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JPM
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 Posté - 25 oct. 2012 : 11:21:59
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A l'approche de la fin de l'année, - et donc de nombreux exercices -, il faut signaler quelques irrégularités fréquemment constatées dans l'annexe 1 qui est un état financier après répartition
Le modèle de l'annexe 1 comporte 4 cadres et indique les numéros et désignations des comptes qui doivent ou peuvent être renseignés.
On ne doit donc pas trouver dans l'annexe 1 une ligne orpheline (sans numéro d'un compte) avec seulement une désignation et un montant
Par ailleurs l'état financier doit être présenté après répartition effective des charges et des produits entre les copropriétaires.
Or nombreux sont les syndics qui ne respectent pas cette obligation.
Ils passent le montant global des charges à répartir et celui des provisions à restituer dans des comptes d'attente. Un premier inconvénient est que la situation réelle des comptes d'attente est masquée. En outre la présentation n'est pas régulière.
L'obligation de répartir les charges et produits avant l'établissement des documents à joindre à la convocation en assemblée comporte aussi l'établissement pour chacun des copropriétaires d'un projet d'état individuel de répartition des comptes.
Avec la convocation chacun reçoit ainsi en projet d'une part le relevé général des charges et produits de l'exercice, indiquant le détail de toutes les charges classées par catégories et rubriques
et d'autre part en projet aussi le relevé particulier afférent aux lots dont il est propriétaire.
Chaque copropriétaire est ainsi parfaitement renseigné sur les charges de l'exercice et sur la répartition qui en a été faite. Il pourra demander des précisions et formuler des observations au cours de l'assemblée.
Si les comptes présentés sont approuvés par l'assemblée, le projet devient un document définitif.
Le respect de ces obligations doit être exigé des syndics très strictement car il y va de la suffisance de l'information des copropriétaires. Mieux vaut réserver à d'autres menues bricoles une plus grande souplesse.
Enfin, il est facile de vérifier que la répartition effective des charges n'a pas été effectuée, ou qu'il existe uneligne orpheline dans l'annexe 1.
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andre78fr
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 Posté - 25 oct. 2012 : 13:15:10
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Une autre subtilité parfois utilisée pour faire une annexe 1 qui ressemble à un document "après répartition" consiste à porter le montant global du résultat sur la ligne des copropriétaires (à droite ou à gauche, dans les dettes ou dans les créances, selon le résultat, excédent ou insuffisance). Cette pratique camoufle encore plus la non répartition que l'utilisation d'un compte d'attente et peut même dans certains cas produire un résultat semblable.
MAIS dès lors qu'il y a des comptes copropriétaires débiteurs et d'autres créditeurs (ou si le résultat est excédentaire avec des comptes débiteurs ou le contraire) cette pseudo-répartition donne un document et un résultat faux...
Rappelons aussi une évidence : les totaux doivent être identiques !
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mespres
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Posté - 25 oct. 2012 : 15:32:12
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Ce problème résulte à mon avis d'une lacune du décret comptable. L'annexe 1 donne l'état des comptes après répartition , cette répartition ne pouvant être effective puisque non approuvée.
Ce qu'il faudrait, à mon avis : avoir un 45x dédié à la répartition de charge, par exemple le 451. un copro aurait deux comptes, par exemple le 450001 et le 451001.
le 451 serait créditeur ou débiteur uniquement dans la période s'étalant de la fin de l'exercice à l'approbation des comptes.
le 451 figurerait dans l'annexe 1, en créance ou dette selon que l'exercice est déficitaire ou excédentaire;
le 450 serait détaillé, il identifierait clairement les dysfonctionnement de paiement de charges. En revanche le 451 ne serait pas détaillé, n'apportant aucune informations.
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JPM
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Posté - 25 oct. 2012 : 16:33:17
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Personne ne parle d'une répartition définitive. L'article 11 du décret indique que le projet doit être joint à la convocation.
Si les comptes sont modifiés par l'assemblée ? Je ne vois vraiment pas la difficulté. Le syndic effectue les rectifications demandées et mouline une nouvelle répartition qui sera la définitive. C'est enfantin.
Pourquoi voulez vous ouvrir des comptes suplémentaires ?
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mespres
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Posté - 25 oct. 2012 : 20:06:19
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Un logiciel de compta crédite ou débite un compte de façon ferme et définitive non simulée. Heureusement, c'est cela qui permet de tracer les opérations. Concernant la répartition de déficit ou de l'excédent en fin d'exercice, il est nécessaire de simuler jusqu'à l'approbation des comptes. J'y vois une contradiction avec les bonnes pratiques comptables, levée très simplement par un compte spécifique. Je comprends les syndics utilisant un compte d'attente, cela est d'ailleurs permis s'il est justifié "ligne à ligne". |
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JPM
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Posté - 25 oct. 2012 : 23:12:57
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La répartition exigée pour la présentation de l'annexe 1 n'est pas simulée. Elle est réelle C'est ce que le texte exige. En particulier les soldes des copropriétaires doivent apparaître après affectation individuelle des insuffisances ou excédents.
