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joulink
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 Posté - 14 août 2011 : 12:00:33
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Bonjour,
Ayant récupéré la comptabilité d'une copropriété et ayant saisie les a nouveaux à la date du 13/02/2011, j'ai constaté par la suite que le montant des AN de classe 6 correspondent à des factures de 2009 sur un exercice comptable allant du 01/07/2010 au 30/06/2011. Devant établir le relevé général des dépenses, ma question est de savoir si je dois laisser les AN dans le relevé général des dépenses de l'exercice 2010/2011 ou établir en plus un relevé général des dépenses de 2009/2010 avec le montant des AN en extournant les écritures daté du 13/02/2011.
Merci par avance de vos réponses.
Cordialement
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andre78fr
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Posté - 14 août 2011 : 15:01:42
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Bonjour...
Vous semblez maîtriser la comptabilité mais je ne trouve pas votre question très très claire...
En général les "A nouveaux" ne concernent pas les classes 6 et 7 qui sont tous soldés au moment de l'approbation des comptes afin de répartir l'insuffisance ou l'excédent.
Ce qui peut arriver c'est le traitement des travaux non terminés dont les comptes (671) sont soldés à la fin de l'exercice et repris à l'ouverture du prochain...
Enfin je pense que vous devriez donner quelques précisions...
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ainohi
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Posté - 14 août 2011 : 16:06:33
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J'ai moi aussi du mal à comprendre. Il ne peut y avoir d'à nouveau sur les comptes des classes 6 et 7.
Il faut chercher à savoir pourquoi ces factures n'ont pas été prises en compte sur l'exercice en cours à leur date de réception.
S'il s'agit d'un oubli, il y a deux possibilités selon que les comptes de l'exercice en question ont été approuvés ou non. Si les comptes n'ont pas été approuvés, il faut corriger ces comptes. S'ils ont été approuvés, l'erreur doit être corrigée en passant les écritures correspondantes sur les derniers comptes non approuvés.
S'il y a litige sur ces factures, il faut s'attacher à régler le litige. S'il y a risque d'être en fin de compte obligé de les payer, selon le principe de prudence à respecter, il faut passer leur montant en provisions pour charges à leur date ou sur le dernier exercice dont les comptes n'ont pas encore été approuvés. |
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joulink
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Posté - 14 août 2011 : 16:55:55
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Je débute en comptabilité de copropriété, pour moi même la reprise d'un exercice comptable concerne les classes 1 à 5 cependant ma collègue considère qu'il faut reprendre les classes 1 à 7, je me retrouve ainsi avec des factures réglées de 2009 dans le relevé général des dépenses de 2010/2011 comme la saisie des AN a été faite en 2011.De plus ces factures figurant déjà sur le relevé général des dépenses de l'ancien syndic 2008/2009 il est pour moi illogique de les faire réapparaitre car elles viendraient gonfler le relevé général des dépenses 2010/2011, la solution envisageable serait l'extourne d'écriture donc refaire le relevé général des dépenses 2008/2009 déjà établi par l'ancien syndic. |
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ainohi
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Posté - 14 août 2011 : 19:05:01
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En passant d'un exercice à l'autre il faut bien sûr tenir comptes des factures en attente, des factures reçues mais non encore payées, etc. Idem pour les recettes. Mais cela, je suppose que vous savez le traiter.
Quand une facture a été comptabilisée dans les charges et payée, elle n'a plus à figurer dans les comptes de l'exercice suivant. Alors quel est le problème ?
Et pourquoi ces six seulement et non toutes les factures tant qu'on y est ? |
Édité par - ainohi le 14 août 2011 19:09:23 |
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joulink
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 Posté - 14 août 2011 : 19:34:39
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le problème est que dans le relevé général des dépenses du fait de la saisie des AN par ma collègue au 13/02/2011 qui a saisie la classe 6 (exemple: 601100 eau froide) je me retrouve avec le solde débiteur donc l'ensemble des factures d'eau de 2008/2009 dans le relevé général des dépenses de 2010/2011, celle ci ont bien été réglé durant l'exercice 2008/2009. Ma collègue ne tient pas compte des CCA dans la tenue de sa comptabilité. |
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andre78fr
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Posté - 14 août 2011 : 19:52:22
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Il est possible que le traitement de l'eau soit décalé (en attendant d'avoir tous les relevés) mais deux ans c'est un peu bizarre. On trouve également dans certaines comptabilités (selon le progiciel) des comptes qui traînent lorsque l'approbation des comptes a été refusée par l'AG,
Si vous reprenez votre comptabilité au 13/02/2011 vous devez partir d'un grand livre ou d'une balance équilibrés, c'est la première condition à remplir et le relevé général ne peut être le seul document pour cette reprise ...
