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andre78fr
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 Posté - 23 nov. 2012 : 07:32:00
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Effectivement, la discussion montre à quel point la question est loin d'être claire et tranchée plus de 7 ans après les fameux décrets et arrêtés de 2005...
En tant qu'éditeur d'un logiciel "mineur", je vous présente comment j'ai abordé le problème :
Afin d'éditer une annexe 1 après répartition, le traitement de clôture se fait par défaut à la date de fin d'exercice ; arrêté des comptes et répartition sont faits simultanément, on solde les comptes 6 et 7, on calcule le résultat par clé et on le réparti sur les comptes 450 des copropriétaires selon les tantièmes à la date du traitement (ce point est important puisque in fine c'est les propriétaires à la date de l'approbation qui seront concernés).
Cette clôture est cependant dans un statut particulier puisque les comptes ne sont pas approuvés et on dispose donc d'un bouton pour annuler et supprimer ces écritures "provisoires".
On peut alors choisir une date qui correspond à la date de l'assemblée et donc de l'exigibilité et relancer le traitement ; à ce moment on utilise un compte 470 pour solder les comptes 6 et 7 à date de clôture (31/12/20xx) et ce compte est soldé par la répartition sur chaque copropriétaire à la date de l'approbation. Ce traitement réalisé au moment de l'AG concernera bien les copropriétaires à cette date.
J'assume donc le fait que le résultat de l'exercice soit en attente dans un compte 470 entre la date de clôture comptable où les comptes de gestion sont soldés et la date de l'AG où la répartition est effective.
Ce système me semble plus simple et plus pratique que des sous-comptes 451.
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JPM
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 Posté - 23 nov. 2012 : 11:19:03
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Universimmo écrit : citation: je ne vois pas comment on pourrait porter "le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes" au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes avec date comptable de la fin d'exercice si le copropriétaire vient de le devenir la veille de l'assemblée !
L'article 6-2 du décret de 1967 est ainsi rédigé:
citation: A l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot :
1° Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ;
2° Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité ;
3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes.
Pour le 3° peu importe que l'assemblée ait eu lieu le 15 mai ! les soldes apparaîtront sur le compte de Dupont qui aura acheté le 6 mai avec notification reçue par le syndic le 11 mai.
Cette difficulté devrait être mieux prise en compte par les notaires qui ont adopté au contraire une solution radicale d'arrêté des comptes à la date de la signature assortie d'un prorata sur la provision du trimestre en cours. Cette solution n'est pas conforme à l'esprit du texte. Je suis bien placé pour le savoir 
Sur le message d'André 78
Il ne s'agit pas de savoir si une solution est plus pratique, mais de savoir si elle est conforme à la loi et aux règlements.
Dans ce cas précis, et contrairement à ce qu'il affirme, les textes sont clairs, précis et cohérents entre eux. L'annexe 1 doit être établie après répartition effective des charges et produits, courants ou exceptionnels. Point c'est tout ! Il n'y a rien à cogiter.
Les prestataires de services doivent mettre à disposition de leurs clients ADB les moyens nécessaires. Il s'agit d'une obligation légale absolue car un logiciel professionnel commercialisé doit permettre de respecter le cadre légal de l'activité exercée par le client.
Il y a actuellement quelques litiges en cours qui auront certainement une issue amiable. Ils ont trouvé leur origine dans le refrain fréquent des syndics : mon logiciel ne le fait pas. Dans ce cas pas d'autre solution que de monter jusqu'au prestataire de service qui n'est pas toujours à l'aise pour répondre.
Compte tenu de l'audience d'Universimmo et du souci qui nous est commun d'aboutir à une information objective et fiable du public, il serait souhaitable de présenter en fin de ce sujet une solution claire en trois lignes.
Pour en finir avec mon observation : que faire quand l'assemblée approuve les comptes de charges en décidant qu'une facture répartie en charges bt B doit être répartie en charges chauffage ?
Le logiciel doit permettre :
1 d'annuler la répartition pro-forma
2 de passer les écritures rectificatives
3 de sortir et éditer la nouvelle répartition.
Travail facile pour un logiciel. La seule interrogation concerne la procédure d'annulation : le caractère pro forma permet-il l'effacement des écritures ? Faut-il au contraire admettre que l'annulation ne peut résultat que du passage systématique d'une écriture inverse ?
La seconde solution est certainement la plus conforme aux règles générales de la comptabilité. Elle risque d'entraîner l'apparition de l'annulation sur les comptes des copropriétaires. On peut prétendre que c'est souhaitable dès lors que ce serait une preuve de l'exécution de la décision de l'assemblée. On peut au contraire demander au logiciel de ne faire apparaître dans le compte définitif que la répartition rectifiée.
