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C_Killer
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 Posté - 08 juil. 2014 : 09:19:06
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bonjour,
je viens de me faire élire syndic bénévole de ma copropriété et je me pose quelques questions, j'avais également une question 5 lié à l'assurance en tant que syndic bénévole mais je la met dans un sujet séparé ou déja existant car elle est + complexe.
1/ ouverture du compte en banque :
- à quel nom l'ouvrir : syndicat des copropriétaires du 25 rue de la larme ?
- quels papiers apporter pour l'ouverture du compte : ma carte d'Id, la feuille de présence et le PV de l'AG ?
2/envoi du PV de l'AG
- j’envoie la copie du PV (signé par le président, le scrutateur et le secrétaire) ou un compte rendu de PV ? et la feuille de présence ?
Ma compréhension est que j’envoie uniquement un compte rendu non signé du PV (le PV et la feuille de présence peuvent être fourni sur demande)
- pour les copropriétaires bailleur qui passent par un gérant, j’envoie au gérant et non au copropriétaire ?
3/ information aux tiers
- je vais contacter les différents prestataires de la copro (assurance, eau, électricité , prestataire de ménage) les factures devront elles être adressé au syndicat des copropriétaire à mon adresse ou au syndic de la copropriété du 25 rue xxx à mon adresse ?
4/ récupération des archives et du compte auprès de l'ancien syndic
le précédent syndic n'avait pas de compte séparé, a t'il quand même moyen de vérifié les compte sur un relevé de compte séparé ?
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Posté - 08 juil. 2014 : 09:41:41
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C.killer : "je viens de me faire élire syndic bénévole de ma copropriété et je me pose quelques questions"
Il fallait se poser ses questions importantes avant de postuler à ce poste à responsabilité. Une méconnaissance du B.ABA de la mission du syndic et de la loi de 1965, comme du décret de 1967 pose question.
Vous allez devoir apprendre vite !!!
1. compte séparé obligatoire à ouvrir au nom du syndicat, avec le PV de l'AG et votre carte d'identité
2. Il n'existe pas de compte reddu du PV ??? Ou avaezz vous lu cela
Vous devez envoyé le PV; ais qui l'a rédigé ??
Le PV est OBLIGATOIREMENT en voyé en RAR aux opposants et aux défaillants . IL est envoyé en lettre simple aux présents et représentés non opposants, mais cela n'est pas une obligation légale.
3. ce n'est pas le syndic qui n'a pas de compte séparé mais le synducat des copropriétaires.
Le syndic sortant doit vous remettre la totalité des docs du SDC et les fonds.
LOrs de l'AG vous avez approuvé les comptes du SDC, vous connaissez donc le solde bancaire à la date d'arrêté. Mais vous avez aussi un CS qui devrait connaitre parfaitement la situation de la copro.
Vous allez devoir vérifier tout cela.
. combien de lots dans votre copropriété ?
. Avez vous un CS ?
. le syndic sortant était il le secrétaire de séance ?
. pourqoui avoir postulé en tnat que syndioc non-pro ?
. avez vous participé au CS et vérifié les comptes du SDC ?
En tnat que syndic non-pro, vous avez la même mission qu'un pro, les mêmes responsabilités, et vous devez vous assurer.
Adhérer rapidement à une association comme l'ARC afin de comprendre ce role et connaitre la loi de la copro.
Bon courage, |
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mfld
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Posté - 08 juil. 2014 : 10:52:18
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Bonjour C_Killer, bienvenue dans le monde des syndics non professionnels. Un premier conseil : écoutez ceux qui ont déjà souffert dans cette fonction, et non pas ceux qui sont des artistes du clavier sur ce forum.
Acter votre installation, ouvrir le compte séparé et y placer la trésorerie disponible sont effectivement les premières choses à faire.
Pour le compte séparé, soyez patient, les établissements bancaires sont toujours un peu perdus quand on se présente en tant que syndic non professionnel, et proposent soit un compte professionnel, soit un compte d'association. Insistez pour avoir un compte "syndicat de copropriétaires", c'est prévu dans leurs systèmes d'informations. Choisissez une agence près de chez vous, car il faudra régulièrement porter les chèques à l'encaissement.
