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JPM
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 Posté - 14 sept. 2018 : 04:36:00
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Pour un très grand nombre de syndicats de copropriétaires les exercices comptables ne sont pas clôturés.
L'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 édicte : Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes.
Le défaut de clôture est une infraction qui s'accompagne d'une gêne considérable dans l'utilisation du grand livre. En outre le défaut de clôture permet de revenir en aout 2018 dans les comptes de 2017, voire de 2016 pour modifier des écritures. Au pis, le défaut de clôture facilite des détournements de fonds.
La clôture ? Cela veut dire que vous avez passé toutes les écritures nécessaires et que vous n'en passerez plus.
Cela veut dire en outre que vous pouvez ouvrir l'exercice suivant.
La clôture exige en premier lieu de solder tous les comptes. C'est ce solde, s'il est différent de 0, que vous passerez en à nouveau dans l'exercice suivant, et non pas le total des débits et le total des crédits
Exemple : au 31 décembre 2017 le compte nnn se présente ainsi :
Total des débits 25250 Total des crédits 26100 Solde ct 850
C'est 850 que vous passerez en à nouveau et non pas 25 250 et 26 100
Si votre syndic ne clôture pas les exercices, et s'il administre depuis le 1er janvier 2009, le compte nnn se présentera en 2018 ainsi :
Total des débits 270 320 Total des crédits 271 170 Solde ct 850
parce que le total des débits comportera toutes les écritures depuis neuf ans. Même observation pour les crédits. Le solde reste identique.
On peut prétendre que c'est le principal. Ce n'est pas vrai.
Il est primordial que l'on ait l'assurance que les totaux des débits et des crédits ne concernent que les écritures de l'exercice. Cela présente un intérêt majeur pour le syndic lui même mais plus encore pour le conseil syndical. S'il n'y a pas eu clôture, le contrôleur du CS doit à chaque fois calculer le total propre à l'exercice en déduisant du total indiqué l'à nouveau en début d'exercice. C'est inadmissible.
Le critère du défaut de clôture est de retrouver au 1er janvier 2018 :
A nouveau débit 25250 A nouveau crédit 26100
alors que vous devez trouver :
……………………………….. A nouveau crédit 850
Les syndics prétendent habituellement que c'est leur logiciel qui ne permet pas de clôturer. C'est peu probable.
Il faut en avoir le coeur net . Ce sujet dans le forum devrait éviter d'avoir à saisir la DGCCRF.
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Édité par - JPM le 14 sept. 2018 04:41:19 |
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Posté - 14 sept. 2018 : 10:48:56
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JPM : vous soulevez ici un réel problème. Notre ancien syndic, L..Y, ne cloturait jamais les comptes !!! On peut se demander comment une telle entreprise ne soit jamais controlée et condamnée pour ces fautes graves, comme toutes les autres entreprises.
ET les CS ? ou est leur responsabilité ?
J'avais soulevé ce problème lors de mon premier controle du GL, avec des soldes qui représentaient au moins 10 années,... 
Et on m'avait aussi certifié que leur logiciel ne permettait pas de cloturer les comptes !! MDR. TOUS les logiciels comptables permettent de cloturer les comptes.
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Édité par - philippe388 le 14 sept. 2018 10:51:01 |
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JPM
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Posté - 15 sept. 2018 : 00:10:31
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97 visites et une seule intervention, cela montre que les Uinautes n'ont pas conscience de la gravité de cette affaire.
Cela montre que l'utilisation du grand livre est peu fréquente. Les copropriétaires se penchent plus facilement sur des babioles comme une facture mal établie que sur les problèmes réels de la bonne tenue de la comptabilité de leur copropriété.
Alors il faut sonner l'alerte.
Je n'ai pas souvenir d'avoir vu un abus de l'ARC sur cette question et je n'ai rien trouvé sur la clôture des comptes dans leur traité de la comptabilité.
