?

C'est la loi de Philippe ?

Quant à prétendre qu'un syndic pro qui débarque, n'aura probablement même pas lu l'ODJ (vécu....) fera mieux le PV, laissez moi rire. A force d'idioties dans les PV des pros, qui d'ailleurs alimentent abondamment les fils de ce forums, y'a des copropriétés qui ne les laissent plus jamais secrétaires...

citation:
Un texte qui permet d'avoir un surveillant du secrétaire de séance ?

Qui parle de surveillance ? Il faut sortit de votre vision totalement hierarchique de la copro. Que je sache, le PV, c'est l'expression de la volonté de l'AG, et pas de la volonté du secrétaire, ni du président, ni des scrutateurs. Et son établissement concerne donc absolument TOUS les copros, sans la moindre exception. Le quelqu'un à côté du secrétaire, c'est pas un surveillant, c'est un collaborateur. Et chez nous on a un écran, et c'est l'AG entière qui collabore, puisque l'AG entière voit ce qu'écrit le secrétaire.

Un texte qui l'interdirait ?

citation:
Vous désignez également quelqu'un qui aura pour tâche d'éviter que le syndic évincé parte avec les pouvoirs et la feuille de présence.


Quand je parle de désigner, je parle pas de voter mais de se mettre d'accord: untel surveillera la feuille de présence; Pour avoir été présidente lors de plusieurs AG houleuses, je peux vous dire que j'étais bien contente qu'on l'ait fait. La scrutatrice s'est concentrée la dessus, et elle a rattrapé au vol la feuille de présence avec laquelle le syndic viré allait partir. Moi j'étais occupée à diriger les débats, elle, elle fait autre chose.
Parce que le théorie c'est bien joli, mais une AG, c'est comme faire du vélo, il suffit pas d'avoir le vélo et d'annôner par coeur les lois de l'équilibre, , il faut aussi savoir pédaler... et je doute que soyez très fort là dessus
citation:
Ou est la loi de la copro. la dedans ?

Au lieu d'en parler autant, de "la loi de la copro", vous devriez commencer par apprendre par coeur le lien vers légifrance et la lire. Dans le texte, et pas via les topos rédigés par d'autres.

Si vous y trouvez quoi que ce soit interdisant de s'organiser comme je le propose, ce qui est le fruit de plusieurs expériences de changement de syndic houleux, je vous paye un kilo de fraises .
Signature de Viviane 
Décret de 1967 Loi de 1965 guide juridique UI

Édité par - Viviane le 16 avr. 2017 20:11:59
 
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