Si l'assemblée décide une rectification, il faut annuler une ou plusieurs écriture(s) et repasser les écritures convenables. C'est la raison d'être de la clôture provisoire de l'exercice : permettre les ultimes rectifications.
Si l'assemblée approuve les comptes, le travail est terminé.
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mespres
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Posté - 27 oct. 2012 : 00:58:55
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citation: La répartition exigée pour la présentation de l'annexe 1 n'est pas simulée. Elle est réelle
Prenons un exemple : l'exercice est au clos 31/12, l'Ag a lieu le 10/04. L'exercice est excédentaire : cela génère un crédit de 300 € pour monsieur Dupont, crédité donc au 31/12 (ou 1/01), date de l'arrêt des comptes. Ce crédit est donc réel. l'approbation des comptes peut potentiellement générer une autre opération sur le compte 450. Correct ?
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Édité par - mespres le 27 oct. 2012 00:59:20 |
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Posté - 27 oct. 2012 : 07:38:52
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normalement le crédit est porté au compte 450 à la date du 31/12 et si rien n'est modifié à la date de l'AG à l'aprobation des comptes (90% des cas), rien n'est changé.
Si par contre l'AG modifie les comptes, bien sur il y aura une écriture d'effacement au 450 (les 300 €) et une nouvelle écriture correspondant à la réalité votée. (les dates à mettre seront celles de l'AG). |
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JPM
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Posté - 27 oct. 2012 : 09:59:33
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citation: normalement le crédit est porté au compte 450 à la date du 31/12/N
Non ! C'est le solde créditeur à la date théorique du 31/12/N mais il ne sera porté effectivement au crédit des 450 qu'après approbation des comptes par l'assemblée, et le cas échéant après exécution des rectifications imposées dans la décision d'approbation.
C'est le système de la clôture provisoire qui permet de passer ainsi des écritures n'affectant pas l'exercice suivant N + 1. Et même d'éditer des documents.
Une fois que tout est au point, c'est à dire parfois en avril ou mai N + 1 :
il faut passer les écritures non soldées de N en à nouveaux N+1
Clôturer définivement l'exercice N
Ouvrir définitivement l'exercice N + 1
Les quotes-parts d'insuffisance ou excédent pourront apparaître officiellement dans les comptes individuels.
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Posté - 27 oct. 2012 : 10:11:42
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si on veut connaitre les recettes du compte 7 qui doivent obligatoirement apparaitre dans le projet de réalisé, il faut les comptabiliser en double écriture sur le même exercie, donc 31/12 de l'exercice à approuver.
et d'ailleurs, ils apparaissent sur l'annexe 1 à la ligne du compte 45 soit en créances, soit en dettes, voir les deux. |
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mespres
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Posté - 27 oct. 2012 : 11:58:03
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Les explications de JPM sont très claires. De quoi discuter valablement avec mon syndic ... |
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aurore2110
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Posté - 22 nov. 2012 : 13:00:26
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Reste un problème : le cas où les comptes de l'exercice précédent n'auraient pas été approuvés et qui ne doivent donc pas être répartis. Que feriez-vous dans ce cas ? |
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JPM
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Posté - 22 nov. 2012 : 14:00:32
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Les comptes ne sont pas approuvés ? L'indication est insuffisante sauf le cas d'une assemblée qui refuse d'approuver les comptes sans être capable d'en donner les raisons.
Dans la majorité des cas raisonnables l'assemblée approuve les comptes mais décide certaines modifications. La décision doit comporter en outre délégation au CS de vérifier que les modifications ont bien été réalisées. Dès lors le syndic peut diffuser les comptes rectifiés avec un
justificatif de l'accord du CS.
Tous les spécialistes sont d'accord pour déconseiller le rejet total des comptes, sauf dans des cas extrêmes (désordre épouvantable de la comptabilité, justificatifs introuvables, etc ...)
A noter que dans la plupart des cas l'approbation des comptes ne porte réelement que sur le comptes des charges. La tenue de la comptabilité est rarement vérifiée.
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aurore2110
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Posté - 22 nov. 2012 : 17:12:48
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Je pensais justement au cas d'une copropriété qui pour des raisons de changements multiples de syndic n'a pas voulu approuver les comptes sur 5 années de suite. Ils ont tous été approuvés en 2012 par la suite. Les annexes 1 des 4 années qui précèdent 2012 ne pouvaient donc pas ne pas faire apparaître les années de charges non réparties. J'ai choisi d'utiliser un compte 48 pour les distinguer clairement dans l'annexe. Quel est votre avis ? |
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andre78fr
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Posté - 22 nov. 2012 : 17:32:51
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Personnellement ça me semble pas mal...
