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joulia
Contributeur vétéran

1769 message(s)
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PostĂ© - 09 juil. 2013 :  17:44:54  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de joulia
bonjour

connaissez-vous des copro oĂą les membres du CS peuvent verifier les comptes en ligne (du moins en grande partie) ce qui permettrait de ne pas mobiliser trop de temps chez le syndic ainsi que de suite la compta plus regulierement ?

par exemple dans une des copro que je connais, les comptes de chaque copropriétaires sont en ligne sur un intranet auquel nous avons accès avec un code.
Je me dis que, je (membre du CS) pourrai verifier les comptes à partir d'autorisations particulieres pour accèder aux comptes en display.
techniquement ce n'est pas un problème.

j'aimerai juste savoir si parmi vous, certains CS ont cet accès.

merci pour les reponses


Édité par - joulia le 09 juil. 2013 17:45:47

mespres
Contributeur vétéran

1499 message(s)
Statut: mespres est déconnecté

 1 PostĂ© - 09 juil. 2013 :  22:18:24  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
votre idée suppose que les factures soient numérisées : si le syndic accepte d'envoyer par mail au CS le scan des factures, cela est jouable. Mais le surcroit de travail engendré me semble dissuasif. obtenir régulièrement le Grand Livre par mail n'est pas difficile, mais sans grand intérêt. Il faut obligatoirement pouvoir croiser avec les factures et les relevés bancaires. J'ai déjà écrit sur le forum que le syndic confie tous les trimestres les comptes à mon CS, qui les contrôle tranquillement, à la maison. Un contrôle annuel dans les locaux du syndic ne peut être efficace : cela se résume à un pointage collégial des factures.

Édité par - mespres le 09 juil. 2013 22:19:15

alain collet
Contributeur senior



France
563 message(s)
Statut: alain collet est déconnecté

Revenir en haut de la page 2 PostĂ© - 10 juil. 2013 :  00:06:29  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par joulia

je demande, exige serait plus juste, les GL et JO journaux en digital pour vérifier la compta avant la vérification des factures

j'aimerai demander aussi le scan des factures ...
en effet, se déplacer me parait peu productif.
ne serait ce pas aussi l'intérêt du syndic ? s'il n'a rien à cacher
Signature de alain collet 
alain souhaite un syndic honnête et qui ne nous mente pas. Illusion ? J'espère encore

Édité par - alain collet le 10 juil. 2013 00:25:36

JB22
Pilier de forums

3964 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 PostĂ© - 10 juil. 2013 :  00:19:59  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
" obtenir régulièrement le Grand Livre par mail n'est pas difficile, mais sans grand intérêt"

Je ne suis pas d' accord avec cet avis. Je pratique régulièrement des contrôles de grand-livre à distance. Certes cela n' est pas suffisant, mais cela permet de desceller les anomalies et les points à vérifier ultérieurement et à demander des explications au syndic.
La balance générale est aussi très utile pour avoir une vue d 'ensemble, difficile à avoir dans une grand-livre avec plusieurs centaines de copropriétaires.

La numérisation des factures est possible, mais cela nécessite un travail important et la vérification n' est pas plus facile que sur des documents papiers.

mespres
Contributeur vétéran

1499 message(s)
Statut: mespres est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 PostĂ© - 10 juil. 2013 :  09:25:17  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
JB22 ouvre le débat de manière très interessante, à mon avis. On ne parle plus de contrôle de comptes, mais de suivi de comptes, deux actions distinctes. On pourrait tout à fait imaginer que le logiciel de compta du syndic envoie automatiquement la balance selon une règle prédéfinie (toutes les semaines, à chaque changement, ...). Le CS aurait alors un document de quelques pages (4 pages pour ma copro de 75 lots) permettant un suivi aisé. ce n'est pas un contrôle de comptes, qui nécessite les factures, mais une opération très importante également.
Autre Avantage : cela pousserait les syndics à saisir les factures au fil de l'eau au lieu de les laisser s'entasser ... Soyons clair, l'envoi hebdomadaire de la balance revient à fliquer le syndic, ce qui est très positif ...