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andre78fr
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 Posté - 15 sept. 2018 : 00:17:18
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J'ai vu ces grands livres dégoûtants avec les "cumuls antérieurs" à la place du report à nouveau, oui ça existe et c'est pas terrible mais vous faites une confusion avec une présentation informatique du grand livre dans certains systèmes et la clôture / répartition des comptes qui est faite malgré tout. Pour autant que je sache, ce n'est pas le problème (encore moins un problème grave) que vous semblez vouloir dénoncer... |
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JPM
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Posté - 15 sept. 2018 : 00:51:58
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André 78 : citation: J'ai vu ces grands livres dégoûtants avec les "cumuls antérieurs" à la place du report à nouveau, oui ça existe et c'est pas terrible mais vous faites une confusion avec une présentation informatique du grand livre dans certains systèmes et la clôture / répartition des comptes qui est faite malgré tout. Pour autant que je sache, ce n'est pas le problème (encore moins un problème grave) que vous semblez vouloir dénoncer...
Vous semez la confusion dans une question claire qui concerne vos confrères.
Votre logiciel est il doté du dispositif imposé par l'article 5 de l'arrêté comptable ?
Vos clients clôturent ils les exercices ?
Vous semblez considérer avec dédain une procédure qui a pour objet d'assurer la sécurité des copropriétaires. Comme vous êtes expérimenté dans ce domaine, vous disposez certainement de la clef qui permet de passer outre à l'interdiction de revenir dans une comptabilité clôturée. Mais vous ignorez peut être la lourdeur de la sanction attachée à un tel acte quand il est lié à une action frauduleuse.
Dan un cadre plus terre à terre, admettez vous que tous les sous totaux et totaux d'un grand livre soient affectés par les dix dernières années de gestion ?
citation: vous faites une confusion avec une présentation informatique du grand livre dans certains systèmes et la clôture / répartition des comptes qui est faite malgré tout.
Merci de préciser votre observation. Je ne vois pas de quoi il s'agit. Il n'existe pas de clôture /répartition. D'abord la répartition précède la clôture. En second lieu il ne peut pas y avoir automaticité entre lâ répartition et la clôture puisque la clôture définitive doit attendre l'approbation des comptes. Cette clôture ne peut démarrer que sur action spécifique du teneur de livres.
Connaissez vous des cas où un comptable va modifier un compte de 2016 ou 2017 pour redresser un compte de copropriétaire foireux sans faire apparaître de crédits ou débits sur ce compte en 2018 ? Moi, oui. On redresse subrepticement une reprise de solde à un moment soigneusement choisi. Il n'y a que des collaborateurs (trices) modestes mais expérimentés pour repérer ces truquages.
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Posté - 15 sept. 2018 : 07:43:30
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citation: 97 visites et une seule intervention, cela montre que les Uinautes n'ont pas conscience de la gravité de cette affaire.
Peut-être aussi que votre information était très intéressante, mais semblait n'être qu'une information sans question.... mais cela démarre... 
Pour ma part je en suis pas surpris et ce le sera tant que tous ces textes autour de la copro qui se sont accumulés au fil du temps, n'auront pas été épurés et peut-être clarifiés (y compris ce sujet).
Pour cela attendons (cela empêche pas d'en discuter) les ordonnances qui seront certainement autorisées par la loi ELAN |
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JPM
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Posté - 15 sept. 2018 : 07:58:52
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Votre observation est pertinente, Rambouillet
Il faut manœuvrer différemment
Mais on est quand même sidéré de constater qu'André 78, qui est dans la partie comme concepteur de logiciels écrit : J'ai vu ces grands livres dégoûtants avec les "cumuls antérieurs" à la place du report à nouveau, oui ça existe et c'est pas terrible
Faut il en déduire qu'il négligé la clôture dans ses propres ouvrages ?
J'ai posé la question
J'ajoute que les traités de comptabilité des copropriétés nr disent rien de la clôture.
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andre78fr
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Posté - 15 sept. 2018 : 10:14:41
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Pour autant que je sache, les clôtures dans Val Compta sont propres et conformes aux règles comptables en général, de la copropriété en particulier.
Il faut dire que j'ai choisi une architecture particulière où chaque exercice a son propre fichier d'écritures donc sans A Nouveaux, c'est bancal !
En revanche, quand je veux l'historique des opérations sur plusieurs années pour, par exemple, calculer les intérêts, c'est plus compliqué...