En cas de malentendu persistant, demandez au directeur d'agence de bien vouloir se rapprocher de son service juridique. L'ouverture du compte séparé demande de fournir le règlement et ses modificatifs, le PV d'AG vous désignant, et un justificatif de votre identité.
Ce compte sera ouvert au nom du syndicat, exemple "SDC Résidence Bidule", et pas à votre nom. Par contre, l'adresse sera la vôtre, à moins d'avoir la chance de disposer d'une BAL dédiée dans l'immeuble. Il faudra dans ce cas l'étiqueter avec soin, car le facteur ne sera pas habitué dans les premières semaines (en plus des copros qui ne savent pas faire la différence entre un syndicat, un syndic et un CS). Enfin, vérifiez le code APE sur la convention de compte.
Pour la diffusion du PV : vous avez normalement un exemplaire original, établi à la fin de la séance (hum... hum...), signé au moins par le président de séance. Si vous voulez, vous pouvez me contacter par MP pour que je vous envoie un exemple de PV régulier, pour vous en inspirer (il reprend le PV type de l'UNARC et de JPM, j'aime bien manger à tous les râteliers où le foin est bon ;))
Faites soigneusement deux listes : celle de ceux qui étaient présents ou représentés à cette AG, et qui n'ont jamais voté contre, et les autres. Vous diffuserez le PV en lettre simple aux premiers, et en LRAR aux autres. Avant de donner des conseils pratiques sur l'envoi des LRAR, pouvez vous précisez le nombre de copropriétaires ? Car l'envoi en nombre de LRAR à la poste en tant que non-pro est une petite aventure à lui tout seul...
Pour la reprise auprès de l'ancien syndic, il faut rester courtois mais ferme. Après l'ouverture du compte, convenez avec lui d'un RDV dans un délai d'un mois après l'AG, pour lui remettre une copie du PV, récupérer une balance générale détaillée indiquant le solde du 512 (ou la trésorerie chez ceux qui n'ont encore pas de 512... hum... hum...), et récupérez un chèque du montant correspondant que vous irez encaisser dans la foulée. Là vous pourrez souffler un peu, car vous aurez les moyens de commencer à travailler.
Et pour travailler, il faut avoir non seulement une bonne documentation de base (quelques lois et décrets à lire le soir avant de faire des cauchemars), mais aussi un bon logiciel. Pour cela, contactez Andre78, il a quelque chose à vous proposer ;). Pour la documentation, je vous conseille d'acheter (aux frais du syndicat) le guide du syndic non pro de l'UNARC. A part quelques paragraphes militants, le reste est pertinent.
Bon courage, vous allez apprendre plein de choses et voir l'activité de syndic d'un autre œil après avoir sauté la barrière !
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| Syndic coopératif d'un "machin" de 217 lots principaux qui ne sert à rien |
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Édité par - mfld le 08 juil. 2014 13:30:28 |
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 Posté - 08 juil. 2014 : 13:43:12
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Normalement, le pV ne doit pas etre un souci de temps perdu, il doit être préparé avant l'AG et on laisse la place pour manuellement le compléter
CETTE RESOLUTION A ETE ........................ et on écrit à la main adoptée ou refusée et on complète la phrase AVEC ........... / DIX MILLIEMES
Ce qui prend le plus de temps c'est de lister sous chaque résolution le nombre d'opposants et d'abstention, et de calculer les tantièmes.
Surtout ne pas refaire un document a partir de l'original, vous n'êtes pas payé pour faire du beau (payé n'est pas le mot) mais de l'efficace et de plus ce ne serait plus un PV.
Comme un délai de deux mois court après l'envoi des RAR de pV aux opposants et aux absents, il faut faire diligence.
Allez chez le banquier avec le PV original signé du président de séance.
citation: je vous conseille d'acheter (aux frais du syndicat) le guide du syndic non pro de l'UNARC. A part quelques paragraphes militants, le reste est pertinent. je vous conseille également de contracter une assurance RC en votre nom car une erreur même en tant que bénévole est vite arrivée, et peut couter très cher, ne serait-ce qu'en frais d'avocats.