ARC Languedoc
Contributeur actif

France
173 message(s)
Statut: ARC Languedoc est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 PostĂ© - 10 juil. 2013 :  09:33:17  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de ARC Languedoc
Bonjour,
Comme cela a déjà été dit, contrôler des documents comptables sans avoir les factures n'est pas idéal.
Il y a un (gros) syndic à Montpellier qui a annoncé scanner tous les documents entrant (donc les factures), et à priori les contrôles de comptes peuvent maintenant se faire sur ordinateur. Chaque facture sera consultable en suivant l'état des dépenses, chaque ligne étant affectée à la facture scannée.
Je n'ai pas encore eu l'occasion de voir ce que cela donnait, mais je doute que ce soit la meilleure méthode : la consultation "papier" est également rapide, et cela permet de voir sur les factures les tampons apposés (comptabilisé le..., payé le..., éventuel visa du gestionnaire, ...).
Sinon, il est clair qu'à terme il sera sûrement possible de consulter à distance, car techniquement c'est largement faisable. Il faudra simplement du temps pour que cela évolue.

Louis92
Contributeur vétéran

France
2730 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 PostĂ© - 10 juil. 2013 :  10:22:20  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Les 2 syndics des copropriétés dont je préside le CS scannent toutes les factures au fur et à mesure et surtout avant de les payer. Depuis 2009. J'ai parlé de l'efficacité de cette méthode à plusieurs reprises sur UI et notamment dans

2011 ContĂ´le des comptes http://www.universimmo.fr/forum_uni...IC_ID=11242&

2012 Date de vérification des comptes http://www.universimmo-pro.com/foru...IC_ID=13674&

Les syndics apprécient de voir les problèmes résolus quand il en est encore temps : c'est plus facile pour eux de faire revenir l'entreprise pour une finition mal faite si la facture n'est pas encore payée. La fin de l'exercice, la vérification finale des comptes et l'AG se déroulent dans une sérénité qu'ils apprécient autant que le CS. Aucun cadavre dans aucun placard. Un des syndics d'un grand groupe (à mauvaise réputation) apprécie de démontrer ainsi qu'il travaille en toute transparence avec le CS.

Cdlt. Louis92.

PS : un des 2 syndics stocke ces factures scannées sur son site internet en visibilité du CS en cliquant à partir du relevé général des dépenses.

Édité par - Louis92 le 10 juil. 2013 10:30:27

mespres
Contributeur vétéran

1499 message(s)
Statut: mespres est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 PostĂ© - 10 juil. 2013 :  19:38:46  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
je vais prendre rendez vous auprès de mon syndic

JPM
Modérateur

6966 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 8 PostĂ© - 21 juil. 2013 :  16:05:47  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM


Mespres :
citation:
Soyons clair, Soyons clair, l'envoi hebdomadaire de la balance revient à fliquer le syndic, ce qui est très positif


Pas très brillant comme état d'esprit

L'envoi hebdomadaire de la balance ? L'utilisation de la balance est très utile. La périodicité hebdomadaire est inappropriée.

Fliquer le syndic ! C'est vrai que marquer à la culotte est maintenant éculé. On a connu aussi " le syndic est à ma botte" Ce sont des expressions employées par des cadres salariés qui sont mal dans leur peau. Ils n'ont pas eu le bureau 112 à 18 m².

Contentez vous de le contrĂ´ler et de l'assister. Cela suffira.



Signature de JPM 
La copropriété sereine

philippe388
Pilier de forums

14076 message(s)
Statut: philippe388 est déconnecté

Revenir en haut de la page 9 PostĂ© - 21 juil. 2013 :  16:44:28  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
mespres : "[blue]Soyons clair, l'envoi hebdomadaire de la balance revient à fliquer le syndic, ce qui est très positif ...[/blue]"

Fliquer le syndic ou quelqu'un d'autre n'a rien de positif !!! cele est simplement du harcelement dont certian sont condamnables !!

mespres: une balance trimestrielle est déjà largement suffisant! mais cela n'est en aucun cas suffisant pour un " flicage" sérieux !

Pourquoi pas une balance journalière !

rambouillet
Pilier de forums

16150 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 10 PostĂ© - 21 juil. 2013 :  18:06:32  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
tant que syndic et CS ne comprendront pas que leur syndicat a besoin d'un partenariat, certes surveillé, il y a de grandes chances pour que celui ci soit bancal.

a partir du moment où un CS a compris que l'entreprise "syndic" n'est pas une entreprise philanthropique et qu'il vaut mieux marcher "avec" que "derrière avec la trique", en général ou cela se passe mieux ou il faut changer au moins un des 2 partenaires (quelquefois, c'est le CS qu'il faut changer....)

JB22
Pilier de forums

3964 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 11 PostĂ© - 21 juil. 2013 :  18:45:22  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Il ne faut tomber dans l' exagération.

Personnellement je considère que la mise à disposition du "grand-Livre" et de la "balance générale" tous les trimestres est une bonne périodicité.

