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 Extranet : qui y a vu des factures travaux ?
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Louis92
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Statut: Louis92 est déconnecté

PostĂ© - 28 juin 2017 :  12:43:30  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour Ă  tous,

Je connais plusieurs Extranets de grands et petits syndics. On y trouve dans les dépenses courantes notamment les dépenses de timbres. Même quelques fois, le timbre pour l'envoi d'une seule lettre simple (envoyée à l'employé) fait l'objet d'une ligne !

Aucun des Extranets ne fournit l'accès aux factures des travaux votés par résolution.

Donc on voit sur les Extranet des lignes de dépenses de moins de 1 € mais les dépenses de plusieurs milliers ou dizaines de milliers d'€ ne sont pas visibles. C'est tout de même une anomalie criante, non ?

Faîtes-vous le même constat ?

Cdlt. Louis92.

Édité par - Louis92 le 28 juin 2017 12:45:20

JB22
Pilier de forums

3029 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

 1 PostĂ© - 28 juin 2017 :  13:47:15  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
La loi a prévue l' obligation pour les syndics de mettre à la disposition des copropriétaires un extranet, mais aucune obligation sur le contenu.

rambouillet
Pilier de forums

14158 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 2 PostĂ© - 28 juin 2017 :  15:51:22  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
eh oui, on attend toujours le décret.

Perso, je n'ai pas encore vu les factures accessibles ni en tant que copro, ni en tant que membre du CS. Par contre un relevé détaillé des dépenses, OUI.

Par contre Louis, je ne comprends pas : vous dites voir des dépenses de moins de 1€, mais pas des milliers, je ne vois pas comment cela est possible ?...

Louis92
Contributeur vétéran

France
2457 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 PostĂ© - 28 juin 2017 :  16:08:33  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
J'ai oublié de préciser que je parle de la visibilité donnée aux membres du CS sur l'Extranet.

rambouillet
citation:
vous dites voir des dépenses de moins de 1€, mais pas des milliers,
je vois des dépenses de moins de 1€ et des dépenses de milliers d'€ s'il s'agit de dépenses courantes (financées par le budget), mais je ne vois pas les factures des travaux votés par résolution.
citation:
je ne vois pas comment cela est possible ?
J'ai une explication perso que je ne peux justifier : beaucoup de syndics aiment dire que les copropriétaires ne s'intéressent pas aux comptes des travaux votés par résolution. Je suppose que les syndics n'ont pas fait de forcing auprès des fournisseurs de logiciel pour avoir une rubrique "Travaux art 14.2" à côté de la rubrique "Dépenses courantes". Rubrique peu coûteuse : juste quelques lignes et quelques pdf.

Pas besoin de décret pour considérer que les factures des travaux votés par résolution ont plus d'importance pour un CS que les petites dépenses courantes ! Même si leur bon à payer est demandé par courriel au CS.

Pour info, l'Extranet d'un des syndics (un petit) donne toutes les écritures des comptes des copropriétaires débiteurs (même de 0,01 €). Sans décret, ces comptes sont utiles à la mission des CS.

Cdlt. Louis92.

Édité par - Louis92 le 28 juin 2017 16:16:51

andre78fr
Contributeur vétéran

France
2110 message(s)
Statut: andre78fr est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 PostĂ© - 28 juin 2017 :  16:23:10  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Dans l'extranet que j'ai mis en place, on trouve les fichiers plan comptable, budgets et écritures ; il est possible d'associer une pièce numérisée (scan / facture) à toute ligne d'écriture et en général je préconise de ne pas s'embêter pour la moindre petite facture mais justement de mettre les contrats et les dépenses importantes.

Les membres du Conseil Syndical ont un accès différencié et eux peuvent consulter le grand livre et tous les comptes (fournisseurs, copropriétaires...) mais un simple copropriétaire ne peut consulter et vérifier que les comptes de type charges et les écritures organisées par clé.

Les curieux peuvent regarder ici : http://10000.valcompta.com
Il n'y a que deux exemples de factures scannées je crois mais bon ça illustre le principe !

