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 Deux questions : pro-rata et dates d'écriture
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shaun
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Posté - 20 nov. 2018 :  23:16:11  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonsoir,

J'ai deux questions distinctes à vous poser :

1. Pro-rata de factures
Certaines de nos factures couvrent une période qui n'est pas raccord avec notre exercice comptable (1er octobre - 30 septembre).
Par exemple l'assurance qui couvre la période 1er novembre - 30 octobre.
Nos syndics successifs ont pris l'habitude de faire un pro-rata pour rattacher les dépenses à l'exercice approprié.
Avec nos précédents syndics, ce pro-rata apparaissait, en fin d'exercice, dans le compte 486 "Charges constatées d'avance".
Notre syndic actuel ne procède pas de cette manière : le pro-rata apparaît dans le compte fournisseur (401xx), ce qui donne l'impression que le fournisseur doit de l'argent au syndicat...
L'utilisation du compte 486 me semble plus pertinente que l'utilisation du compte fournisseur : ai-je raison ?


2. Dates d'écritures comptables
Je consulte régulièrement, via l'extranet, les comptes du syndicat, notamment le grand-livre.
Avec notre syndic actuel, j'ai du mal à voir les écritures passées entre mes consultations successives, car les écritures ne semblent pas être datées de la date à laquelle elles sont passées.
Je prends un exemple : j'ai consulté le grand-livre le 10 novembre. Je le consulte à nouveau le 17 novembre et je découvre une écriture datée du 9 octobre qui n'était pas présente lors de ma consultation du 10 novembre.
Avec nos précédents syndics, je pouvais me contenter de vérifier les écritures passées entre le 10 novembre et le 17 novembre pour voir les évolutions entre mes consultations successives. Avec le syndic actuel, ce n'est pas le cas : est-ce normal ?

En vous remerciant pour vos lumières


JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

 1 Posté - 20 nov. 2018 :  23:31:23  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
1-Non ce n' est pas normal.
La facture doit apparaitre au crédit du compte fournisseurs, elle peut d' ailleurs être payée avant le 31 décembre et le compte fournisseur soldé.

Il faut utiliser les comptes suivants:

486 Charges payées d' avance,
487 Produits encaissés d' avance,
suivant le cas.

Édité par - JB22 le 20 nov. 2018 23:38:42

JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 2 Posté - 20 nov. 2018 :  23:59:03  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
2- Voir article 2 de l' arrêté du 14 mars 2005
"Le livre journal.....enregistre chronologiquement les opérations..."

Ce n' est pas correct de passer des écritures antidatées après publication antérieure du grand livre.

nefer
Modérateur

11554 message(s)
Statut: nefer est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 Posté - 21 nov. 2018 :  07:49:00  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
dans le 2/ , est ce la date de la facture ou la date d'enregistrement de l'écriture ?

Louis92
Contributeur vétéran

France
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Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 Posté - 21 nov. 2018 :  12:52:56  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
JB22
citation:
Ce n' est pas correct de passer des écritures antidatées après publication antérieure du grand livre.
Je suis d'accord car je connais la même difficulté que shaun mais alors comment résoudre une correction liée à une dépense oubliée que le CS ne découvre qu'après la fin de l'exercice et que le CS tient à voir figurer dans cet exercice terminé.

L'alternative est-elle bien :
- faire apparaître la dépense dans les charges de l'exercice qui vient de se terminer et accepter l'antidatage (la mettre à la date du dernier jour de l'exercice) ,
- avoir des dates correctes et reporter d'un an la dépense (= la mettre dans les charges de l'exercice qui vient de commencer) ?

Pas d'autre solution, c'est bien cela ?

Cdlt. Louis92.

JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 Posté - 21 nov. 2018 :  13:08:17  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
De louis92:
"mais alors comment résoudre une correction liée à une dépense oubliée que le CS ne découvre qu'après la fin de l'exercice et que le CS tient à voir figurer dans cet exercice terminé."

Cela ne signifie pas que les écritures ne doivent pas être enregistrées à la date d' engagement.

L' arrêté comptable dit que les comptes doivent être présentés après répartition, or il n' est pas possible d' enregistrer ces écritures le 31 décembre, les consommations d' eau de l' exercice, comme d' autres charges, ne sont pas connues à cette date de clôture.

