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Potus
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 Posté - 13 sept. 2015 : 15:33:06
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Bonjour,
Existe-t-il un délai ou une "tolérance" pour enregistrer une facture dans les comptes de l'année N après la fin de l'exercice?
Exemple :
Exercice du 01 janvier au 31 décembre de 2014, (N)
Prestation effectuée ou produit livré au 15 décembre 2014.
Facture parvenue le 15 février 2015, (donc N+1).
C'est typiquement le cas à Paris pour les facture d'eau qui sont émises 3 mois après le relevé...
Doit-on ou peut-on régler cette facture sur l'exercice 2014 ou doit-elle être enregistrée au compte 408 en Facture Non Parvenue?
Si l'AG devant valider les comptes se tient en juin, donc N+1, peut-on gérer toutes les FNP ainsi?
Quel délai serait acceptable?
Merci.
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 13 sept. 2015 : 15:51:47
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En réalité, votre question ne se pose pas vraiment. Dans votre exemple citation: Exercice du 01 janvier au 31 décembre de 2014, (N)
Prestation effectuée ou produit livré au 15 décembre 2014. La prestation doit figurer dans les charges de 2014 ainsi que celles effectuées jusqu'au 31/12/14 même si la facture n'est pas encore reçue peu avant l'envoi de la convocation. Le montant de la prestation peut être connu (devis) ou estimée par rapport à une prestation similaire du passé et ne pas être encore payé au dernier jour de l'exercice : voyez art. 3 de http://www.legifrance.gouv.fr/affic...00006051416.
Ce qui importe est que les charges soient les plus proches possibles de la réalité des prestations fournies pendant l'exercice, le paiement et les factures peuvent être en retard par rapport à cette réalité, peu importe le retard. Si un prestataire retarde trop à envoyer sa facture, le CS doit le faire relancer par le syndic.
Cdlt. Louis92. |
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JPM
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Posté - 13 sept. 2015 : 17:09:13
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Elle doit être engagée, donc passée en FNP pour son montant exact s'il est connu à la du traitement des écritures, ou pour une estimation à défaut.
Le paiement sera fait en 2015 bien entendu et enregistré à sa date.
Pour les factures d'eau ? Vous parlez des relevés de compteurs divisionnaires pour la répartition entre les copropriétaires ?
Dans bon nombre de cas les relevés sont communiqués au syndic sous huitaine.
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Potus
Contributeur actif
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3
Posté - 14 sept. 2015 : 11:03:19
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citation: Initialement posté par JPM
Elle doit être engagée, donc passée en FNP pour son montant exact s'il est connu à la du traitement des écritures, ou pour une estimation à défaut.
Le paiement sera fait en 2015 bien entendu et enregistré à sa date.
Pour les factures d'eau ? Vous parlez des relevés de compteurs divisionnaires pour la répartition entre les copropriétaires ?
Dans bon nombre de cas les relevés sont communiqués au syndic sous huitaine.
J'ai écris un peu vite : les relevés et factures d'eau sont "à cheval" sur N et N+1. L'année comptable pour ce fournisseur court du 1 novembre de l'année N-1 au 31 octobre de l'année N.
De fait, la dernière facture émise correspond pour partie à l'exercice N. Elle est établie en février de l'année qui suit l'exercice comptable de la copropriété.
Ce décalage se retrouve tous les ans.
Je retiens donc que cette dernière facture est inscrite en FNP 408.
Merci de vos remarques. |
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Silverpro
Nouveau Membre
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 Posté - 15 sept. 2015 : 10:23:28
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Selon le principe d’indépendance des exercices (que les syndics se doivent maintenant de respecter) une dépense doit figurer dans son année d'engagement, quelque soit la date du paiement. En ce qui concerne les facturations périodiques (eau, gaz, électricité, tél, etc) il est couramment admis de comptabiliser les factures de l’année, l'important étant d'enregistrer le même nombre de factures tous les ans (2 factures d'eau, 6 factures de tél par ex-ample). Les montants facturés variant peu, inutile de mettre sur pied une usine à gaz pour quelques euros. Il en va de même pour les facturations annuelles (contrats de maintenance, assurance, taxe de balayage, etc). |
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Posté - 15 sept. 2015 : 11:06:12
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OUi, mais ce sont des principes comptables auxquels il convient d'ajouter les dépenses individuelles des copropriétaires qui elles doivent être réelles et sincères, en particulier en terme de comptage d'eau.