Des comptes N-1 non réparties (qui n'affectent donc pas les 450 ni d'un côté ni de l'autre) doivent de toute façon tenir compte de l'excédent ou de l'insuffisance pour que les totaux soient égaux.
Une option consiste à insérer une ligne "Résultat de l'exercice" non prévue dans le modèle d'origine (c'est ce que je fais pour éditer une Annexe 1 avant répartition) mais on peut également mouvementer un compte 47 ou 48 (débiteurs ou créditeurs divers)... |
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JPM
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Posté - 22 nov. 2012 : 18:24:33
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Il faut être clair :
Primo quatre ou cinq années avec des comptes pas approuvés et des charges pas réparties, cela pose un réel problème à moins qu'il ne s'agisse d'une copropriété à quatre qui marche à la bonne franquette.
Secundo : quand vous faîtes les annexes pour une assemblée, c'est un projet de répartition qui est fait. Pour autant, les auteurs du décret et de l'arrêté n'ayant pas pigé qu'il pouvait y avoir une décision d'acceptation des comptes avec une ou deux réserves, on ne sait pas trop si le syndic ne doit pas aussi refaire au moins l'annexe 1.
Si les charges de 2008 n'ont pas été réparties, les provisions n'ont pas été restituées non plus. Donc vous démarrer en 2009 avec des comptes 6nnn et 7nnn qui n'ont pas été soldés. Qu'en faîtes vous de ces comptes ?
Même question pour les années suivantes.
Vous ne pouvez pas mouvementer un compte de débiteurs divers puisque les copropriétaires, faute d'approbation des comptes, ne sont juridiquement débiteurs de rien, alors que bien au contraire ils sont créanciers des provisions à restituer. 
Dans une situation comme celle là , un expert judiciaire chargé de remettre des comptes en ordre ne peut que travailler comme à l'ancien temps pour " faire un brouillon ". Quand tout va bien, il fait comme si la comptabilité avait correctement était tenue pour établir les annexes.
Et le CS ? Que raconte-t-il de tout cela.
Je sais bien que dans la pratique on voit mieux comme incohérences ces dernières semaines.
Sciences Po avec un administrateur judiciaire 
et le reste bien sur !
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Posté - 22 nov. 2012 : 19:10:49
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citation: Initialement posté par JPM
La répartition exigée pour la présentation de l'annexe 1 n'est pas simulée. Elle est réelle C'est ce que le texte exige. En particulier les soldes des copropriétaires doivent apparaître après affectation individuelle des insuffisances ou excédents.
Si l'assemblée décide une rectification, il faut annuler une ou plusieurs écriture(s) et repasser les écritures convenables. C'est la raison d'être de la clôture provisoire de l'exercice : permettre les ultimes rectifications.
Si l'assemblée approuve les comptes, le travail est terminé.
Pas d'accord : les écritures ne peuvent être passées dans les comptes autrement qu'à la date comptable de l'assemblée. Tant que les comptes ne sont pas approuvés, ils ne sont pas opposables aux copropriétaires. Or poster une écriture dans un compte et surtout une écriture de débit, c'est un acte juridique qui constate une créance. or cette créance n'existe pas avant la date de l'assemblée ! Il faut donc impérativement que les écritures soient stockées hors comptes et ne soient passées qu'à la validation de la régularisation le lendemain matin de l'AG. La plupart des logiciels majeurs du marché utilisés par les syndics savent faire cela !
PS. Désolé pour notre retard à l'allumage... |
Édité par - rédaction Universimmo le 22 nov. 2012 19:11:39 |
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mespres
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Posté - 22 nov. 2012 : 19:40:21
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Redaction Universimmo est en ligne avec mes propos :
citation: Il faut donc impérativement que es écritures soient stockées hors comptes l et ne soient passées qu'à la validation de la régularisation le lendemain matin de l'AG. La plupart des logiciels majeurs du marché utilisés par les syndics savent faire cela !
Stocker des écritures hors compte ne me semble pas idéal, je reste décidément d'accord avec moi-même :
citation: Ce problème résulte à mon avis d'une lacune du décret comptable. L'annexe 1 donne l'état des comptes après répartition , cette répartition ne pouvant être effective puisque non approuvée.
Ce qu'il faudrait, à mon avis : avoir un 45x dédié à la répartition de charge, par exemple le 451. un copro aurait deux comptes, par exemple le 450001 et le 451001.
le 451 serait créditeur ou débiteur uniquement dans la période s'étalant de la fin de l'exercice à l'approbation des comptes.
le 451 figurerait dans l'annexe 1, en créance ou dette selon que l'exercice est déficitaire ou excédentaire;
le 450 serait détaillé, il identifierait clairement les dysfonctionnement de paiement de charges. En revanche le 451 ne serait pas détaillé, n'apportant aucune informations.