Je ne sais pas dire si c'est faisable sans que la dépense n'ait été votée préalablement, d'autres plus avertis que moi vont le dire. C'est vraiment tres important.
Intéressez vous rapidement au cas peu probable ou vous ne les connaissez pas encore, a savoir le nom et l'adresse de l'assureur de l'immeuble et le numéro du contrat. Une copropriété est un lieu de sinistres ! |
Édité par - ribouldingue le 08 juil. 2014 13:57:47 |
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andre78fr
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Posté - 08 juil. 2014 : 13:57:48
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Selon le nombre de copropriétaires et leurs tantièmes, ça peut valoir la peine d'utiliser un logiciel également pour la gestion des assemblées générales.
Justement pour éviter d'avoir à écrire sous chaque résolution la liste des opposants et des abstentionnistes et d'additionner les tantièmes et pour avoir directement la liste des destinataires en recommandé (absents et opposant à une résolution au moins)...
La contrainte c'est bien sûr d'avoir une imprimante si on veut disposer d'une version papier complète à signer à la fin de l'AG.
Sinon je crois qu'on vous a tout dit ! Bonne chance et félicitations pour votre élection !
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Posté - 08 juil. 2014 : 16:48:50
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mfld :" écoutez ceux qui ont déjà souffert dans cette fonction, et non pas ceux qui sont des artistes du clavier sur ce forum."
Mais qu'apportez vous de plus, mfld !!!  
Qui vous dit qui je ne fus pas un jour syndic bénévole !
mfld : attention aussi aux conseils : les opposants ne sont pas ceux qui ont votés contre ! on peut être opposant et avoir voter pour une résolution qui a été rejettée par l'AG !
Les syndics non-pro doivent aussi connaitre cela. 
ET qu'est-ce qu'un PV "régulier" quand on ne compte que ceux qui ont voté contre dans les opposants ? |
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C_Killer
Nouveau Membre
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Posté - 09 juil. 2014 : 00:10:31
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à Philippe
la copropriété comporte 20 lots pour 15 copropriétaires
j'ai eu la fonction de secrétaire lors de l'AG et je faisais parti du CS jusqu'à l'AG
Les comptes ont été validé jusqu'au 31/12/2013
Je me suis proposé comme syndic car le syndic précédent (pro) n'assumait pas son role, tout trainait malgré les relances, des mensonges différents suivant les personnes à qui il s'adressait.
Je ne serais pas surpris d'avoir plus de boulot que ce à quoi je m'attend, par contre je serais vraiment très surpris de faire moins bien que lui.
à mfld
l'ouverture de compte à la banque et la récupération des fonds auprès du syndic avancent :-)
je suis intéressé par votre modèle de pv, par contre je comptais utiliser le logiciel vilogi que j'ai eu l'occasion de tester
si vous avez des conseils pour l'envoi des recommandés je suis preneur, j’imagine qu'il faut juste passé une bonne demi heure à faire de la mise sous plis et du remplissage de bordereau mais s'il y a des subtilités, n'hésitez pas à me les indiquer
Merci pour vos conseils |
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Posté - 09 juil. 2014 : 07:55:19
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il existe à la Poste des feuillets A4 pour les envois par recommandé. Ce qui permet de les mettre dans une imprimante et de les imprimer en liaison avec un fichier excell, cela va beaucoup plus vite. Certes ces feuillets sont payants, par le syndicat, mais pas très chers et vous faciliteront la vie....
vous pouvez aussi faire des envois par internet via la Poste, que celle ci se charge de distribuer en recommandé après avoir elle même imprimer les documents (voir le site de La Poste). Avantage, pas besoin de se déplacer et de faire la queue...
vous faites le syndic bénévolement cela n’empêche pas de faire payer par le syndicat un minimum de confort pour vous.... |
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mfld
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Posté - 09 juil. 2014 : 10:43:42
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@C_Killer : envoyez moi un MP pour me rappeler de vous envoyer le modèle de PV ce week-end (pendant mon créneau habituel de travail syndical ).
Pour le logiciel, je ne fais pas de prosélytisme, et visiblement andre78fr non plus, mais j'utilise ValCompta. Je ne connais pas assez Vilogi pour faire un comparatif.