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andre78fr
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Posté - 23 nov. 2012 : 12:45:37
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Les textes ne sont pas si clairs que vous le dites, notamment parce qu'il faut à la fois présenter une annexe après répartition au dernier jour de l'exercice et que "une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre à la date d’arrêté des comptes." (article 5 de l'arrêté du 14 mars). Il y a là une contradiction avec votre formule du "pro forma" ou des écritures provisoires qu'on ne devrait pas pouvoir annuler ou supprimer, ni même contrepasser...
L'exigibilité n'intervient qu'à la date de l'AG (et parfois une ou plusieurs années plus tard) et au profit des copropriétaires au moment de l'approbation qui ne sont pas forcément les mêmes que ceux du 31/12.
"Travail facile pour un logiciel" si vous le dites !
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mespres
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Posté - 23 nov. 2012 : 13:39:31
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face à un décret aussi mal écrit, il ne faut s'étonner que les syndics fassent a peu près n'importe quoi, les logiciels avec.
Ce que j'écris est démontré de la longueur du fil : des UInautes très compétents (merci pour leurs contributions) n'arrivent pas à se mettre d'accord.
Le décret comptable version n°2, c'est pour quand ?
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JPM
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Posté - 23 nov. 2012 : 14:02:16
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Il n'existe aucun contradiction !
La clôture est bien mise en oeuvre à la date de clôture.
Les règles du statut de la copropriété permettent de déterminer le délai pendant lequel il est permis de passer des écritures.
Pour un exercice = année civile, la date de clôture est le 31/12/N
A compter du 01/01/N+1 il est interdit de passer en N des écritures portant sur des mouvements effectués en N +1 par exemple des remises de chèques ou des paiements ou des factures datées N + 1.
Il est permis, pendant les mois de janvier N + 1 (et éventuellement de février ou mars), de passer en N des écritures concernant des opérations attachées à l'exercice N, des régularisations diverses, des factures non parvenues etc...
A la suite de toute cela on établit les comptes de charges et produits, on les répartit, on établit les annexes et on convoque l'assemblée.
L'assemblée approuve les comptes ? OK C'est bouclé Les comptes sont figés par l'approbation. On peut faire la clôture définitive.
L'assemblée approuve les comptes mais décide la modification de répartition évoquée plus haut. Cette décision implique fatalement sa mise en oeuvre par le syndic et la prolongation du délai pendant lequel le syndic peut passer des écritures.
Alors c'est le contrôle par le CS de l'exécution de la modification qui va figer les comptes et permettre, - en fait exiger -, la clôture définitive qui sera bien faite au 31/12/N.
Les règles comptables sont strictes mais ne peuvent ignorer l'objet de la tenue de la comptabilité et le mode de fonctionnement de l'entité comptable.
Ici encore les dispositions du régime comptable des syndicats sont reltivement satisfaisantes.
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JPM
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Posté - 23 nov. 2012 : 14:04:52
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Rassurez vous, Mespres, l'accord est pour bientôt.
On s'en sortira sans Juppe.
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andre78fr
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Posté - 23 nov. 2012 : 15:20:01
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Juste que les écritures (définitives) de répartition ne peuvent pas être passées à la date de la clôture puisqu'elles ne deviennent opposables et exigibles qu'après approbation.
De plus elles peuvent concerner des copropriétaires arrivés après la date de clôture et donc des comptes qui n'existaient même pas à cette date.
Enfin vous continuez à ignorer le cas de figure où, ne vous déplaise, les comptes ne sont pas du tout approuvés, peut importe la raison.
J'ai vu un progiciel (célèbre) qui faisait l'ensemble des traitements de clôture (y compris le solde des comptes 6 et 7) non pas à la date de fin d'exercice mais à la date de l'AG et de l'approbation...
Relativement satisfaisant en effet.
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JPM
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Posté - 23 nov. 2012 : 16:01:21
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Édition à cause d'un enregistrement prématuré
Problème de langue maintenant 
Dupont comptable utilise sa journée du 10 février 2012 à passer les dernières écritures de l'exercice 2011 : des écritures d'OD datées toutes du 31 décembre 2011.
Cela s'appelle " arrêter les écritures de clôture au 31 décembre 2011" .
Si l'assemblée n'approuve pas les comptes ? Tout dépend de la motivation, de l'environnement et du QI moyen des copropriétaires.
Dans certains cas le syndic, pro ou non, a massacré la comptabilité.