Édité par - andre78fr le 28 juin 2017 16:37:05

Franck1966
Contributeur vétéran



France
1097 message(s)
Statut: Franck1966 est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 PostĂ© - 28 juin 2017 :  21:07:09  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
ayant accès à plusieurs syndics sur extranet, 3 sur 5 donnent accès à toutes les factures de l'année.
J'ai même obtenu de Fon... qu'ils nous envoient (aux membres du CS, et pour la verif des comptes) l'intégralité des factures sous format d'un fichier pdf avec le récap comme lors d'un contrôle chez le syndic.
Je l'ai du coup demandé à un autre syndic (local) pour un futur contrôle, j'attends le fichier ...
Signature de Franck1966 
Franck V

Louis92
Contributeur vétéran

France
2457 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 PostĂ© - 29 juin 2017 :  08:02:48  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Franck1966
citation:
accès à toutes les factures de l'année.
MĂŞme celles des travaux article 14.2 (objet de ce fil) ? mĂŞme via l'Extranet de Fon... ?
Cdlt. Louis92.

Édité par - Louis92 le 29 juin 2017 08:39:49

ribouldingue
Pilier de forums



15232 message(s)
Statut: ribouldingue est connecté

Revenir en haut de la page 7 PostĂ© - 29 juin 2017 :  08:23:53  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Mon expérience: 3 sydnicats, résultat 0 communique les factures.

Sunbird
Contributeur vétéran

2073 message(s)
Statut: Sunbird est déconnecté

Revenir en haut de la page 8 PostĂ© - 29 juin 2017 :  12:56:30  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
J'ai des syndics qui mettent toutes les factures sur l'extranet.
J'ai également les relevés de compte, les rapprochements bancaires, la position de compte de chaque copropriétaire, et l'historique des paiements des copropriétaires...

Au 10 du trimestre, je jette un coup d’œil sur les appels de charge, et avec le syndic on voit qui on relance, qui on met en demeure et plus.
Les demande de devis, les devis sont Ă©galement en ligne, les mails/courriers concernant le SDC etc...

Après j'ai d'autres syndics, ou l'extranet est vide.

Maintenant dans le contrat type FNAIM, il est clairement indiqué ce qui est mis sur l'extranet. AU CS de faire respecter le contrat.

Je parle de l'accès CS.

JB22
Pilier de forums

3029 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 9 PostĂ© - 29 juin 2017 :  13:04:56  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Dans l' état actuel de la législation, les syndics n' ont aucune obligation de mettre telle ou telle information à disposition des copropriétaires ou du C..S.

Seul le contrat de syndic peut définir ces obligations.

chenkak
Contributeur actif

462 message(s)
Statut: chenkak est déconnecté

Revenir en haut de la page 10 PostĂ© - 29 juin 2017 :  13:26:53  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Oui, il y a encore ce gros effort à faire : obliger les syndics à scanner systématiquement toutes les factures dès leur arrivée. Cela faciliterait et améliorerait énormément la transparence et les relations entre syndic et conseil syndical.

Sunbird
Contributeur vétéran

2073 message(s)
Statut: Sunbird est déconnecté

Revenir en haut de la page 11 PostĂ© - 29 juin 2017 :  15:58:05  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par chenkak

Oui, il y a encore ce gros effort à faire : obliger les syndics à scanner systématiquement toutes les factures dès leur arrivée. Cela faciliterait et améliorerait énormément la transparence et les relations entre syndic et conseil syndical.


Il n'y a pas besoin d'attendre 2015 et l'extranet pour demander ua syndic de le faire. Cela fait des années que les syndics avec qui je suis en relation, communique sur demande par mail l'ensemble des documents demandés par le CS. A la limite l'extranet est un gain de temps pour tous et surtout pour le syndic qui une fois le travail fait ne perd pas du temps à répondre à des demandes.