Pour les recommandés, vous avez 15 copropriétaires. En décomptant les convocations que vous pouvez remettre contre émargement, et, je l'espère pour vous, le nombre inférieur de défaillants ou d'opposants, vous ne devriez pas dépasser 10 LRAR à envoyer à chaque fois.
La solution 100% manuelle avec les liasses auto-copiantes reste donc acceptable. Comme l'indique Rambouillet, vous avez aussi l'option de la LRE (lettre recommandé électronique de la Poste), mais le prix à la page est cher, surtout quand on ne compte pas la main d'oeuvre dans le prix de revient d'un syndic bénévole. Idem pour les autres offres "électroniques".
La solution de l'imprimé bureautique A4, également indiqué par Rambouillet, et que j'utilise pour mes envois de >100 LRAR, ne me semble pas indiqué dans votre cas, et ce pour plusieurs raisons:
1- L'imprimé en question n'a pas de volet "preuve de dépôt", il faut déposer en même temps que les plis dans la caisse, une liste de ces plis que la Poste vous retournera tamponnée, et c'est cette liste validée par la poste qui fait preuve de dépôt.
2- Pour suivre ce processus, il faut avoir un code "Coclico" (code client courrier), et donc souscrire un contrat. Ce sera un "Afranchigo Liberté", car on a pas les moyens et le volume qui justifierait une machine à affranchir quand on ne gère qu'une seule copropriété. L'affranchissement se fera donc au PIC (plate-forme industrielle du courrier) le plus proche.
3- Pour obtenir ce contrat, c'est la croix et la bannière. Le parcours du combattant pour ouvrir un compte séparé est une promenade à coté de celui pour arriver à convaincre la Poste que non, vous n'êtes pas une association, non, vous n'êtes pas un professionnel même si vous passez par un "point d'accueil entreprise" (les employés d'un bureau de poste sont incompétents sur le courrier d'entreprise), et non, vous n'avez pas de SIREN / SIRET car ce n'est pas obligatoire dans votre cas... et cette administration, sans ce sésame, est perdue.
Là encore, il a fallu insister pour que mes interlocuteurs se renseignent auprès de leur direction centrale du courrier, tout en ayant l'impression d'être un animal de foire.
Vous voyez, entre la théorie que tout le monde peut trouver sur internet, et la pratique, il y a un gouffre d'expérience... et nous n'avons pas encore abordé d'autres thèmes majeurs. Parmi ceux qui risquent d'arriver assez vite, le traitement des mutations, et les relations avec les notaires. Miam !
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Posté - 09 juil. 2014 : 11:12:09
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citation: non, vous n'avez pas de SIREN / SIRET car ce n'est pas obligatoire dans votre cas... et cette administration, sans ce sésame, est perdue. J'ai ce problème pour mon exploitation en meublé; j'ai un SIRET et la poste veut un K-bis, impossible de leur faire charger d'avis, des vrais têtes de mules qui n'y connaissent strictement rien.... |
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andre78fr
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Posté - 09 juil. 2014 : 12:12:07
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Je me souviens d'une discussion initiée par C_killer sur le choix d'un logiciel. Il a pris le temps de tester plusieurs solutions et de solliciter les avis et je respecte tout à fait sa décision ! Vilogi présente des avantages (la solution internet est plus adaptée à la mobilité ou à plusieurs utilisateurs, on se perd moins dans les options et la personnalisation...) mais le confort des fenêtres me semble quand même mieux répondre à un vrai travail comptable...
A titre d'exemple, c'est bien de sortir un grand livre mais c'est encore mieux de choisir une période ou une fourchette de comptes ;-)
Pour info, mfld, votre logiciel à vous est désormais capable d'imprimer les feuillets A4 pour les recommandés et pour les "gros machins" l'utilisation du lecteur de code barre fait gagner pas mal de temps au moment de l'émargement... Il y a le service http://www.maileva.com/ de la Poste qui mérite le coup d'oeil aussi : http://www.maileva.com/metier_syndi...ropriete.php
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mfld
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Posté - 09 juil. 2014 : 12:49:40
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Merci André de replacer la démarche de C_Killer dans son contexte, effectivement, maintenant que vous la citez, je me souviens d'une discussion sur ce forum sur le choix du logiciel. J'en avais retenu que si le choix entre la solution locale ou la solution extranet n'était pas général, la solution "Excel", même produite par des utilisateurs chevronnés, ne tenait pas la route sur le long terme à partir d'un certain nombre de lots.