Contrairement à l'entreprise ou la comptabilité a un but secondaire fiscal et primaire de comparaison entre exercices, en copropriété,; il y a aussi la refacturation a l'euro près des dépenses individuelles (consommation d'eau) qui elles ne peuvent pas se faire de manière moyennée (il faut qu'on ait a peu prés...., malheureusement i faut qu'on ait exactement!) car il y a toujours le risque du changement de copropriétaire, meme si théoriquement c'est peu importe pour le comptable qui ne connait lui que le numéro de lot, et non pas monsieur Dupont.
En revanche, c'est parfaitement vrai pour l'électricité des parties communes, les dépenses d'achats d'ampoules ou de produits de nettoyage, etc... |
Édité par - ribouldingue le 15 sept. 2015 11:08:04 |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 15 sept. 2015 : 12:12:11
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Ah ! il s'agit de l'eau ! Il faut que l'écart entre :
- la consommation résultant des relevés des compteurs divisionnaires de chacun (qui peut être sur 10 mois),
- la consommation facturée par le distributeur (qui peut être sur 13 mois),
se rapporte à (à peu près) la même période. A défaut, dans l'exemple à 10 et à 13 mois, l'écart porterait sur l'écart réel sur 10 mois + un écart artificiel de 3 mois, ces 3 mois seraient payés aux tantièmes généraux pour ceux qui sont résidents pour l'exercice concerné et ces 3 mois seraient à rembourser lors de l'exercice suivant (pas les mêmes résidents).
Il serait déraisonnable de faire un prorata sur les consommations de chacun (c'est déjà de l'épicerie). Le prorata est donc à faire sur les factures du distributeur d'eau. Dans l'exemple, mettre 10/13ème en charges de l'exercice et 3/13ème en charges payées d'avance (compte 486). S'il y a moins de mois (10) facturés par le distributeur que de mois de consommation relevées (13), mettre 13/13èmes en charges (les résidents paieront l'eau consommée) et mettre le surplus de 3/13èmes par rapport aux factures en produits perçus d'avance (compte 487), ces 3/13 servant à financer les 3 mois d'eau que le distributeur va finir par facturer.
Pour 15 jours d'écart sur les périodes, ce processus ne vaut pas le coup, évidemment.
Cdlt. Louis92.
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JPM
Modérateur
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Posté - 16 sept. 2015 : 11:02:02
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Les relevés de consommation d'eau doivent au minimum semestriels, au mieux trimestriels. Ils doivent être transmis sans délai au syndic.
Celui doit prévoir l'adéquation avec la clôture de l'exercice.
Les bailleurs peuvent engager la responsabilité du syndicat quand les dispositions nécessaires à l'établissement des comptes de charges locatives n'ont pas été prises.
Plus généralement le syndicat a l'obligation de fournir aux copropriétaires tous les éléments nécessaires à l'exploitation d'un lot conforme à la destination de l'immeuble et aux clauses du règlement de copropriété.
Je le rappelle car c'est la doctrine contraire qui prévaut chez les gens qui croient savoir.
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Gédehem
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Posté - 16 sept. 2015 : 11:47:40
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La question se pose de la même façon pour la répartition individualisée du chauffage et de l'ECS collectifs, les relevés devant coïncider avec des dates de l'exercice comptable.
Tout prestataire est à même de répondre à la demande du syndic.
Encore faut-il qu'il le demande, ce que doit vérifier le CS. |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 16 sept. 2015 : 16:36:01
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Je ne sais pas si je fais partie des citation: gens qui croient savoir. mais mon message 6 répond à la question "comment on fait quand la réalité ne correspond pas à l'idéal (dates et périodes trop éloignées de celles de l'exercice) ?citation: Tout prestataire est à même de répondre à la demande du syndic. En pratique :
- les dates de venue du prestataire "releveur des compteurs divisionnaires" se promènent sur 1 mois facilement d'une année sur l'autre (et plus quand il a oublié et que le CS le signale),
- la date de venue peut être proposée pendant des vacances scolaires (pour des compteurs sans télérelevé),
- en résidences secondaires, les relevés doivent être faits à des périodes où les gens sont présents (février en montagne) d'où décalage avec la fin de l'exercice laquelle est liée aux dates réalistes de tenue de l'AG),
- le distributeur d'eau a des ratés aussi :- il m'est arrivé d'envoyer l'index du compteur général pour un compteur avec télérelevé,
- un post récent a montré des factures basées sur des estimations pendant de multiples années,
Nous vivons dans un monde où personne n'a plus le temps de faire ce qu'il a à faire. Changer de syndic ou de prestataire ne change rien, il faut s'organiser pour pallier aux ratés ... tout en gardant en tête le mode de fonctionnement réglementaire.
Cdlt. Louis92.
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Enregistrer une facture après lafin de l'exercice? 