Le principe est de rapporter à un exercice les charges qui se rapporte à cet exercice.

Louis92
Contributeur vétéran

France
2631 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 Posté - 21 nov. 2018 :  14:16:21  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci, JB22 de votre réponse.
citation:
Cela ne signifie pas que les écritures ne doivent pas être enregistrées à la date d' engagement.
Je n'ai pas été assez précis : le syndic a oublié de comptabiliser la dépense mais l'engagement aussi : la prestation du fournisseur a été réalisée (le CS qui vit sur place les suit et les enregistre) mais dans la compta de la coprorpiété à la fin de l'exercice, le compte du fournisseur n'en fait pas état : pas d'engagement (donc pas la contre-partie "dépense") et pas de paiement car la prestation a été zappée par le syndic au niveau comptable.

Donc pour que la charge soit imputée sur l'exercice qui vient de se terminer, l'écriture charge-engagement (compte 6 vers compte 401) et l'écriture paiement (compte 401 vers compte 512) doivent être à la date de fin d'exercice au plus tard donc antidatées.

Personne ne vit dans un monde parfait et le monde de la copropriété est loin d'être parfait. Le décret comptable énonce des principes de fontionnement (pour le monde parfait où chacun fait ce qu'il doit faire à temps) mais ne propose pas de solution quand un principe n'a pas été appliqué. D'où ma question.

Cdlt. Louis92.

shaun
Contributeur actif

145 message(s)
Statut: shaun est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 Posté - 21 nov. 2018 :  23:28:51  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par nefer

dans le 2/ , est ce la date de la facture ou la date d'enregistrement de l'écriture ?

Dans le grand livre que je consulte via l'extranet, la seule date disponible est "date d'écriture".
Pour la facture dont je parle, ce champ "date d'écriture" contient la date 09/10/2018, alors que je n'ai vu l'écriture apparaître qu'aux alentours du 15/11/2018.

Je n'ai pas la facture en main (le syndic actuel ne scanne pas les factures), mais je pense que la facture en question est effectivement datée du 9/10/2018 (ce qui est facturé correspond à une prestation qui a été réalisée aux alentours du 9 octobre)

shaun
Contributeur actif

145 message(s)
Statut: shaun est déconnecté

Revenir en haut de la page 8 Posté - 21 nov. 2018 :  23:52:38  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Autre question :
- je constate à l'instant qu'une écriture qui avait été passée en fin d'année dernière a disparu (j'ai une extraction du grand livre dans laquelle on la voit, mais aujourd'hui quand on consulte le grand-livre, elle n'y est plus), pour être re-saisie à la date du 1er octobre 2018 ;
- une autre écriture passée à la même période a été changée de sens, pourtant, elle est toujours datée de décembre 2017. L'inversion de sens a été faite récemment, la semaine dernière.

Cette façon de faire est-elle normale ?

Merci

nefer
Modérateur

11554 message(s)
Statut: nefer est déconnecté

Revenir en haut de la page 9 Posté - 22 nov. 2018 :  07:56:32  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
s'il y a des erreurs de saisies il faut bien que le comptable puisse les corriger

JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 10 Posté - 22 nov. 2018 :  10:13:50  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Vous dites:
"une autre écriture passée à la même période a été changée de sens, pourtant, elle est toujours datée de décembre 2017.

Votre exercice 2017 n' a pas été clôturé, et l' A.G. n' a pas été tenue ?

Article 5 de l' arrêté comptable:
"...Une écriture erroné est annulée par une écriture contraire."
et enregistrement de l' écriture rectifiée, à la date de rectification et au plus tard à la date de clôture de l' exercice.

andre78fr
Contributeur vétéran

France
2514 message(s)
Statut: andre78fr est déconnecté

Revenir en haut de la page 11 Posté - 22 nov. 2018 :  12:59:06  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Quasiment tous les logiciels et systèmes informatiques comptables utilisent ce qu'on appelle un "brouillard" et des écritures qui peuvent être modifiées ou supprimées tant qu'on ne valide / clôture pas... et heureusement !!!