Il faut accepter la contradiction JPM, vous semblez voir un grand scandale dans ces grands livres qui présentent des "cumuls" sur plusieurs années au lieu d'un report à nouveau, vous en déduisez que les comptes de milliers de copropriétés gérées par quelques très grands syndics ne sont jamais "clôturées" mais je ne partage pas votre analyse et vos déductions. Pour avoir vu moi aussi des grands livres de clients ou de prospects, je pense (et ce forum sert à partager les opinions) que ce n'est pas un problème avec la clôture mais avec la structure des fichiers et la présentation du grand livre. La clôture qui consiste à solder les comptes de gestion et à répartir le résultat sur les copropriétaires est malgré tout réalisée sinon ça ferait beaucoup de mécontents et de contentieux... A la limite c'est l'ouverture (et ces fameux reports à nouveau) qui pose problème avec ce ou ces systèmes informatiques.
Si vous voulez juste énoncer des certitudes ou présenter vos analyses, faites le donc sur votre site mais n'oubliez pas que nous sommes ici sur un forum de discussion ! |
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Posté - 15 sept. 2018 : 10:22:08
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citation: La clôture qui consiste à solder les comptes de gestion et à répartir le résultat sur les copropriétaires est malgré tout réalisée La cloture sert aussi et peut-etre même principalement à éviter de magouiller les écritures antérieures et garantir aussi bien vis a vis des copropriétaires que des tiers intéressés (mais la il n'y en n'a pas, pas de vérification comptable, pas de contrôle fiscal, pas de controle social) que l'ensemble de la comptabilité est figée.
Il est tellement plus simple de tout laisser en mode brouillard, voire puisque personne ne risque rien de ne pas clôturer, c'est autant de temps de gagné de la part du comptable;
Si on gagne 30minutes par copro et que le comptable en gère 150, ca n'est pas compliqué de comprendre que le cabinet de syndic gagne 75 heures, donc pas loin d'un demi-mois; ca représente plus que quelques centaines d'euros sans risque. |
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andre78fr
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Posté - 15 sept. 2018 : 11:26:44
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Techniquement ce sont deux choses très différentes, la validation d'un brouillard et les clôtures mensuelles (comme dans mon logiciel EBP Compta) vont en effet bloquer des écritures et empêcher toute modification mais ce n'est pas la "clôture" même si les deux sont souvent liés et si le mot même peut prêter à confusion.
La clôture en copropriété est également spécifique et par étape ; en début d'année on a besoin de reports sans tenir compte du résultat, pour présenter les
annexes avant l'AG on a besoin des soldes copropriétaires après répartition et au dernier jour de l'exercice et in fine, après approbation, c'est bien à la date de l'AG que les écritures définitives de la répartition du résultat doivent apparaître si on veut bien faire...
La plupart des obligations sur les logiciels de comptabilité viennent en effet du FISC et concernent les sociétés commerciales ; rien n'interdit aujourd'hui un syndic de tenir des comptes sous Excel (à part l'article 5 cité par JPM) et c'est le cas de très nombreux syndics bénévoles... rien n'interdit non plus de les tenir ses comptes sur des carnets et on peut noter que le même article évoque le bon vieux papier ("sans altération et sans blanc") et l'informatique ("l'intangibilité des enregistrements")...
Il ne faut quand même pas oublier que les comptes sont présentés chaque année, les annexes sont construites à partir de la balance, les soldes débiteurs et créditeurs des copropriétaires sont également présentés, la vraie intangibilité elle est là ! Dans ces documents papiers diffusés avec la convocation.
Une modification ultérieure qui viendrait modifier les soldes et les comptes approuvés poserait évidemment problème...
Et puis il y a aussi les cas tordus, les comptes 2016 non approuvés par exemple et qui sont présentés en même temps que les comptes 2017...
Faut-il présumer l'approbation des premiers ce qui impacte forcément les soldes et donc les soldes fin 2017 ?
Faut_il présenter deux versions des comptes 2017 (avec et sans approbation de 2016) ?!?
