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cama11
Nouveau Membre
France
15 message(s)
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 Posté - 25 janv. 2012 : 17:18:02
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Bonjour
la dernière AG de septembre 2011 a renouvelé le mandat de syndic "du 15/09/2011 au 16/12/2012". Nous (CS) n'étions pas prêts, aussi alors que depuis logtemps son mandat était renouvelé pour 3 ans nous avons demandé à l'AG de ne lui donner qu'un mandat de un an. Nous souhaitons changer de syndic, des contacts sont déjà en cours avec d'éventuels candidats et nous envisageons toutes les possibilités.
Si l'assemblée générale du 22 septembre 2012, nous suit en élisant un nouveau syndic, l'ancien syndic cessera-t-il ses fonctions à l'issue de ce vote soit le 22/09 ou bien poursuit-il son mandat -comme il semble le penser- jusqu'au 16 décembre comme prévu par l'ancienne AG.
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Gédehem
Pilier de forums
15985 message(s)
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1
 Posté - 25 janv. 2012 : 17:28:41
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L'inscription de la question "désignation du syndic" à l'ODJ d'une AG entraine la fin du mandat en cours à la date de cette AG.
S'il n'est pas désigné "à nouveau" pour un autre mandat (maj.art.25 puis art.24 si seuil art.25-1 atteint) le syndicat est dépourvu de syndic (D.art.46).
Ce n'est pas votre question, mais cette petite fiche peut vous aider.
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" Changement de syndic : propositions multiples
Lorsque la question de la désignation du syndic est inscrite à l'ODJ, c'est que le mandat du syndic sortant est censé se terminer à la date de cette AG.
Il ne s'agit pas pour le sortant d'un "renouvellement", le mandat de syndic étant obligatoirement à durée déterminée, mais de la désignation "à nouveau" de l'ancien syndic, pour un nouveau mandat.
Que ce soit le sortant ou un autre, les 2 propositions concourent à égalité sans qu'il y ait primauté de l'une sur l'autre à la question : "Désignation du syndic".
c'est à l'AG de déterminer quelle candidature elle va examiner en 1er.
Ceci sous entend que l'AG soit préparée avec rigueur par une équipe, un groupe qui sait de quoi il s'agit du déroulement d'une AG, ici particulière s'agissant éventuellement de changer de syndic.
IMPERATIF :
- trouver un Pdt de séance sachant diriger, présider une réunion et ayant quelques connaissance sur l'AG d'un syndicat.
- trouver un secrétaire de séance : c'est capital lorsqu'on change de syndic, le sortant ne devant avoir aucune fonction dans l’assemblée (changement de syndic = syndic JAMAIS secrétaire)
- trouver des scrutateurs (au moins 2) chargés de procéder aux décomptes des voix lors des votes.
Il faudra aux scrutateurs une liste des copropriétaires (ordre alpha) avec leurs tantièmes servant de "feuille de votes" : à préparer à l'avance (type tableau Excel avec x colonnes).
Si impossible, l'établir à partir de la "feuille de présence" (on prend le temps qu'il faut) ou on la complète s'il manque des informations à celle préparée à l'avance. (Un "bon" CS connaît la plupart des noms des copropriétaires, à commencer par ceux résidant sur place).
Ensuite, une fois élu, le président de séance se fait remettre la "feuille de présence" (émargement contrôlé par les présents et le CS). Il ne commence pas l'AG tant qu'il n'a pas vérifié et validé cette pièce indispensable et les mandats annexés.
Ceci fait, le pdt ouvre la séance et passe à l'ODJ.
La 1ère question à aborder est généralement l'approbation des comptes.
Ensuite c'est sans doute la question du "quitus". Chacun sait qu'il ne faut JAMAIS le donner afin de préserver les intérêts du syndicat...
Le quitus étant un acte juridique de décharge de responsabilité du mandataire, il n'est pas appréciation de la gestion de celui-ci.
Ensuite vient tout de suite l'élection du syndic, même si ce n'est pas cet ordre qui est prévu : ici, la pertinence des choses fait que c'est cette question qui doit s'imposer, au pdt de séance d'être ferme là dessus.
Pour l'élection du syndic, le pdt demande au "sortant", qui n'a pas de fonction dans l'AG si ce n'est celui de "conseil", ...de sortir !
(Il faut rappeler ici que la présence d'un syndic n'ayant aucune fonction officielle dans l'organisation et le déroulement de l'AG n'est pas indispensable à sa tenue ni à la validité des décisions prises.)
L'autre candidat (le nouveau), qui attend dans le couloir, entre pour se présenter et "se vendre" à l'assemblée. (Idem si plusieurs candidats)
Présentation faite il ressort pour papoter avec son "collègue" et l'AG, sous l'animation du PDT, débat et décide par QUI elle va commencer le vote, le candidat A ou le candidat B.
(On peut faire à pile ou face, mais c'est moins démocratique ).