Corriger des erreurs dans une comptabilité ; oui c'est normal ! En particulier au moment du contrôle des comptes, on peut avoir des coquilles, des mauvaises imputations évidente pour les résidents mais pas du tout pour le comptable ("ah mais c'est le compteur de l'entrée machin qui a été remplacé !!!").
Le principe de l'écriture annulée par une écriture comptable remonte à l'époque de l'écrit pour éviter les ratures et les corrections sur le journal et le grand livre papier mais les choses ont changé, dans la pratique en tout cas ;-)

shaun
Contributeur actif

145 message(s)
Statut: shaun est déconnecté

Revenir en haut de la page 12 Posté - 22 nov. 2018 :  20:51:38  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par JB22
Votre exercice 2017 n' a pas été clôturé, et l' A.G. n' a pas été tenue ?


Non, car notre exercice est décalé : il court du 1er octobre au 30 septembre.
L'AG va se tenir en janvier.

citation:
Initialement posté par andre78fr
En particulier au moment du contrôle des comptes, on peut avoir des coquilles, des mauvaises imputations évidente pour les résidents mais pas du tout pour le
comptable ("ah mais c'est le compteur de l'entrée machin qui a été remplacé !!!").

Certes. Sauf que là, c'est le syndic (ou son sous-traitant, le cabinet comptable) qui de son proche chef fait disparaître une écriture pour faire réapparaître la même 10 mois plus tard, mais en même temps la faire changer d'exercice.
Quant à la deuxième, il corrige et ce faisant crée une erreur sans rien demander à personne...

Je signalerai bien entendu ces deux écritures lors de la vérif des comptes.

Merci pour vos retours.

JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 Posté - 22 nov. 2018 :  23:34:55  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
"Non, car notre exercice est décalé : il court du 1er octobre au 30 septembre. "

Donc exercice du 1er Octobre au 30 septembre 2017, non clôturé et pas d' A.G. ?

Exercice du 1er octobre au 30 septembre 2018, A.G. prévue en janvier 2019.

Pouvez vous nous donner le détail des écritures passées en 2017 (écriture et annulation) et le détail de celles passées en 2018.

shaun
Contributeur actif

145 message(s)
Statut: shaun est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 Posté - 23 nov. 2018 :  00:19:01  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par JB22
Donc exercice du 1er Octobre 2016 au 30 septembre 2017, non clôturé et pas d' A.G. ?

Exercice clôturé, approuvé en janvier 2018, régul effectuée dans la foulée.
citation:
Initialement posté par JB22
Exercice du 1er octobre 2017 au 30 septembre 2018, A.G. prévue en janvier 2019.

Oui : la facture dont je parle est de décembre 2017, et donc relative à l'exercice non encore approuvé.

citation:
Initialement posté par JB22
Pouvez vous nous donner le détail des écritures passées en 2017 (écriture et annulation) et le détail de celles passées en 2018.


Ecriture initiale du 13/12/2017 relative à une facture du mois de décembre 2017, pour 400€, crédit compte fournisseur 401, débit compte charges 615100.
Règlement en (!) avril 2018, 400 €, débit compte fournisseur 401, crédit compte 512.

Et soudain, deuxième quinzaine de novembre 2018 : disparition des écritures du 13/12/2017 (tant compte 401 que 615100).
Resaisie datée du 01/10/2018 de la même facture, même numéro, 400 €, crédit compte fournisseur 401, débit compte charges 615100.
Je dis bien disparition, et pas annulation.
Je suis capable de dire ça, car j'ai extrait sous forme informatique le grand livre en janvier 2018 et j'y vois les écritures du 13/12/2017, qui aujourd'hui n'existent plus.

Bilan : la facture bascule de l'exercice 2017-2018 à 2018-2019.
Je ne vois pas très bien quel est l'intérêt de faire ça, mais il y en a certainement un qui m'échappe.
Peut-être faire croire que les dépenses d'entretien sont presque pile alignées sur le budget voté, alors que sans ça, ça dépasserait...


JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 15 Posté - 23 nov. 2018 :  10:02:36  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Novembre 2018-Contrepassation d' une facture du 13/12/2017:
Débit.....401..... Fournisseur.......400.
Crédit....615100 Entretien.....................400.