A quoi correspond exactement cette date du 13/02 ? une assemblée générale ? |
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joulink
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Posté - 14 août 2011 : 19:58:24
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l'exercice comptable est du 01/07/n au 31/06/n+1 la date du 13/02 correspond à la date à laquelle à été saisie les AN issu d'une balance équilibré dont ont été recopié l'ensemble des comptes de 1 à 7 |
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andre78fr
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Posté - 14 août 2011 : 20:17:27
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On en revient à l'interrogation de départ alors ; des AN non datés du premier jour de l'exercice, ni de la date d'approbation et qui contiennent des comptes 6 et 7 ???
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joulink
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Posté - 14 août 2011 : 21:01:45
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si les comptes 2009 2010 ne sont pas approuvés ( je ne sais pas si c'est le cas) cela pourrait expliqué le fait de retrouvé tous les comptes de charges en AN? je devrais donc faire un relevé des dépenses 2009 2010 et un autre 2010 2011? ou je laisse tous dans l'exercice comptable 2010 2011?
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ainohi
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Posté - 14 août 2011 : 21:12:42
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citation: Initialement posté par joulink
le problème est que dans le relevé général des dépenses du fait de la saisie des AN par ma collègue au 13/02/2011 qui a saisie la classe 6 (exemple: 601100 eau froide) je me retrouve avec le solde débiteur donc l'ensemble des factures d'eau de 2008/2009 dans le relevé général des dépenses de 2010/2011, celle ci ont bien été réglé durant l'exercice 2008/2009. Ma collègue ne tient pas compte des CCA dans la tenue de sa comptabilité.
Oublions une seconde la technique comptable et le jargon qui l'accompagne pour en revenir au gros bon sens paysan.
Une dépense faite en 2009 s'enregistre sur la liste des dépenses de 2009 et non sur celle de 2010 et encore moins 2011. Au 31 décembre 2009, on tire un trait, on fait la somme et l'on obtient le total des dépenses de l'année 2009. Le 1er janvier 2010, on ouvre une page blanche : le 1er janvier 2010 à 0 heure, le total des dépenses de l'année 2010 est nul.
Traduit en jargon comptable, cela donne : il n'y a pas d'Ã nouveau sur un compte de classe 6.
Lorsque le conseil syndical viendra vérifier les comptes de 2011 et verra une facture d'eau remontant à 2009, il vous demandera certainement des explications et je doute fort qu'il se satisfasse de celle que c'est votre collègue qui vous a dit de faire ainsi.
Il faut que votre collègue vous explique pourquoi les factures d'eau de 2009 doivent être enregistrées comme des dépenses de l'année 2011. Si elle ne vous donne pas d'explication satisfaisante, le mieux à mon sens serait de reprendre ce qu'elle a fait.
Cette collègue a tort de ne pas tenir compte des CCA. Depuis 2004, en copropriété, on tient une comptabilité d'engagement. |
Édité par - ainohi le 14 août 2011 21:41:31 |
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ainohi
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Posté - 14 août 2011 : 21:40:32
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citation: Initialement posté par joulink
si les comptes 2009 2010 ne sont pas approuvés ( je ne sais pas si c'est le cas) cela pourrait expliqué le fait de retrouvé tous les comptes de charges en AN? je devrais donc faire un relevé des dépenses 2009 2010 et un autre 2010 2011? ou je laisse tous dans l'exercice comptable 2010 2011? Il est important de savoir si les comptes ont été approuvés. S'ils ont été approuvés, on ne peut plus y toucher et il faut simplement reporter les soldes sur l'exercice suivant.
S'ils n'ont pas été approuvés, il faut savoir pourquoi. Si c'est à cause d'erreurs manifestes, il faut effectuer les corrections et les arrêter en vue de leur approbation lors de la prochaine assemblée. Si c'est parce qu'ils sont illisibles, il faut les refaire intégralement pour les présenter à nouveau à l'approbation. S'il y a des litiges, il faut leur appliquer le traitement comptable adapté en concertation avec le gestionnaire en charge de la copropriété en question. |
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ainohi
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Posté - 14 août 2011 : 21:57:08
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citation: Initialement posté par andre78fr
Il est possible que le traitement de l'eau soit décalé (en attendant d'avoir tous les relevés) mais deux ans c'est un peu bizarre. Le décalage ne porte que sur la répartition. Quand les factures d'eau arrivent, on les paie et on les inscrit sur le compte de charges correspondant sans attendre des mois.