Franck1966
Contributeur vétéran



France
1097 message(s)
Statut: Franck1966 est déconnecté

Revenir en haut de la page 12 PostĂ© - 01 juil. 2017 :  07:55:57  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Louis92 : "MĂŞme celles des travaux article 14.2 (objet de ce fil) ? mĂŞme via l'Extranet de Fon... ?"
Toutes les factures sont gérées ensemble, y compris les travaux en cours, auquel cas les acomptes sont précisés.
Signature de Franck1966 
Franck V

Louis92
Contributeur vétéran

France
2457 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 PostĂ© - 01 juil. 2017 :  11:17:41  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Merci Franck1966 ! des factures travaux sur Extranet, ça existe !

Pouvez-mon me passer par MP le nom du syndic et celui du logiciel d'Extranet ?

... de sorte que je puisse réagir plus fort auprès des syndics que je fréquente.

Cdlt. Louis92.

PS : un doute me taraude, ces travaux sont bien gérés sur des comptes 67xxx et pas sur des comptes 6xxx de dépenses courantes ?

JB22
Pilier de forums

3029 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 PostĂ© - 01 juil. 2017 :  11:39:11  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Je confirme, actuellement les syndics n' ont aucune obligation de mettre tel ou tel document sur l' extranet.

Les copropriétaires ne peuvent donc rien exigé qui ne soit prévu dans le contrat de syndic.

A partir du moment ou le syndicat dispose d' un extranet tout document tel que factures peut être publié, cela n' a rien à voir avec le syndic et le logiciel utilisé.

Les travaux doivent être comptabilisés en :
671xxx Travaux décidés par l' assemblée générale
ou
672xxx Travaux urgents

Louis92
Contributeur vétéran

France
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Revenir en haut de la page 15 PostĂ© - 01 juil. 2017 :  11:59:07  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
JB22
citation:
A partir du moment ou le syndicat dispose d' un extranet tout document tel que factures peut être publié, cela n' a rien à voir avec le syndic et le logiciel utilisé
Cela a à voir au moins pour les Extranets que je connais car les lignes de dépenses viennent automatiquement de la compta donc les dépenses travaux 67 ne doivent pas sortir sous la rubrique "dépenses courantes" mais sur une rubrique "travaux 67" laquelle n'est pas offerte sur les Extranets que je connais.

Cdlt. Louis92.


andre78fr
Contributeur vétéran

France
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Revenir en haut de la page 16 PostĂ© - 01 juil. 2017 :  12:33:10  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Un extranet qui présente les comptes, le détail des charges avec d'éventuel documents numérisés associés, n'a aucune raison de se limiter aux dépenses courantes alors même que les travaux sont souvent conséquents et peuvent dans certains cas dépasser largement le budget d'une année...

Il existe des tas de moyens pour partager et mettre des documents à disposition ; un Google Drive ou équivalent permet de mettre en ligne et de diffuser ce qu'on veut mais l'intérêt de l'extranet c'est d'offrir une interface et des écrans adaptés à la vie de la copropriété mais là encore, le décret qui devait préciser le contenu minimum n'a pas été publié et c'est lamentable...

Franck1966
Contributeur vétéran



France
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Revenir en haut de la page 17 PostĂ© - 04 juil. 2017 :  08:43:31  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Les Factures mises Ă  disposition sur extranet n'ont pas d'imputation comptable, seulement les factures donc pas de compte 6xxx ou 67xxxx.
Pour les vérifications des comptes, le syndic fait un pdf de toutes les factures de l'année et nous les renvoie pour contrôle
Signature de Franck1966 
Franck V

Louis92
Contributeur vétéran

France
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Revenir en haut de la page 18 PostĂ© - 04 juil. 2017 :  09:36:53  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
OK, Franck1966, les Extranets dont vous parlez sont indépendants de la compta. C'est une mise en oeuvre a minima d'Extranet. Sans doute provisoire car peu efficace : deux états à gérer avec un pour soumettre les factures au CS (sans imputations lesquelles restent à vérifier par ailleurs) et l'autre, les comptes 6 de la compta. Donc un facture peut manquer ou exister d'un côté et exister ou manquer de l'autre ...

Les Extranets que je connais reflètent la compta tout en donnant accès au pdf des factures .... sauf celles des travaux art.14.2 des comptes 67xx.

Cdlt. Louis92.
 
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