Dans d'autres cas, l'assemblée rejette les comptes parce que les copropriétaires ne sont pas contents de la gestion, sans pour autant pouvoir justifier le rejet des comptes.
Entre les deux il y a des situations intermédiaires.
On ne clôture rien ; on se débrouille comme on peut.
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Édité par - JPM le 23 nov. 2012 16:14:00 |
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andre78fr
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Posté - 23 nov. 2012 : 16:32:29
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Nan mais sérieusement, vous faites semblant ou vous ne comprenez réellement pas la question de la date de l'approbation et de l'exigibilité ?
Dans votre raisonnement il n'y aucune écritures à la date de l'AG ??? |
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JPM
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Posté - 23 nov. 2012 : 17:05:21
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Si les comptes sont approuvés sont réserve, il n'y a aucune écriture à la date de l'assemblée. Tout été passé. Il suffit d'imprimer.
La décision d'approbation des comptes
- convertit les dépenses en charges
- convertit le projet pro forma en répartition définitive
- rend exigibles les quotes-parts d'insuffisance ou d'excédent
Si l'assemblée a décidé une ou plusieurs modifications il y a fatalement les écritures de rectifications.
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Posté - 24 nov. 2012 : 11:23:30
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citation: Initialement posté par JPM
Si les comptes sont approuvés sont réserve, il n'y a aucune écriture à la date de l'assemblée. Tout été passé. Il suffit d'imprimer.
La décision d'approbation des comptes
- convertit les dépenses en charges
- convertit le projet pro forma en répartition définitive
- rend exigibles les quotes-parts d'insuffisance ou d'excédent
Si l'assemblée a décidé une ou plusieurs modifications il y a fatalement les écritures de rectifications.
Et donc on se retrouve avec des écritures de régul de charges dans les comptes de copropriétaires qui ont persu leur qualité de copropriétaire entre la date à laquelle on génère les écritures au 31/12 pour éditer les états (par exemple : cas d'un immeuble à exercice civil) et l'assemblée ? Ensuite il faut aller à la pêche sur ces vendeurs et leur passer une OD du vendeur à l'acquéreur ? à quelle date ? au 31/12 alors que l'acquéreur n'est pas encore en place ?
En réalité, il y a là un dilemme bien connu des théoriciens (théologiens ?) de la comptabilité : la confusion entre date comptable et date de valeur. Certains systèmes comptables ont cette double notion de date, mais c'est dangereux et mieux vaut ne pas les mettre entre toutes les mains. La date comptable doit en réalité être toujours celle de l'évènement générateur. Par exemple, une facture datée du 15 janvier pour le 4ème trimestre d'une prestation sous contrat doit être comptabilisée au 15 janvier et il doit être ensuite être enregistré à la clôture qui va intervenir le 15 février une écriture de comptabilisation de la charge par factures non parvenues au 31/12. Si la facture émise par le fournisseur est datée du 31 décembre, elle doit quand même être comptabilisée à sa date d'émission ou par approximation à sa date de réception, c'est à dire le 15 janvier. L'évènement générateur est l'émission de la facture qui précède de très près son envoi...
Or l’évènement générateur de la régularisation des charges, c'est l'approbation des comptes, ce n'est pas contestable.
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Édité par - rédaction Universimmo le 24 nov. 2012 11:28:26 |
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JPM
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Posté - 24 nov. 2012 : 14:48:09
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Une petite histoire pour commencer : Dupont vend son lot en octobre 2008
L'état daté fait apparaître :
- que l'assemblée tenue en 2007 a voté des travaux pour 70 000 € dont la quote-part incombant à Dupont était 6000 €, payables en quatre provisions de 1500 € chacune
- que Dupont a réglé les trois premières mais pas la dernière et reste donc débiteur à ce titre de 1500 €
La vente est notifiée au syndic le 20 Octobre 2008 sans paiement de la somme due.
Le syndic fait opposition puis assigne pour obtenir le paiement.
Une assemblée a lieu le 3 mars 2009 et approuve les comptes du chantier achevé début décembre 2008 pour un montant final inférieur à la prévision soit pour le lot vendu 5200 € au lieu de 6000 €
Les comptes 2008 approuvés sont diffusés avec l'appel trimestriel d'avril 2009. Ils comportent la restitution à l'acquéreur du trop perçu de 800 € conformément à l'article 6-2 du décret.
L'affaire est plaidée courant avril 2009. Dupont demande au tribunal de réduire la condamnation à 700 € pour tenir compte de la réduction du coût du chantier au titre du lot vendu.