En cas de mise à disposition des informations sur un site internet, je pense que compte tenu des nombreuses informations à tenir à jour, une même périodicité peut donner satisfaction.
Si le syndic peut assurer une plus grande périodicité cela n 'en sera que mieux, mais il ne faut pas en faire une obligation.

mespres
Contributeur vétéran

1499 message(s)
Statut: mespres est déconnecté

Revenir en haut de la page 12 PostĂ© - 21 juil. 2013 :  19:46:32  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Ouh là là ! il y a des mots à prendre avec du recul !! Quand je dis fliquer, je dis que trop de syndics ne tiennent pas réellement une comptabilité d'engagement : les factures dorment quelques semaines avant d'être enregistrées. Ainsi le contrôle trimestriel que je pratique était souvent retardé : je prenais contact le 1 octobre pour avoir le troisième trimestre et ilm'était répondu que les comptes seraient disponibles à partir du 18. C'est une question de personne : la comptable a changé et je récupére les comptes quelques jours après l'échéance du trimestre.
Dans la mesure où un document synthétique est envoyé régulièrement (par exemple la balance toutes les semaines), le service de comptabilité d'un syndic est contraint de faire une réelle comptabilité d'engagement et de ne pas caler l'enregistrement des factures sur les AG. Je suis convaincu que certains syndics fonctionnent toute l'année en mode panique : les contrôles étant effectués une fois par an avant l'AG, de mauvaises pratiques se sont installées : les factures sont saisies en grande partie avant le contrôle.

Mea culpa : fliquer est inapproprié, j'aurais du écrire "l'envoi régulier par voie électronique de documents synthétiques renforcent le respect des bonnes pratiques à respecter par le service comptabilité d'un syndic, particulièrement en ce qui concerne l'enregistrement des factures. Autant que faire ce peut, un facture doit être enregistrée à réception".

Édité par - mespres le 21 juil. 2013 20:47:47

joulia
Contributeur vétéran

1769 message(s)
Statut: joulia est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  00:10:24  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de joulia
Pour info, je viens de vérifier l'intranet sur lequel je pouvais accéder en tant que copro.
la MAJ a été faite après l'AG et l'election du CS: je peux donc aussi acceder á une partie reservée au CS, toute la compta en ligne, les doc scannés, les contrats etc ...

comme quoi il y a des progrès dans l'air !

je vais explorer plus avant le controle.

philippe388
Pilier de forums

14076 message(s)
Statut: philippe388 est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  09:42:05  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
mesprez : le service de comptabilité d'un syndic est contraint de faire une réelle comptabilité d'engagement

mesprez: après fliquer, maintenant contraindre !!! vous êtes à coté de votre role de CS !! assistance et controle n'est pas fliquer et contraindre.

Le syndic peut ne pas suivre vos ordres, et vous fournir les docs comptables tous les trimestres et non toutes les semaines. ET avec une telle attitude, il devrait même vous rappeler la loi et la mission du CS et de son président.

Un président de CS n'est pas le "patron" du SDC, il n'a aucun droit de dicter sa loi, et de pouvoir de décision.

mespres
Contributeur vétéran

1499 message(s)
Statut: mespres est déconnecté

Revenir en haut de la page 15 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  11:50:02  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil

Ce n'est pas pas moi qui contraint, c'est le décret comptable. Il faut enregistrer les factures à réception, dura lex sed lex !
En ce qui me concerne tout va très bien, la nouvelle compatble est très pro, contrairement à son prédécesseur, elle ne laisse pas dormir les factures pendant plusieurs semaines, et les enregistre au fil de l'eau. Mon syndic me fait confiance et me confie la compta une fois par trimestre (factures papier, GL au format excel). j'obtiens ces documents, une semaine maximum après le terme du trimestre. Mes remarques sont prises en compte à réception : parfait
Je dis simplement que la transmission régulière de la balance (document synthétique) contribue à améliorer la qualité du service : les comptables ne peuvent plus laisser s'entasser des factures non enregistrées. De plus, le CS est averti en temps quasi réel de la situation comptable du syndicat : tout le monde est gagnant
Je répète : j'ai fait une grosse erreur en utilisant "fliquer", j'espère m'être fait comprendre cette fois ci.

nefer
Modérateur

12403 message(s)
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Revenir en haut de la page 16 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  14:27:50  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
j'espère qu'il ne laisse pas sortir de ses bureaux les factures originales...

