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goutelette
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Posté - 28 août 2021 :  20:01:25  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour, J'avais posé le 13 août 2019 un post sur le site concernant l'envoi dématérialisé des documents AG suite à la proposition du syndic.
Celui ci mentionnant " Economique- Ecologique -...
Régulièrement, nous avons des courriers de rappel.

A savoir que 2 ans sont passé et que sauf erreur..? Pour le particulier, le tel/ Android a supplanté l' ordinateur . De ce fait, l' ordi au placard.
Pas de problème, votre tel/ vous informe de vos mails.

Si ce n'est ma question : Les documents " Convocation d' AG avec relevé des comptes peuvent -ils avoir assurance et conditions exigés par l'envoi recommandé ?

D'autres parts ces documents devant êtres conservés plusieurs années, ( Voir perte ou HS) ne peuvent pas êtres stockés et archivés sur votre tel/.
Merci, pour nous faire part de vos expériences récentes
Cordialement
Signature de goutelette 
Goutelette

rambouillet
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 1 Posté - 29 août 2021 :  07:54:18  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Le telephone n'est pas la solution idéale pour consulter parfois une centaine de pages et avec des tableaux..... J'ai eu le cas et la personne est revenue au papier....

La tablette est déjà un plus...

Quand au respect de la condition : elle est respectée du fait de l'envoi par messagerie, après c'est au copro réceptionniste de faire le nécessaire.

Quant au stockage, il existe l'extranet du syndicat (qui a ses limites et notamment en cas de changement de syndic....), ainsi que les clouds.

En résumé : la législation d'envoi par mail est respectée. Le copro concerné doit s'organiser.

PS : les ordis ne sont pas encore au placard même avec des téléphones performants, à ma connaissance.....

Sunbird
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 2 Posté - 29 août 2021 :  11:11:22  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Vous parlez de l'envoi par LRAR de l'ODJ et qui indique que les annexes sont sur l'extranet?

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 3 Posté - 29 août 2021 :  19:11:22  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Sunbird :Vous parlez de l'envoi par LRAR de l'ODJ et qui indique que les annexes sont sur l'extranet?

Non, en effet les documents pourraient être sur extranet,( à ce jour pas).
La proposition du syndic, est l'envoi des documents par une société mandaté, qui les envoie, dématérialisés, sécurisés à chaque adresse mail qui a mentionné son acceptation.

A savoir, qu'a ce jour, nous avons 4 lots/45 qui n'ont pas internet.
Au total 13 lots se font toujours envoyés leurs appels de charges par courrier.
Donc, ce n'est pas pour demain que l'ensemble des lots vont passer le pas.
.
Suivant les infos reçus, par le syndic le coût de 3 € concerne aussi bien, 1 ou 20 pages ou plus, ?
Aucun intérêt à séparer les documents.
Concernant le coût, il peut nous surprendre le temps passant.

En tant que conseillers, nous cherchons à analyser si les évolutions techniques proposées par le syndic, comme étant : Economiques - Ecologiques sont réels.

Il en résulte que le coût ( année dernière) d' Envoi Postal de la convocation d' AG couplé avec les comptes de l' exercice était de 7€ pour 28 pages,.
La différence des 4€ représente que partiellement le coût de la dépense d'impression. (Amortissement imprimante + papier+ encre + élect/) que le copropriétaire doit faire en plus.
Le syndic économisant, des frais de papier- d'impression et de personnel, pour mis sous enveloppe.

Résultat : Dépense supplémentaire pour les copropriétaires, L'impression papier restant utile

En conclusion :
Economique :Nous devrions demander au syndic de revoir son contrat n'ayant plus d'impressions à faire.
Mais pour cela il faudrait que la majorité des lots passent le pas.
Ecologique :
Sunbird : 13.09.2019 Concernant le LRE :
- Empreinte carbone, un mail de 1 mo, 19 g de CO2, si on prend une convocation avec annexe nous sommes
sur 95 g en moyenne sur le LRE (sans parler de l'énergie consommée par le PC pour lire les documents, je
passe l'impression), par LRAR nous sommes dans les 50g.
Bilan carbone il est préférable de passer par le LRAR.


Signature de goutelette 
Goutelette

rambouillet
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Revenir en haut de la page 4 Posté - 29 août 2021 :  19:26:28  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
normalement, la société qui fait le travail cité facture une prestation que le syndic économise, il n'en reste pas moins que le cout d'envoi postal reste et est facturé au syndicat. A retenir que dans ce cas, le cout d'envoi est encore plus faible que le cout habituel, car ces sociétés paient un "écopli" et non un timbre vert (en LRAR, les 2 bien sur).
Le syndic doit garder à sa charge, l'impression, la mise sous pli, etc....