Cependant, la "gratuité" de Vilogi continue de me poser question, car rien n'est vraiment gratuit. Un retour de C_Killer après quelques semaines d'utilisation serait donc très intéressant dans le sujet cité : http://www.universimmo.com/forum_un...PIC_ID=16235
Pour mon petit cas personnel sur mon "gros machin" (j'adore le qualificatif), j'avais regardé cette solution Maileva sur suggestion de l'un des copropriétaires, mais la grille tarifaire m'avait dissuadé. Comme je l'écris plus haut, ils sont peut être intéressants dans le cadre d'une entreprise où le temps passé à imprimer, mettre sous pli, affranchir et transporter a un coût qu'il faut prendre en compte dans le calcul de la rentabilité, mais dans le cas du bénévolat, le prix de la main d'oeuvre est censé être nul (c'est pour cela que je suis d'accord avec d'autres pour dire que le syndic non-professionnel non indemnisé est un vrai pigeon... ou un authentique samaritain... dans tous les cas un sacré masochiste).
Pour le reste, parlons en plutôt sur le forum de ValCompta ou par mail comme d'habitude, sinon nous allons trop digresser du sujet, et comme c'est justement ce que je reproche à certains piliers de ce forum, je ne veux pas leur donner l'occasion de me rendre la politesse.
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Édité par - mfld le 09 juil. 2014 13:12:25 |
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andre78fr
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Posté - 09 juil. 2014 : 13:21:06
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Oh mais c'est déjà fini la gratuité de Vilogi voyons !!! Après avoir engrangé quelques milliers d'utilisateurs la bascule s'est faite il y a 3 ou 4 mois ; nouveau tarif 5 € HT par lot avec un minimum de 100 € HT... ça fait 6 € / 120 € en TTC puisqu'on ne récupère évidemment pas la TVA. Abonnement annuel bien sûr et je me demande comment vont se passer les évolutions de prix avec des clients aussi dépendants...
http://www.vilogi.com/comptabilite-...ropriete.php
L'édition des recommandés par un logiciel me semblait "à propos" mais pour le reste oui, l'autre forum est plus approprié.
Quand on peut mobiliser une petite équipe conviviale (conseil syndical ou simples voisins) pour une bonne séance de pliage et mise sous pli avec l'apéro et quelques tâches de chips grasses sur quelques convocations c'est dans l'esprit du bénévolat et de l'associatif mais il y a aussi des syndics qui se retrouvent tout seuls à passer des heures à regrouper, agrafer, plier... Une pensée aussi pour ces trésoriers d'ASL pavillonnaires qui font la ballade (parfois trimestrielle...) dans tout leur ensemble immobilier pour aller déposer l'avis à payer ou appel de fonds (c'est pas de la copro on dit comme on veut !!!)...
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C_Killer
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Posté - 09 juil. 2014 : 19:25:01
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Petite précision pour le comparatif des logiciels de compta : j'ai juste testé vilogi qui était gratuit à l'époque (mon compte étant créé depuis longtemps, je bénéficie de la gratuité).
Le système semble accessible pour un non comptable, il y a beaucoup de guides utilisateur, de questions types sur leur forum, après il m'est difficile de faire un retour d'expérience honnête avant quelques mois d'utilisation réelle.
Coprolib semblait bien et accessible de prime abord mais je ne l'ai pas tester (seulement 30j de gratuité pour essayer).
Pour la fin de la gratuité, j'imagine, que c'est normal : il faut payer les salaires et autres charges, l'outil est quand même plus riche qu'un simple classeur excel avec 2-3 macros & formules pour faire les traitements !
Je vais étudier de près ce soir le mode en ligne de la poste. De toute façon au plus tard, je procéderais à l'envoi demain.