sparte
Contributeur senior



803 message(s)
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Revenir en haut de la page 17 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  14:32:40  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Mespres, le mode opératoire que vous avez trouvé me semble particulièrement efficace.
Il est toutefois nécessaire que le syndic dispose de la structure pour répondre à ce type de demande et que l'ensemble des copropriétés n'aient pas également ce type d'exigence (que je ne conteste pas).
Dans l'affirmative, le travail de la compta serait très compliqué.
L'avenir est évidemment dans l'extranet et la dématérialisation des factures.
Tout le monde va y venir.
Une compta suivie , mensuellement, au moins trimestriellement par le CS est effectivement un gage de tranquillité pour le syndic et le CS au moment de la vérification des comptes et de l'AG.
Je reste parfois étonné de constater que lors de CS préparatoires, le classeur des factures soit à peine ouvert...on peut faire confiance à son syndic, en général...., mais il y a des limites.Il est regrettable que nombre de conseillers syndicaux ne considèrent pas leur rôle avec plus de "sérieux".
Comme vous l'avez finalement souligné, un syndic ne doit pas être fliqué! il doit être contrôlé.
C'est quand mĂŞme normal de savoir ce que l'on paye.
N'oubliez pas non plus qu'un syndic, même de bonne fois et honnête peut se planter (mauvaise imputation, facture en NR au lieu de R et lycée de Versailles, plus rare, facture du 02 rue Bonaparte imputée sur le 2 rue Jules César...).
Allez! au boulot!


GĂ©dehem
Pilier de forums

14441 message(s)
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Revenir en haut de la page 18 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  14:57:12  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
"Il est regrettable que nombre de conseillers syndicaux ne considèrent pas leur rôle avec plus de "sérieux"."

C'est les vacances, il fait beau, les gars sont beaux et les filles belles, notre ami Sparte a le cœur en fête et le propos joyeux ....

Sans doute est-il regrettable que nombre de conseillers syndicaux ne sachent pas ce qu'est leur rôle, sous réserve qu'il sachent ce qu'est la mission d'un CS telle que prévue par les textes (que "nombre" n'a même pas lu ...).
Et qu'ils sont comme la grande masse des copropriétaires, inscrits dans une chaine hiérachisée, avec en haut le syndic, planté sur un piédestal, en dessous (mais "sous") le CS, chargé de boire et retransmettre ses paroles à la grande masse silencieuse des copropriétaires soumis .....

Alors ouvrir le registre des factures, vous n'y pensez pas !!!

D'une part parce qu'il ne saurait être mis en doute ce qu'énonce le syndic "piédestalisé"...., et/ou qu'on ne veut pas lui manquer de respect, le controler étant pris pour de la suspicion ..
D'autre part (surtout ?) pour ne pas paraitre ridicule, ignorant tout de ce qu'est la compta du syndicat .......

Voila des données qui manquaient peut-être à vos connaissances, mon cher ........

Édité par - Gédehem le 22 juil. 2013 14:59:37

rambouillet
Pilier de forums

16150 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 19 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  15:14:18  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
C'est les vacances, il fait beau, les gars sont beaux et les filles belles, notre ami Sparte a le cœur en fête et le propos joyeux ....

oh ! lĂ  ! gedehem est ce encore de votre age....

votre description existe certainement dans les syndicats dont les copros ecrivent sur le forum... mais heureusement, il y a tous ceux qui n'Ă©crivent pas car cela fonctionne correctement...

mespres
Contributeur vétéran

1499 message(s)
Statut: mespres est déconnecté

Revenir en haut de la page 20 PostĂ© - 22 juil. 2013 :  15:27:25  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
J'abonde parfaitement aux propos de Sparte. Effectivement, mon syndic ne pourrait faire face à une demande généralisée de contrôles tels que ceux que je pratique, il me l'a clairement dit.
Par ailleurs Sparte Ă©crit :
citation:
N'oubliez pas non plus qu'un syndic, mĂŞme de bonne fois et honnĂŞte peut se planter

c'est une Ă©vidence ! Pas facile non plus pour un syndic de recruter des comptables rigoureux.
Je suis également convaincu que la comptabilité de mon syndicat est aujourd'hui impeccable parce que le syndic et la comptable savent qu'il y a un vrai contrôle, rien à voir avec les quelques heures passées dans les locaux du syndic à feuilleter les factures, tout en discutant des petits malheurs de la copro.

Oui, j'emporte les factures chez moi, et je peux vous assurer que c'est la seule solution efficace, en attendant la dématérialisation des factures. Cela nécessite une relation de confiance entre le CS et le syndic.
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