Et techniquement, selon les votes et l'approbation, il va bien falloir refaire la clôture de 2016 et donc revenir en arrière sur un arrêté ou un blocage éventuel...
Ces questions ne sont pas forcément simples et évidentes ;-) |
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Posté - 15 sept. 2018 : 12:01:51
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JPM
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Posté - 15 sept. 2018 : 12:11:42
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Pas d'entourloupettes, André 78.
Nous traitons la très grande majorité des cas. La comptabilité est tenue par un syndic professionnel utilisant un logiciel dédié, parfois de très haute volée.
Il résulte de mes constatations concordantes chez mon ancien syndic de Paris et chez le syndic de toutes les Hespérides , utilisant tous les deux le même logiciel qui parait être dominant en France, que les exercices ne sont pas clôturés. En chœur, les deux syndics font valoir que le logiciel ne comporte pas de dispositif de clôture. Je précise en passant que ce logiciel st de très bonne qualité et que les grands livres des Hespérides sont très clairs, abstraction faite du défaut de clôture incriminé, et des difficultés d'exploitation du grand livre qui en résultent.
Voila le cadre précis de nos discussions.
Vous indiquez : citation: Il faut dire que j'ai choisi une architecture particulière où chaque exercice a son propre fichier d'écritures donc sans A Nouveaux, c'est bancal !
Comment pouvez vous tenir la comptabilité d'un syndicat de copropriétaires sans reprise des à nouveaux ? Racontez nous cela.
A quoi s'applique l'appréciation : c'est bancal ?
Vous écrivez : citation: vous semblez voir un grand scandale dans ces grands livres qui présentent des "cumuls" sur plusieurs années au lieu d'un report à nouveau, vous en déduisez que les comptes de milliers de copropriétés gérées par quelques très grands syndics ne sont jamais "clôturées
Mais bien sur que c'est un grand scandale ! Bien sur qu'il y a cumul avec les reports des totaux en débit et crédit de fin d'exercice. Bien sur qu'il n'y a pas cumul quand il y a seulement report du solde pour chaque compte
Dans le premier cas il y a une gêne certaine pour l'utilisation du grand livre puisque vous n'avez pas en lecture direct les sous totaux et totaux du seul exercice concerné.
Je ne fais pas qu'invoquer un texte et une incrimination civile ou pénale par plaisir vicieux. J'exprime ma colère à mettre deux heures pour un travail précis qui pourrait être fait en vingt minutes, parce qu'il faut que je fasse vingt fois l'opération total apparent moins total au 31 décembre n-1.
Je reviendrai.
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andre78fr
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Posté - 15 sept. 2018 : 12:27:55
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"Si je ne clôturais pas pour générer les A Nouveaux, ça serait bancal"... mais techniquement il est possible de passer des écritures sur janvier 2018 par exemple, saisir des factures, des encaissements, sans avoir fait la clôture de 2017 et sans avoir d'A Nouveaux, il est vrai ! Mais je ne voudrais pas vous embrouiller davantage ;-)
Un grand livre digne de ce nom doit présenter comme première écriture le report A Nouveau (débiteur OU créditeur) pour tous les comptes non soldés de l'exercice précédent. Il doit également présenter les cumuls débiteurs et créditeurs de la période demandée (exercice) et un solde débiteur OU créditeur conforme et cohérent avec le solde de la balance à la fin du détail de chaque compte...
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Posté - 15 sept. 2018 : 12:28:39
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citation: La comptabilité est tenue par un syndic professionnel utilisant un logiciel dédié, parfois de très haute volée. Très haute volée, pff...
C'est plutot un comptable qui tien la comptabilité, pas le syndic.
citation: Comment pouvez vous tenir la comptabilité d'un syndicat de copropriétaires sans reprise des à nouveaux ? Racontez nous cela.
A quoi s'applique l'appréciation : c'est bancal ?