Encore une question sur l'envoi su PV : pour un copro qui est arrivé en cours d'AG mais qui a voté favorablement dès son arrivée, AR ou courrier simple ?
Sinon vous avez des conseils pour l'envoi des appels de charges Q3 alors que je suis entre 2 eaux? |
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nefer
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Posté - 09 juil. 2014 : 19:28:16
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ce copro était donc absent en début d'AG : donc PV en RAR |
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andre78fr
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Posté - 09 juil. 2014 : 20:20:20
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C'est vrai que Vilogi est particulièrement bien étoffé et documenté mais je suis toujours un peu circonspect sur l'idée de bien tenir une comptabilité sans mettre les mains dans le cambouis et devenir un peu comptable... Pour les classeurs on trouve des solutions très complètes et très abouties qui gagneraient à être plus diffusées (je pense à celle de JB22 notamment...).
Sur la reprise en cours d'année vous avez en gros deux options :
- reprendre toutes les écritures depuis le début de l'année ;
- repartir d'une balance à une date T et saisir les soldes.
C'est quand même préférable de faire des appels qui tiennent compte des soldes antérieurs et, considérant que l'AG a approuvé les comptes, de la répartition qui en découle. L'appel des provisions est donc un peu plus technique et délicat que ça n'y parait mais... je ne saurais vous dire comment faire dans le détail avec mon concurrent :-)
Le copropriétaire arrivé en retard peut être considéré comme présent depuis le début s'il est d'accord (de même que ceux qui partent en avance sans rien dire...) et que la feuille de présence est signée normalement mais la LRAR est plus prudente...
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mfld
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Posté - 09 juil. 2014 : 22:28:14
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C_Killer
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Posté - 10 juil. 2014 : 00:07:48
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Le budget voté en AG pour 2014 est le même que celui appelé par le syndic pour Q1 et Q2.
Je connais les millièmes de chacun, je pensais faire une règle de 3. Le problème c'est que du coup, je n'indique pas le solde du copropriétaire.
Je récupère les archives et la compta du syndicat d'ici un mois, j'ai un arrêté des compte à début juin mais je sais qu'il y a eu des écritures importantes entre temps pour certains copropriétaires.
Si j’attends d'avoir les informations exactes, ça m’amène à fin aout ... |
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C_Killer
Nouveau Membre
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 Posté - 10 juil. 2014 : 00:16:20
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Les recommandés sont partis depuis le site de la poste
Apparemment il y a également moyen de faire les notifications par fax avec accusé de réception, quand on dit ça comme ça on pense fax = minitel, mais depuis l’avènement des box internet tout le monde à un numéro de fax sans le savoir |
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andre78fr
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Posté - 10 juil. 2014 : 00:17:16
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Le plus simple c'est de dire les choses... Envoyez donc les appels Q3 pour le montant prévu (idem. Q1 / Q2) en indiquant que vous ne disposez pas des comptes de l'ancien syndic, que les copropriétaires qui sont sûrs de leur solde peuvent en tenir compte et que toutes les régularisations seront faites sur le dernier trimestre...
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Posté - 10 juil. 2014 : 07:43:35
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citation: Le copropriétaire arrivé en retard peut être considéré comme présent depuis le début s'il est d'accord (de même que ceux qui partent en avance sans rien dire...) et que la feuille de présence est signée normalement mais la LRAR est plus prudente... Logiquement, et cela justifie la position de nefer, le secrétaire inique sur le PV l'heure et la résolution avant le vote de laquelle la personne arrive en séance.
Pour le départ, soit le propriétaire déclare au secrétaire qu'il part, et pareil, c'est noté au PV, soit il ne délcare rien et on considère qu'il est toujours présent.
Andre78fr, qu'est que qu légalement empêche C_Killer de faire les appels de fond du Q3 et du Q4 avec les chiffres tirés du budget voté et de la résolution votée, en ne se posant des problèmes complexes que plus tard?
Dans un premier temps il gère le budget 2014, et quand il aura toutes les archives il gèrera le solde 2013.
C'est très clair pour tous les copros: Le retard sur 2013 est du au passage de témin, et il n'y a aucun retard sur 2014
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questions liées au démarrage d'un syndic bénévole 