Chacun comprend que le choix de l'ordre des candidatures et le débat sur ces candidatures doit se faire hors la présence des candidats concernés .. donc du "sortant".
C'est la pratique courante de tout jury : les délibérations ne sont jamais faites en présence des candidats.
ATTENTION : En présence de candidatures/propositions multiples (syndic mais aussi travaux), les personnes ayant procédé aux recherches et tractations commerciales (CS, commission ad hoc, ..) doivent donner leur avis, doivent préciser leur préférence en l'expliquant.
Il faut impérativement éviter la dispersion des voix.
C'est le point le plus important, et sans doute le plus difficile, en présence de candidatures multiples. C'est pourquoi l'avis et donc le choix de ceux qui ont fait les recherches est capital.
Le choix étant fait, le pdt de séance fait procéder au vote sur le candidat retenu majoritairement.
Les scrutateurs scrutent sur leurs feuille de vote, donnent le résultat au pdt, lequel l'annonce à l'assemblée, le secrétaire l'enregistre.
Si les choses sont bien faites, c'est ce candidat qui sera élu à la maj.art.25.
On fait un tour dans le couloir, on leur donne le résultat et on invite l'élu à rejoindre l'assemblée.
Eventuellement, on le conseille vivement, le secrétaire de séance démissionne et le pdt propose que le syndic élu assure la fonction de secrétaire.
Hormis les 3 questions qui précèdent (comptes, quitus, élection syndic) c'est lui qui établira le reste du PV et qui procédera plus tard, étant LE syndic, à la notification de ce PV à ceux concernés. "
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On l'aura compris, un changement de syndic (comme le changement d'un prestataire, d'une assurance, etc ...) ne s'improvise pas.
Le préalable obligé : trouver un candidat, un "bon", à qui il faut demander TOUS les renseignements possibles.
Il faut ici s'inscrire dans une démarche "Recrutement".
Imaginez que vous êtes PDG d'une entreprise et que vous recherchez votre directeur financier, votre DRH : Il faut "cuisiner" les candidats pour aller chercher au fond de leur fond ce qu'ils "valent", ce que l'ont peut exiger d'eux, et surtout la plus value qu'ils vont apporter.
Recruter un syndic, c'est la même chose. On ne se limite pas à sa bonne mine, à la couleur de sa porte d'entrée, au nom de l'enseigne.
Qui est-il, a quel groupe appartient-il, ses filiales ou celles de son groupe, combien d'employés dans sa ste/son agence, quelle structure (sce comptable, administratif, juridique...), quel assureur RCP, quel garant financier (quel montant), combien de syndicats en portefeuille, combien par gestionnaires et nombre de lots, coordonnées de quelques CS à contacter (attention ici aux CS 'complaisants')....
Cette démarche "recrutement" a lieu au moins 6 mois avant la date d'AG annuelle désignant le syndic.
Un changement de syndic (le recrutement d'un cadre sup) exclue la précipitation.
Bien entendu, la démarche doit être collective pour avoir quelque chance de réussite, par le CS ou à défaut par un groupe de copropriétaires.
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Ajout : concernant la détermination de la date échéance du mandat.
Personne ne maitrise d'avance la date de l'AG annuelle suivante. D'où la nécessité de donner mandat pour une péride plus longue que l'année séparant telle AG de la suivante. Il va tant de la sécurité du syndicat que du syndic que soit prévue une marge de manœuvre d'1 ou 2 mois pour le mandat d'un an.
D'où ma proposition de formule pour ce mandat d'un an :
date AG n + 1 an + 30 jours fin de mois.
Ce qui donnerait pour vous :
AG le 22 septembre 2012, mandat d'un an jusqu'au 30 octobre 2013
PS : vous indiquiez :"..... son mandat était renouvelé pour 3 ans..."
Le mandat de syndic est impérativement limité à 3 ans, sans 1 jours de plus. Dans ce cas il n'y a aucune marge possible. Le syndic désigné le 15 septembre 2008 pour un mandat de 3 ans voit son échéance tomber le 15 septembre 2011 à minuit.
Faute d'une AG pour le désigner avant cette date, ce syndicat est dépourvu de syndic à compter du 16 septembre.
Il faut le marteler : on ne donne JAMAIS mandat pour 3 ans, ni le syndicat ni le syndic n'ayant une marge de manœuvre, l'échéance du mandat étant alors à jour fixe.
Mandats de 1 ou 2 ans doivent être la règle. |
Édité par - Gédehem le 25 janv. 2012 17:43:29 |
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cama11
Nouveau Membre
France
15 message(s)
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 Posté - 25 janv. 2012 : 17:41:11
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Merci Gédehem pour la rapidité de la réponse et pour la fiche que j'avais déjà télechargé qui nous sera bien utile.
Nous sommes en phase de recherche, nous avons sélectioné deux petits syndics (après d'autres rencontres) avec lesquels nous allons poursuivre les contacts afin de ne présenter qu'un seul candidat face à notre syndic actuel. |
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changement de syndic 