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 5 Posté - 29 août 2021 :  20:20:51  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Bonsoir Rambouillet
je vous remercie pour vos différentes remarques, mais avoue, ne pas comprendre
ce que vous voulez mentionner comme :
citation:
Normalement, la société qui fait le travail cité facture une prestation que le syndic économise

Egalement :
citation:
A retenir que dans ce cas, le cout d'envoi est encore plus faible que le cout habituel, car ces sociétés paient un "écopli" et non un timbre vert (en LRAR, les 2 bien sur).

Le coût comme mentionné est de 3€ sachant que chaque copropriétaire prend à sa charge les impressions papier ( 20c X 28 pages dont 5.60€ en plus) coût facturé par lot: 3 € avec 5.60€ d'impressions.
citation:
Le syndic doit garder à sa charge, l'impression, la mise sous pli, etc...

La, je ne comprend pas du tout ? En envoi dématérialisé le syndic ne prend rien à sa charge
Merci du suivi
Bien cordialement
Signature de goutelette 
Goutelette

JPM
Modérateur

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Revenir en haut de la page 6 Posté - 30 août 2021 :  00:08:00  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Il est bien certain que les copropriétaires lisent plus rarement encore qu'avant les documents notifiés.

Pour ce genre d'opération le niveau technique du copropriétaire lambda est assez faible.

Signature de JPM 
La copropriété sereine

rambouillet
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 7 Posté - 30 août 2021 :  08:14:18  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
goutellette : vous nous parlez d'impression papier et d'envoi postal....

Je dis que bien souvent c'est A.H..E qui officie à la place de certains groupes pour envoyer les convocations "papier". Cette société se charge de l'impression, la mise sous, pli, etc... et l'envoi. Alors la facture doit se décomposer en deux et le syndicat ne doit payer que les frais postaux de l'envoi, dit autrement les timbres bien souvent en ecopli (légèrement plus long...).
En utilisant cette société, le syndic économise de la MO dans ses bureaux, il est donc normal qu'il paie la partie MO lui-même (dans son forfait)

Sunbird
Pilier de forums

4310 message(s)
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Revenir en haut de la page 8 Posté - 30 août 2021 :  10:44:27  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
@goutelette

votre analyse est bonne concernant le critère économie. Le syndicat économise quelques euros pour l'envoi mais le copropriétaire doit dépenser temps, papier, électricité, encre... si il souhaite avoir les documents en main.
Il faudrait que le syndic déduise le cout d'impression qu'il avait forfaitisé dans son contrat (2015).

Pour le critère écologique, il y a des sites qui montrent que la LRE est plus couteuse en ressource.

Il y a un critère à ne pas négliger c'est que les gens liront encore moins les ODJ si tout est dématérialisé.

Il y a un avantage du LRE c'est pour les copropriétaires domiciliés à l'étranger, ou ceux qui sont rarement chez eux et qui de fait ont des difficultés à récupérer dans les 15 jours la lettre recommandée.

rambouillet
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 9 Posté - 30 août 2021 :  10:58:18  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Il existe une situation intermédiaire prévue par les textes :

* le syndic envoie par LRAR papier 1 page de convocation (date, heure, lieu,...) qui renvoie à l'extranet
* le syndic DOIT mettre sur l'extranet la totalité de la convocation
* le copro prend ce qu'il veut
bien sur il faut l'accord des copros pour cela.....

JPM
Modérateur

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Revenir en haut de la page 10 Posté - 30 août 2021 :  13:17:53  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Interdiction formelle de notifier la convocation par l'intranet

Signature de JPM 
La copropriété sereine

rambouillet
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 11 Posté - 30 août 2021 :  15:33:14  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
La simple convocation, OUI obligatoirement par LRAR ou LRE, mais les documents accompagnant peuvent se mettre sur l'extranet :

citation:
Article 64-1
Lorsque la copropriété est dotée d'un espace en ligne sécurisé, la notification des documents mentionnés à l'article 11 peut, sous réserve de l'accord exprès du copropriétaire, valablement résulter d'une mise à disposition dans un espace du site dont l'accès est réservé aux copropriétaires. La convocation mentionnée à l'article 9 précise expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de leur mise à disposition.