citation: Initialement posté par andre78fr
On trouve également dans certaines comptabilités (selon le progiciel) des comptes qui traînent lorsque l'approbation des comptes a été refusée par l'AG, Ce n'est pas le logiciel qui commande au comptable ce qu'il doit faire mais le comptable qui utilise le logiciel de façon à obtenir la présentation des comptes qu'il souhaite. Il y a toujours possibilité de passer toutes les écritures voulues quel que soit le logiciel utilisé.
citation: Initialement posté par andre78fr
Si vous reprenez votre comptabilité au 13/02/2011 vous devez partir d'un grand livre ou d'une balance équilibrés, c'est la première condition à remplir et le relevé général ne peut être le seul document pour cette reprise ... Cette question ne se pose pas car aucun logiciel de comptabilité n'accepte d'enregistrer des écritures non équilibrées.
Ce n'est pas contradictoire avec ma remarque précédente parce que passer une écriture non équilibrée est un non-sens. |
Édité par - ainohi le 14 août 2011 21:59:05 |
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andre78fr
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Posté - 14 août 2011 : 22:45:15
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J'ai pas dis qu'il fallait attendre pour comptabiliser mais que souvent des factures pour l'eau ou l'électricité portaient sur les consommations de l'année d'avant. L'année où la piscine était en travaux ça va se retrouver dans les comptes de l'année suivante quoi...
Pour les logiciels beaucoup de comptables subissent et soupirent mais on va pas lancer une polémique là dessus et pour la balance équilibrée c'était surtout par rapport à la nécessité de disposer de l'ensemble des comptes et pas seulement des comptes de charges du relevé de dépenses.
Dans un progiciel que je connais bien et qui gère des milliers de copropriétés, les comptes 6 et 7 ne sont pas du tout soldés au 1er janvier mais à la date de l'AG et de l'approbation des comptes...
Pour en revenir au problème de Joulink vérifiez bien qu'il n'y a rien au crédit du compte 601 sinon....
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ainohi
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Posté - 15 août 2011 : 14:17:53
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citation: Initialement posté par andre78fr
Dans un progiciel que je connais bien et qui gère des milliers de copropriétés, les comptes 6 et 7 ne sont pas du tout soldés au 1er janvier mais à la date de l'AG et de l'approbation des comptes... J'ai du mal à comprendre ce que vous voulez dire. J'imagine qu'avant l'approbation des comptes on puisse tout de même fournir aux copropriétaires une liste des dépenses avec le total de ces dépenses arrêtées au 31 décembre ou à une autre date si les dates de début et de fin de l'exercice ne sont pas celles de l'année civile.
Du reste, dans beaucoup de copropriétés, le conseil syndical procède à plusieurs examens des comptes en cours d'exercice. Le logiciel doit bien permettre de fournir des états intermédiaires. |
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andre78fr
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Posté - 15 août 2011 : 16:25:56
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Oui bien sûr qu'on peut éditer les états intermédiaires et tous les documents (annexes, relevés, etc...) de l'exercice à approuver pour l'AG.
De formation "comptabilité générale" j'ai été moi même très surpris de découvrir que les écritures qui soldent les comptes de charges et de produits avaient comme date non pas le premier jour de l'exercice mais la date d'approbation... ce qui n'est pas totalement illogique puisque c'est bien à ce moment que sont portés sur les comptes des copropriétaires les soldes pour la répartition... |
Édité par - andre78fr le 16 août 2011 00:50:25 |
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JPM
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Posté - 18 août 2011 : 10:43:53
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Là , on est réellement sur des questions intéressantes.
Pour des contrôles en cours d'exercice, il suffit de prendre les documents édités chaque mois et avant tout la balance classique qui est le document à examiner en priorité.
Il n'y a pas lieu de demander au syndic d'établir les annexes.
Les textes sont muets sur la procédure à respecter en fin d'exercice.
Le principe est que dans le cas d'un exercice 01/01 à 31/12 la comptabilité de l'exercice 2010 ne doit comporter aucune écriture datée de 2011. Cette règle n'est pas toujours respectée. On trouve bien souvent des écritures de 2011 dans des comptes arrêtés au 31/12/2010.
Les syndics professionnels ont en général des logiciels permettant la clôture provisoire d'un exercice et l'ouverture provisoire du suivant.
Les comptes présentés à l'assemblée du 02/05/2011 sont établis après répartition et arrêtés au 31/12/2010.
Si les comptes sont approuvés sans modification, la pratique habituelle et correcte semble être de faire apparaître les soldes exigibles dans l'appel de provision courante suivant. Ici avec l'appel de la provision au 01/07/2011. Mais il n'est pas interdit de sortir et diffuser le 15 mai 2011 un relevé spécial. Cela permet de faire rentrer plus rapidement des soldes débiteurs pouvant être importants.