Il semble que vous ayez compris de travers.
citation: Mais bien sur que c'est un grand scandale ! Bien sur qu'il y a cumul avec les reports des totaux en débit et crédit de fin d'exercice. Bien sur qu'il n'y a pas cumul quand il y a seulement report du solde pour chaque compte Le scandale ce sont les reports mal faits plus que la cloture puisque aucune réelle motivation technique n'impose les clotures, même si personnellement je le regrette;
Il y aurait des obligations spécifiques et des possibilité de faire controler la compta d emanière légale (pas amiable) que cela pourrait changer les choses. |
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Posté - 15 sept. 2018 : 13:39:24
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Il faut aussi savoir que les "a nouveaux" peuvent évoluer en fonction du temps. Je m'explique : le 01/01 (plutôt le 15 ou le 20) le comptable fait une clôture, et démarre son année suivante ; en février, voir en mars, le CS vérifie les comptes et constate une facture adressée à un autre syndicat. Le comptable va donc annuler au 31/12 la dite facture. Ce faisant ceci peut générer une modification des "à nouveaux"...
En mai, juin, voir octobre, l'AG a lieu et va encore apporter une modification qui pourrait générer un nouvel "à nouveau", mais dans ce cas, à mon avis on ne doit pas faire, mais intégrer dans l'exercice suivant le moyen de modifier les comptes de N-1... et ce n'est pas toujours fait ainsi certains comptables vont modifier une nouvelle fois les "à nouveau" et générait une photo de N-1 qui n'est plus celle présentée en AG.... Et cela, à mon avis, c'est une erreur ! |
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Posté - 15 sept. 2018 : 14:29:32
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citation: Le comptable va donc annuler au 31/12 la dite facture. Ce faisant ceci peut générer une modification des "à nouveaux"... Non,.... Rambouillet...... Je le crois pas, ça......
Plus de café, plus de pousse café, je vous envoie Philippe immédiatement. (Pauvre de vous)
Vous pensez réellement que le comptable du syndic peut délibérément modifier une écriture d'un exercice passé et approuvé .... et cloturé?
Gloups....
Une fois approuvés, les comptes sont cloturés, et figés dans le marbre, plus personne, même Dieu ne peut y toucher |
Édité par - ribouldingue le 15 sept. 2018 14:30:54 |
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JPM
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Posté - 15 sept. 2018 : 15:39:00
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Il est clair que vous êtes plusieurs à apprécier la chienlit dans la comptabilité des copropriétés, quitte à filer ensuite à l'ARC pour protester contre les comptes mal fichus.
Le pompon est à Ribouldingue avec : citation: Le scandale ce sont les reports mal faits plus que la clôture puisque aucune réelle motivation technique n'impose les clôtures, même si personnellement je le regrette;
Il faut distinguer les clôtures en cours d'exercice. On trouve fréquemment des clôtures quotidiennes. La comptable clôture le soir du mardi. Elle ne pourra pas annuler le mercredi une écriture du mardi. Il s'agit là d'écritures sur des journaux en général. Elles sont impératives dans certaines branches (notaires) ou dans certaines entreprises à l'initiative du patron. Il est donc risible de lire qu'il n'existe aucune obligation technique de clôturer.
Nous parlons ici de la clôture en fin d'exercice. Elle est pratiquement impérative depuis longtemps pour éviter les fraudes.
D'une manière générale la procédure de clôture est prévue par les articles 921-3 et 921-4 du PCG. Elle est visée chez nous par l'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005. La clôture est donc une obligation mais c'est de plus une sorte d'obligation sociale parce qu'il y a accord universel pour admettre que c'est le seul moyen de garantir la fiabilité des comptabilités.
André 78 : citation: La plupart des obligations sur les logiciels de comptabilité viennent en effet du FISC et concernent les sociétés commerciales ; rien n'interdit aujourd'hui un syndic de tenir des comptes sous Excel (à part l'article 5 cité par JPM) et c'est le cas de très nombreux syndics bénévoles... rien n'interdit non plus de les tenir ses comptes sur des carnets et on peut noter que le même article évoque le bon vieux papier ("sans altération et sans blanc") et l'informatique ("l'intangibilité des enregistrements")...
Les obligations comptables n'ont pas une origine fiscale mais une origine commerciale. La comptabilité en partie double était connue au 14e siècle. Les marchands médiévaux suivaient des cours de comptabilité. Le fisc n'est venu qu'après. On trouve des résultats identiques pour des périodes plus anciennes.