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 12 Posté - 30 août 2021 :  19:55:10  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Bonsoir,
citation:
Rambouillet: Il existe une situation intermédiaire prévue par les textes : le syndic envoie par LRAR papier 1 page de convocation (date, heure, lieu,...) qui renvoie à l'extranet.
* le syndic DOIT mettre sur l'extranet la totalité de la convocation
* le copro prend ce qu'il veut
bien sur il faut l'accord des copros pour cela..
.
Cela nous conviendrai très bien, si ce n'est que suivant les informations requises.
Une page ou 20 pages ( voir plus) : Même tarif . 3€.
Donc l'envoie divisé n'apporte aucune économie.
Signature de goutelette 
Goutelette

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 13 Posté - 30 août 2021 :  20:07:04  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Rambouillet ;
normalement, la société qui fait le travail cité facture une prestation que le syndic économise, il n'en reste pas moins que le cout d'envoi postal reste et est facturé au syndicat. A retenir que dans ce cas, le cout d'envoi est encore plus faible que le cout habituel, car ces sociétés paient un "écopli" et non un timbre vert (en LRAR, les 2 bien sur).
Le syndic doit garder à sa charge, l'impression, la mise sous pli, etc....

Dans ce type de facturation existe -il une réglementation ?
Sur le factures de cette entreprise, mandaté par le syndic (de son propre chef) depuis env/ 3 ans la facturation est mentionné par un coût tarifaire unitaire X par le nombres de lots concernés.
Signature de goutelette 
Goutelette

nefer
Modérateur

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Revenir en haut de la page 14 Posté - 30 août 2021 :  21:22:58  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par goutelette

[quote]
Sur le factures de cette entreprise, mandaté par le syndic (de son propre chef) depuis env/ 3 ans la facturation est mentionné par un coût tarifaire unitaire X par le nombres de lots concernés.


le CS peut exiger d'avoir la facturation des frais postaux à part

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 15 Posté - 30 août 2021 :  21:35:11  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
nefer:
le CS peut exiger d'avoir la facturation des frais postaux à part

Suivant vous cette facturation prendrait en charge " Frais postaux pièce et dont compris, un % contractuel" ?
Comment le savoir ?
Signature de goutelette 
Goutelette

nefer
Modérateur

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Revenir en haut de la page 16 Posté - 30 août 2021 :  22:34:16  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par goutelette

[quote]" Frais postaux pièce et dont compris, un % contractuel" ?




je ne comprends pas votre phrase

rambouillet
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 17 Posté - 31 août 2021 :  06:52:09  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Une page ou 20 pages ( voir plus) : Même tarif . 3€.

Pas en LRAR papier !!!!

Pour la facturation on se réfère au contrat du syndic où seuls les frais postaux sont payés par le syndicat. En général l'entreprise (normalement) facture cette prestation au syndic, c'est à ce dernier d'en extraire les débours comme il le fait pour de simples timbres.
"L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés."
Les autres frais sont inclus dans le forfait.

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 18 Posté - 01 sept. 2021 :  11:14:41  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Rambouillet :Pas en LRAR papier !!!!

Nous parlons bien d'envoi dématérialisé.
Suivant les infos reçus ou trouvés, un envoi d'une page ou plus serait facturé 3€
Ces 3 dernières années nous avons eu des facturations d'affranchissement postaux à l' entête de la régie, et également d'une société de service.
Plus de 600€
Il est vrai que faute d' information, et d'autres points plus important à traiter nous n'avons pas analysé de plus près cette facturation. A ce jour, en absence des documents impossible d' être objectif.
citation:
Nefer:je ne comprends pas votre phrase

Je mentionne qu'en présence d'une facturation d'une société extérieure, dont nous ignorons quel type d'engagement a été fait ? Comment savoir ce que comprend la facturation ?
Pour mémoire, n'ayant plus les documents la facturation est simple X Lots X par X€:
De ce fait comment savoir ce que comprend le montant facturé au lot ? Ignorant tout des termes du contrat de cette société avec le syndic.

Est- ce de l'affranchissement uniquement ou ce taux prend une participation de frais de service.
Dans la mesure, ou notre syndicat n'a pas fait d'appel de service à cette société, est- ce normale quelle nous adressent des factures ?

rambouillet
Pilier de forums

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Revenir en haut de la page 19 Posté - 01 sept. 2021 :  11:21:53  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
il est sur qu'il faudrait avoir la facture pour comprendre et ensuite pour vérifier. Suivant les sociétés, le cout unitaire est sur le Web : exemple A..4 envoi dématérialisé= 2,49 € HT par envoi....
 
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