L'approbation des comptes permet au syndic de clôturer définitivement l'exercice 2010 et d'ouvrir définitivement l'exercice 2011. Les opérations sont passées respectivement au 31/12/2010 et au 01/01/2011.
Juridiquement les soldes individuels débiteurs ou créditeurs existent bien à la date du 01/01/2011. Ils sont liquides à cette date. Ils deviennent certains et exigibles le 02/05/2011.
Il est bien souhaitable que le décret et et l'arrêté soient complétés sur tout cela et a fortiori sur la procédure à suivre quand l'assemblée décide une modification partielle des comptes présentés.
On peut penser que les organisations professionnelles devraient présenter un projet de modification des textes. Il devrait tenir compte également du projet de loi relatif aux emprunts du syndicat.
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Electron
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Posté - 28 août 2011 : 20:25:56
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Des écritures de 2011 dans des comptes arrêtés au 31/12/2010 !
Comment peut-on passer des écritures à postériori dans des comptes déjà arrêtés !
Le décret de 2005 dit :
Les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat.
Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l'assemblée générale des copropriétaires.
Les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes, versées ou à verser, pour les travaux prévus par l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et décidés par l'assemblée générale des copropriétaires. Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations.
Lorsque les travaux ou prestations s'effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l'exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés.
On voit difficilement comment passer des écritures d'un exercice suivant.
Par ailleurs, joulink, il me semble que le terme "A Nouveaux", "AN" est à réserver aux comptabilités d'entreprises. Celles des copropriétés, décrites par ce Décret de 2005 ont des points communs, mais aussi de grosses différences. Par exemple, les excédents doivent être recrédités aux copropriétaires et non pas réaffectés à l'exercice suivant. Il ne peut pas y avoir de report de provisions d'un exercice sur un autre.
En cas d'insuffisances, il est nécessaire de faire voter le montant nécessaire lors de l'AG.
Il me semble donc qu'on ne doit pas reporter des crédits ou des débits d'un exercice sur un autre, mais constater soit l'excédent, soit le déficit.
Sur un plan général, il me semble utile de rappeler que la clôture des comptes est une opération comptable, alors que l'approbation des comptes est une opération juridique.
Et évidemment, les écritures comptables de l'exercice suivant commencent dès son premier jour. Certaines AG ne se tiennent pas avant juin pour un exercice clôturé le 31 décembre précédent !
Et en ce qui concerne une facture, qu'elle soit d'eau, d'électricité ou autre, elle ne peut être comptabilisée que lorsqu'elle a été établie. |
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JPM
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18
Posté - 29 août 2011 : 11:10:34
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Dans la très grande majorité des cas, il y a forcément des reports d'à nouveau d'un exercice sur le suivant !!!
C'est le cas pour les avances et les comptes de régularisation 48,
mais aussi pour les comptes d'attente 47. Ils doivent être soldés en fin d'exercice dans la mesure du possible mais, en toute légalité, ce n'est pas toujours possible.
Il y a d'autres catégories d'AN parfaitement licites.
Quant à des opérations effectuées en 2011 passées dans les comptes de 2010, c'est hélas assez fréquent et bien des conseils syndicaux laissent passer ces énormités.
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oldman24
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Posté - 29 août 2011 : 14:49:22
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ainohi
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Posté - 29 août 2011 : 15:12:43
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citation: Initialement posté par JPM
Quant à des opérations effectuées en 2011 passées dans les comptes de 2010, c'est hélas assez fréquent et bien des conseils syndicaux laissent passer ces énormités. Les vieilles habitudes ont la vie dure.
Cependant, si les membres des conseils syndicaux ne sont pas eux-mêmes comptables ou gestionnaires d'entreprise, ils sont excusables.
Exemple : le contrat d'assurance court du 1er février au 31 janvier.
L'exercice comptable coïncide avec l'année civile.
Lorsqu'on est profane, lire dans la liste des dépenses de l'année 2010 l'assurance pour 2011-2012 parce que le syndic a envoyé le chèque en décembre 2010, cela ne semble pas aberrant. C'est d'ailleurs plus simple pour le vérificateur profane puisqu'il peut lire à la même date l'engagement de la dépense et le mouvement de trésorerie correspondant.
Dans un tel cas, si le syndic fait les choses dans les règles, le vérificateur risque de relever que le coût de l'assurance lu dans la liste des dépenses ne correspond pas exactement au montant du chèque envoyé à l'assurance et, s'il a l'esprit mal tourné, hurler à l'escroquerie, fausses factures, que sais-je encore. Alors que c'est si simple de pointer du même coup, écriture comptable, pièce comptable et crédit du compte bancaire. |
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