Bref ! Faisons le point et rappelons ce qu'est la clôture en fin d'exercice qui est obligatoire.
Après l'assemblée le syndic doit en premier lieu procéder à la répartition des charges.
Il existe une clôture provisoire qui permet d'ouvrir l'exercice suivant. Elle permet aussi de continuer à passer des écritures sur l'exercice concerné. Au final les écritures de la clôture provisoire deviendront celles de la clôture définitive si les comptes sont approuvées par l'assemblée générale.
Il s'agit, pour toutes les classes sauf 6 et 7, de calculer les soldes de tous les comptes dans lesquels il n'y a pas égalité entre débit et crédit. Si les totaux d'un compte sont 2000 au débit et 3000 au crédit, le solde est 1000 au crédit. C'est ce montant qui sera reporté en à nouveau de l'exercice suivant sous le même numéro de compte.
Si la procédure de clôture n'est pas réalisée on repasse dans l'exercice suivant au même compte 2000 au débit et 3000 au crédit.
Les comptes des classes 6 et 7 sont par principe à zéro
Je passe sur les menues opérations qui s'ajoutent à l'essentiel. Par exemple l'arrêté du 14 mars 2005 impose de justifier les reports des comptes 47 ligne par ligne ! C'est absolument indispensable pour éviter un mélange des différentes catégories de dépôt effectués.
Après approbation des comptes de l'exercice précédent il convient de reporter les soldes calculés en à nouveau de l'exercice suivant.
Les comptes de l'exercice écoulé sont cadenassés.
C'est la seule voie admissible pour les syndics
Bien entendu les comptes sur carnets et vieux cahiers sont prohibés. Il est mal venu dans un forum destiné aux profanes de leur laisser miroiter les joies sauvages du désordre. C'est une incivilité que de fire cela.
Pour les comptes des bénévoles sur Excel, la seule solution opposable est le constat par huissier. Les comptes lui sont déposés. Il n' pas à se déplacer d'où des frais modestes.
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Édité par - JPM le 15 sept. 2018 15:50:11 |
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andre78fr
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Posté - 15 sept. 2018 : 16:04:24
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Posté - 15 sept. 2018 : 16:34:40
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citation: Les comptes de l'exercice écoulé sont cadenassés .. et les manants pendus par les pieds....
citation: Il faut distinguer les clôtures en cours d'exercice. On trouve fréquemment des clôtures quotidiennes. A la bourse, on indique les cours de cloture tous les jours.
citation: . La comptable clôture le soir du mardi. Elle ne pourra pas annuler le mercredi une écriture du mardi. Il s'agit là d'écritures sur des journaux en général. Elles sont impératives dans certaines branches (notaires) ou dans certaines entreprises à l'initiative du patron. Il est donc risible de lire qu'il n'existe aucune obligation technique de clôturer.
Nous parlons ici de la clôture en fin d'exercice. Euh.... oui mais en fait non pas du tout:
Article 5
Les documents comptables sont tenus sans altération et sans blanc. Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire.
Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre à la date d'arrêté des comptes.
Vous confondez deux notions, celle de la cloture annuelle, et celle de l'obligation de contrepasser une opération erronée. Rien à voir...
Personne n'a jamais fait 365 clotures au prétexte qu'il n'y a 365 jours dans l'année. |
Édité par - ribouldingue le 15 sept. 2018 16:57:37 |
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Posté - 15 sept. 2018 : 17:02:27
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Par ailleurs je note que l'opération de clôture a bien, comme je l'ai mentionné plus haut pur but selon le décret de garantir l'intangibilité des enregistrements, ou en d'autres mots qu'on ne peut plus les magouiller. |
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Posté - 15 sept. 2018 : 18:35:45
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citation: Vous pensez réellement que le comptable du syndic peut délibérément modifier une écriture d'un exercice passé et approuvé .... et clôturé ?
désolé, déjà vu et chez un grand.... cela ne veut pas dire que c'est la doctrine d'un grand mais au moins de certaines agences.... |
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Haro sur les exercices non cloturés 