Le tribunal condamne Dupont au paiement des 1500 € réclamés en faisant justement valoir
1 - qu'à la date de la demande cette somme était bien due
2 - que le syndic s'est conformé à la loi en restituant le solde créditeur à l'acquéreur propriétaire à la date de l'approbation des comptes
3 - que le fait nouveau de cette approbation ne pouvait être invoqué par le vendeur
Pleine approbation de la Cour de cassation
Dans la réalité vous trouverez cette approbation dans un arrêt plus ancien mais nullement obsolète : Cass 7 juillet 2005 2 e chambre 03-13692 in Loyers et copropriété octobre 2005 n° 191 et la note Guy Vigneron qui écrit justement citation: Qu'ultérieurement le coût réel des travaux se soit avéré inférieur à celui ayant motivé l'opposition ne pouvait avoir aucune influence sur les effets de cette dernière.
Le trop-perçu devant revenir à celui copropriétaire à la date de l'apurement des comptes, il appartient seulement au vendeur et à son acquéreur de régler dans leurs conventions la personne devant bénéficier du solde disponible.
On ne peut qu'approuver la note sauf à préciser qu'on parle plus précisément maintenant de l'approbation des comptes plutôt que de l'apurement des comptes. Pour les spécialistes l'approbation vaut bien apurement mais les profanes peuvent songer à la clôture qui résulte de l'apurement mais ne le génère pas.
Dans l'affaire traitée par la Cour de cassation il y a eu un arrêt d'appel très précis qui a été un peu loin en condamnant le vendeur à une amende civile. (à noter que la publication de l'arrêt mentionne 3e chambre ??)
Bref : dans la pratique depuis le décret de 2004 et après quelques errements la solution est appliquée par les notaires : le solde de l'exercice est à la charge ou au profit de l'acquéreur.
Dans le fascicule 107-14 du jurisclasseur copropriété n° 40 et 41 (mise à jour 2008) Me Jacques Lafond raconte l'histoire de cette réforme. J'en suis de près la mise en oeuvre pour y avoir contribué comme il a eu la bienveillance de l'indiquer. C'est Me Lafond qui a contribué à sa mise en place avec le commentaire de l'étude qu'il avait inséré dans les mises à jour précédentes du Jurisclasseur.
Il n'y a aucune confusion entre date comptable et date de valeur dans tout cela. Simplement le souci de supprimer la pratique critiquable du compte prorata temporis, de le remplacer par un mécanisme couperet à l'égard du syndicat et de supprimer les comptes entre vendeur et acquéreur qui s'éternisaient sur des mois voire des années.
Il suffit aux notaires d'adoucir l'effet couperet et d'insérer les stipulations commandées par certaines situations (travaux et procès en cours notamment. Ils ne remplissent pas correctement cette mission.
Voyez aussi la Recommandation n° 24 de décembre 2004 qui prohibe pour l'avenir les comptes d'attente vendeur.
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Posté - 24 nov. 2012 : 15:48:52
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Mais quel rapport avec la date comptable des écritures de répartition/régularisation ? et du moment de leur inscription dans les comptes ?
Et depuis quand les notaires sont des références en matière de comptabilité ? |
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JPM
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Posté - 24 nov. 2012 : 18:13:45
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Ici comme dans bien d'autres cas, c'est le droit qui prime.
La comptabilité ne peut que concevoir l'image des effets de la mise en oeuvre d'une règle de droit, la présenter et la reproduire s'il y a lieu.
On a donc les éléments suivants :
Le modèle de l'annexe 1 précise que l'état financier est établi après répartition.
L'art. 8 du décret du 14 mars 2005 précise que les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires ..."
L'arrêté précise en outre qu'à l'arrêté des comptes le compte 450 est débité ou crédité de l'excédent ou de l'insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701.
L'article 6-2 du décret de 1967 dispose :
A l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot :
1° Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ;
2° Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité ;
3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes.
Présentement, ces règles sont globalement assez bien respectées et correctement traduites dans les comptabilités syndicales.
Une exception assez notable : nombreux sont les syndics qui présentent des annexes 1 qui ne sont pas établies avant répartition effective. C'est le sujet traité dans ce post.
Comme indiqué plus haut le texte applicable précise qu'à l'arrêté des comptes le compte 450 est débité ou crédité de l'excédent ou de l'insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701
Il en résulte fatalement que dans l'annexe 1 adressée avec la convocation les insuffisances ou excédents doivent être inclus dans les comptes 450 des copropriétaires. Le texte ne permet pas de les faire apparaître globalement dans d'autres comptes et a fortiori dans une ligne orpheline sans numéro de compte.