Une chose est certaine en tout état de cause : la longueur de ce fil montre que le décret traite mal la clôture de l'exercice comptable.
citation: Ce qui se conçoit bien, s'énonce clairement. Et les mots pour le dire arrivent aisément |
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JB22
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Posté - 22 nov. 2012 : 21:05:30
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"une écriture de débit, c'est un acte juridique qui constate une créance. or cette créance n'existe pas avant la date de l'assemblée !"
L'article 10 de la loi indique que les copropriétaires doivent participer aux charges.
Donc les copropriétaires sont débiteurs des dépenses engagées.
Ces débits ne seront constatés qu' à la clôture de l'exercice et ne seront exigibles qu' après approbation des comptes par l' A.G.
Il y a une différence entre une dette et son exigibilité.
Le rejet de l' approbation des comptes n'annule pas la dette des copropriétaires, elle suspends son éxigibilité jusqu'à la solution du problème: approbation ou non par le syndic du rejet. en attendant les sommes figurent et demeurent dans des comptes d' attente. |
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JPM
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Posté - 22 nov. 2012 : 23:25:46
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Universimmo a présenté une observation très importante sur mes indications relatives à la présentation de l'annexe 1 après répartition :
Pas d'accord : les écritures ne peuvent être passées dans les comptes autrement qu'à la date comptable de l'assemblée
Je maintiens en reprenant tout bonnement les textes.
Le modèle de l'annexe 1 précise que l'état financier est établi après répartition. C'est clair, me semble-t-il !!!!
L'art. 8 du décret du 14 mars 2005 précise que les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires ..."
L'arrêté précise en outre qu'à l'arrêté des comptes le compte 450 est débité ou crédité de l'excédent ou de l'insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701.
L'arrêté des comptes c'est le jour de la clôture de l'exercice, même si, de fait, il est réalisé quelques semaines plus tard, à une date qui demeure antérieure à celle de l'assemblée.
Il est donc bien certain que lorsque l'exercice laisse apparaître une insuffisance de 1800 €, on ne doit pas la trouver camouflée dans un compte 47 mais bien au contraire répartie dans les comptes 450 de tous les copropriétaires. 150 pour Dupont, 80 pour Durand, etc...
C'est ce qui permet au syndic de faire parvenir le projet d'état individuel de répartition des comptes qui n'est rien d'autre que le relevé individuel des charges pro forma
Et depuis que le décret du 20 avril 2010 a prescrit l'envoi de ce document, on se trouve mieux placé pour prétendre que l'approbation des comptes doit être opposable à tout copropriétaire pour son compte personnel hors le cas d'erreur ou omission.
Universimmo ajoute : citation: Tant que les comptes ne sont pas approuvés, ils ne sont pas opposables aux copropriétaires. Or poster une écriture dans un compte et surtout une écriture de débit, c'est un acte juridique qui constate une créance. or cette créance n'existe pas avant la date de l'assemblée ! Il faut donc impérativement que les écritures soient stockées hors comptes et ne soient passées qu'à la validation de la régularisation le lendemain matin de l'AG. La plupart des logiciels majeurs du marché utilisés par les syndics savent faire cela !
Sur " Or poster une écriture dans un compte et surtout une écriture de débit, c'est un acte juridique qui constate une créance " c'est inexact. Un document pro forma a pour objet d'informer le destinataire sur ce qui pourrait ou devrait devenir une créance contre lui. De toute manière le statut précise que les dépenses ne deviennent des charges qu'après approbation des comptes.
Il est exact que la pratique de stocker les insuffisances et excédents est courante. Elle est illicite comme il est indiqué ci dessus.
Sur tout cela je suis en parfait accord avec les indications de Gérard Picault notamment en pages 114 et ss. dans son ouvrage Copropriété Les nouvelles règles de comptabilité Maxima Ed.
Il me semble qu'il est souhaitable de bien se caler sur cette question.
Et bien sur, je reste à l'écoute
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Posté - 23 nov. 2012 : 05:59:03
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Nous sommes d'accord sur le terme pro forma : pour nous il faut effectivement générer des écritures pro forma pour éditer des états, mais ne les passer réellement en comptabilité qu'à partir du moment ou le montant de la régularisation devient exigible, et avec date comptable du jour de l'assemblée sur les comptes des copropriétaires pour respecter l'article 6-2 du décret : je ne vois pas comment on pourrait porter "le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes" au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes avec date comptable de la fin d'exercice si le copropriétaire vient de le devenir la veille de l'assemblée ! |
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Sujet |
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Présentation correcte de l'annexe 1 