1/10/2018-Le syndic annule l ' écriture précédente sans objet:
Débit.....615100 Entretien.....400.
Crédit....401...... Fournisseur..................400.

Il n' y a donc pas de charges reportées de l' exercice 2016/2017 sur l' exercice 2017/2018 puisque les deux écritures sur l' exerce en cours s' annulent;.

Ne reste donc que le non respect de la chronologie des opérations.

shaun
Contributeur actif

145 message(s)
Statut: shaun est déconnecté

Revenir en haut de la page 16 Posté - 23 nov. 2018 :  20:07:26  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par JB22
Il n' y a donc pas de charges reportées de l' exercice 2016/2017 sur l' exercice 2017/2018 puisque les deux écritures sur l' exerce en cours s' annulent;.

Je pense qu'on ne se comprend pas : aujourd'hui pour cette facture, quand je consulte le grand livre depuis la nuit des temps, les seules écritures que je vois sont :
avril 2018 :
Débit.....401Fournisseur.......400€.
Crédit....512.............400€.
1er octobre 2018 :
Crédit.....401Fournisseur.......400€.
Débit.....615100......400€.
Mécaniquement, cette facture sera rattachée à l'exercice 2018-2019, alors que les travaux ont eu lieu en décembre 2017.

-------------
édition 23/11/2018 20h10 : correction coquille

Édité par - shaun le 23 nov. 2018 20:10:33

JB22
Pilier de forums

3458 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 17 Posté - 23 nov. 2018 :  20:41:52  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
"Je pense qu'on ne se comprend pas "

Le syndic débite et crédite le compte 401 fournisseurs de 400 €,
Il débite et crédite le compte 615 de 400 €

L' opération est donc nulle, il n' y aura rien sur l' exercice en cours, ou alors vos explications ne correspondent pas à la réalité.

shaun
Contributeur actif

145 message(s)
Statut: shaun est déconnecté

Revenir en haut de la page 18 Posté - 23 nov. 2018 :  23:35:55  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par JB22
Il débite et crédite le compte 615 de 400 €

Je n'ai jamais écrit ça, reprenez les écritures que j'ai listées dans mon précédent post.
Aujourd'hui, dans le grand livre (période 2016->aujourd'hui), en tout et pour tout 4 écritures.
La seule écriture présente dans le 615100 est datée du 1er octobre 2018.


Louis92
Contributeur vétéran

France
2631 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 19 Posté - 24 nov. 2018 :  09:10:13  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
shaun
citation:
1er octobre 2018 :
Crédit.....401Fournisseur.......400€.
Débit.....615100......400€.
Pour moi, cela suffit pour que les 400 € soient une charge pour l'exercice qui contient la date du 1er octobre 2018 donc pour l'exercice 2018/2019 (du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019).

Commentaire : Bien sûr, cela n'est pas cohérent avec le paiement du fournisseur qui a été comptabilisé sur l'exercice précédent (Exercice du 1er octobre 2017 au 30 septembre 2018). Cette incohérence est due à l'écriture d'engagement (du 1er octobre 2018) qui est postérieure à l'écriture du paiement (avril 2018). L'engagement doit précéder le paiement.

Cdlt. Louis92.

Édité par - Louis92 le 24 nov. 2018 09:22:20

JPM
Modérateur

6133 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 20 Posté - 25 nov. 2018 :  21:53:37  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Une écriture passée ne doit pas disparaître, quel qu'en soit le motif.

Chez les notaires et dans bien d'autres activités la clôture des écritures est quotidienne. On peut alors biffer une écriture de la journée, mais pas une écriture d'hier ou autres jours, semaines et mos précédents. C'est la clôture simple (on ne peut plus toucher au journal d'hier) et pas la clôture de l'exercice.

Pour cette dernière il y a une clôture provisoire, qui permet de passer des écritures au 31 décembre (ou autre date) de clôture de l'exercice.

Il y a un grand ménage à faire dans les pratiques de tenue des écritures. Cela va venir avec une généralisation progressive de l'utilisation du grand livre par le conseil syndical. Elle pourrait faire un petit bond l'an prochain.

Bravo à Shaun pour son opiniâtreté.

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