Comme ils sont bien au chaud dans les 450, il n'est pas nécessaire de les en déloger si l'assemblée approuve les comptes. Il suffit de les imprimer.
Ces écritures de clôture sont bien entendu datées du 31 décembre sauf autre date de clôture.
Si on doit corriger les comptes par décision de l'assemblée, les écritures seront également datées du 31 décembre. Il ne peut s'agir que d'OD.
C'est ce que je souhaite rappeler vigoureusement.
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Posté - 25 nov. 2012 : 14:31:31
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Désolés mais cela contredit l'orthodoxie comptable et nous devons maintenir notre position : la date comptable (contrairement à une date de valeur dont la définition n'a jamais été claire) doit être celle de l'évènement générateur ; or l’évènement générateur de la régularisation des charges, c'est l'approbation des comptes. Vous n'avez d'ailleurs pas répondu à cet aspect.
Nous allons donc nous arrêter sur un constat de désaccord.  |
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JPM
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Posté - 25 nov. 2012 : 18:03:20
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JPM
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Posté - 01 déc. 2012 : 11:55:32
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Sur un message direct de Insard : Merci JPM, mais vous n'expliquez pas pourquoi la date de valeur est sans intérêt dans la discussion
Primo : pourquoi ne pas passer par le forum ?
Secundo il y a deux définition pour la date de valeur :
Pour un compte rémunéré, c'est la date à partir de laquelle une somme créditée au compte porte intérêt lors d'un encaissement. (et inversement pour une somme débitée)
Pour un compte à vue, c'est la date à partir de laquelle une somme créditée en compte est disponible.
Aucune de ces deux situations n'existe dans le cas de l'approbation des comptes.
Quant à la date comptable c'est plus clairement la date d'enregistrement. Il y a des règles pour cela la date d'enregistrement d'un chèque de paiement est celle portée sur le chéque. La date de l'encaissement d'un chèque est celle de la remise.
Tout cela est étranger à notre problème.
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andre78fr
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Posté - 01 déc. 2012 : 12:55:05
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Vous persistez dans cette position qui est loin de faire l'unanimité.
Si il est nécessaire de faire une clôture provisoire à la date de fin d'exercice pour éditer l'annexe 1, c'est à la date de l'assemblée qui approuve les comptes (fait générateur et exigibilité) que l'on retrouve in fine les écritures définitives de la répartition et sur les comptes des copropriétaires à cette date...
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JPM
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Posté - 01 déc. 2012 : 13:24:06
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Cela n'a rien à voir avec le problème posé qui est celui de la présentation de l'annexe 1 annexée à la convocation.
Je dis que dans cette annexe les comptes individuels des copropriétaires doivent inclure les quotes parts individuelles sur les insuffisances ou excédents. On ne doit pas retrouver ces dernières enfouies globalement dans un compte 47 ou ailleurs .
Voila le vrai problème
Sur cette question précise, compte tenu des textes qui ont été rappelés êtes vous d'accord ou ou non ?
Qu'ensuite telle ou telle écriture apparaisse avec une date ou une autre peu importe. J'ai précisé clairement que la date d'exigibilité est bien celle de l'assemblée.
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Posté - 01 déc. 2012 : 15:36:10
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JPM, les textes du droit et la comptabilité ont des rapports très étroits mais aussi des principes autonomes. En comptabilité la date comptable est liée à la survenance du fait générateur et aucun des textes cités n'implique que la date comptable des écritures de régularisation des comptes individuels soit celle de la fin d'exercice. A partir de moment où l'article 6-2 dit que le solde de régularisation est "révélé" par l'approbation des comptes, c'est bien cette approbation qui est le fait générateur. La notion de condition suspensive pour des écritures comptables est totalement hors de propos en comptabilité. On passe des écritures dans les comptes au fil de l'eau, et on ne les passe que quand on peut les passer, avec pour date la date où on peut le faire !
Encore une fois, l'anti-datation ne s'envisage que pour des dates de valeur, et la comptabilité s'écrit en dates comptables. Au passage, la notion de date de valeur n'existe pas seulement en comptabilité bancaire : ce n'est qu'un des usages de la date de valeur, qui est une pratique très répandue, mais pour des motifs annexes à la comptabilité proprement dite qui ne se tient d'abord qu'en dates comptables.
De surcroît, il est impossible d'imaginer pour des comptables que l'on puisse inscrire au compte d'un copropriétaire qui n'a acquis cette qualité que le 15 mars une écriture avec date comptable du 31 décembre précédent ! |
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Présentation correcte de l'annexe 1 
