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JCB
Contributeur senior
72 réponses |
 Posté - 09 mars 2004 : 09:56:49
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Mon pb : Suite à une AG devant avoir lieu dans 6 semaines, avec deux membres du Conseil Syndical, nous avons vérifié tous les factures, chez le syndic, concernant l'année écoulée. Nous avons relevés 2 types d'anomalies :
. dépenses mal ventilées ?
; charges d'entretien non clairement justifiés :
. bulletin de paie suspecte ( au nom d'un inconnu pour nous ! ) pour une semaine de salaire
. indemnité de remplacement payée à l'un des salariés sans justificatif (personne d'autre annoncé absent !)
. facture d'une entreprise de nettoyage pour remplacement d'un employé malade alors que les deux autres l'ont remplacé et ont été rémunéré pour cela !
Nous avons signifié au syndic ces anomalies lors de la réunion dans ces bureaux puis confirmé par lettre.
QUESTION : Si pas de réponse d'ici l'AG (avec les bons justificatifs), doit t on approuver les comptes lors de l'AG ? Quelle position tenir durant l'AG ? et si nous ne les approuvons pas -> risques ? Démission du syndic ! (donnant par ailleurs toutes satisfactions ...)
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Elisabeth
Pilier de forums
1905 réponses |
Posté - 09 mars 2004 : 12:35:13
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Si votre syndic vous donne toute satisfaction par ailleurs, j'imagine qu'il a dû être "réceptif" à vos remarques. Comment a-t-il réagi ? Que vous a-t-il dit quand vous lui avez signalé ces anomalies ?
Je pencherais plutôt pour des erreurs involontaires de la part du syndic et c'est bien pour cela qu'il existe un conseil syndical qui a pour rôle de contrôler les comptes.
Elisabeth
Edité par - Elisabeth le 09/03/2004 22:50:14 |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 09 mars 2004 : 13:20:24
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Je mettrais un petit bémol aux remarques de Zabeth, car il peut y avoir erreur ..et erreur !
Pour ce qui concerne les dépenses imputées au syndicat, elles doivent TOUTES être justifiées par une facture en bonne et due forme. Je ne parle pas ici de la pertinence ou non de la dépense.
Par exemple, l'entreprise intervenante doit être déclarée, c'est le B A BA .... Vous n'imaginez pas le nombre de "petites" boites ou d'artisants qui ne le sont pas et qui travaillent de ce fait "au noir". Les copropriétés ayant eu un contrôle de leur comptabilité par l'URSSAF en savent parfois quelque chose ....
Maintenant se pose la question des dépenses injustifiées, abusives de celles injustibiées ET abusives ET hors budget prévis.
Toutes les dépenses engagées pour la satisfaction des besoins du syndicat et dument justifiées ne peuvent être qu'approuvées, y compris lorsqu'il y a dépassement du budget prévisionnel.
Pour celles qui ne sont pas justifiées au CS ou au copropriétaires s'étant livrés aux vérifications prévues (absence de factures, de pièces de caisse, etc ..) ou qui présentent des anomalies (comme celles soulignées par l'intervenant) il devrait y avoir :
- soit un sursis à approbation "sous réserve de justification écrite au CS sous quinzaine après l'AG, lequel validera ou non les pièces présentées" (résolution à voter par l'AG)
- soit un rejet pur et simple, l'AG ayant dument constaté des anomalies qu'elle ne peut accepter.
Pour ce qui concerne les dépenses abusives ou parfois redondantes (le cas souligné ici : un bulletin de salaire pour remplacement ET l'intervention d'une entreprise de nettoyage pour un remplacement déjà effectué par d'autres !...etc......) :
- Il ne semble pas que le syndic apporte ici d'explications satisfaisantes : Je ne vois que le rejet pur et simple, qu'il faudra expliquer et justifier : "dépense engagées abusivement, sans justification ou urgence, pour des travaux qui n'ont de fait jamais été réalisés, hors budget prévisionnel, sans avis ou information préalable du CS, etc ..."
Au final, les comptes étant proposés à l'approbation pour 36.572 €, il faudra que l'AG "approuve les comptes pour 35.985 €, la répartition des comptes des copropriétaires se faisant sur ce montant". Le rejet des 587 € abusifs et/ou injustifiés est définitif.
NB important : le CS, chargé aussi du contrôle de la répartition des charges (art.26 D 1967) doit veiller à ce qu'elle soit faite sur les 35.985 approuvés et non sur les 36.572 proposés ......
Et le reste ? Et bien l'AG ayant décidé de ne pas approuver certaines sommes, le syndic devra en faire son affaire .....
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 09 mars 2004 : 14:56:52
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Sur le cas précis je partage l'avis d'Elisabeth. Si vous êtes satisfait globalement de sa gestion, il est vraisemblable qu'il n'y aura pas de difficultés pour le règlement de ces points litigieux.
Gedehem formule des observations qui ne sont pas sans intérêt mais je pense que c'est l'occasion de rappeler quelques principes clairs, en fonction de la jurisprudence la plus récente :
> La vérification des comptes a pour objet le contrôle de l'exactitude formelle des comptes. Avant tout : une écriture = une facture identifiable et concernant bien le syndicat. Dans un premier temps il n'y a pas lieu de relever le défaut d'oppotunité ou de régularité de la facture, ni le temps passé, ni la qualité du travail effectué. A cet égard, dans les griefs formulés, rien n'est à retenir. Sauf peut être l'indemnité de remplacement pour huit jours mais je pense que vous avez voulu écrire sans justification (irrégularité de gestion), plutot que sans justificatif (ce qui serait une irrégularité comptable. Il faut ajouter le contrôle de la trésorerie bien entendu.
> On juge par ailleurs que le syndic est seul compétent pour la répartition des charges, l'assemblée ne pouvant décider sur ce point avec à l'appui un arrêt de la Cour d'appel de Paris du 20 décembre 2001 15 avenue de Friedland à Paris. C'est peut être aller un peu loin et de toute manière le conseil syndical peut sans nul doute signaler au syndic qu'il a passé dans le bâtiment B une facture qui concerne le bâtiment A. Par contre le syndic peut invoquer un argument (un arrêt de jurisprudence ou un avis de la Commission de la copropriété) à l'appui d'une répartition adoptée. Dans certains cas un syndic sérieux peut avoir des connaissances que les copropriétaires n'ont pas. Dans d'autres il peut se tromper.
> L'approbation des comptes comportant des écritures exactes mais générées par une décision contestable du syndic ne vaut pas approbation de ces décisions du syndic. Le plus simple est d'approuver les comptes avec des observations précises, comme vous l'avez fait dans votre question, qui doivent être reprises dans l'examen du quitus.
> C'est a propos du quitus, en effet, que ces questions doivent être réglées, compte tenu des observations du conseil syndical et des réponses du syndic. C'est l'octroi du quitus sans réserve qui entraîne la ratification des actes, éventuellement irréguliers, du syndic dès lors qu'ils sont connus de l'assemblée puisqu'ils ont été signalés.
> L'assemblée peut donner quitus au syndic sauf sur certains points listés qui font l'objet des demandes diverses évoquées par Gedehem : rejet pur et simple de la facture, remboursement par le syndic d'une somme indument payée, etc. Dans les cas les plus graves, si le syndic passe outre, une action en responsabilité peut être engagée.
> En ce sens la question de l'octroi du quitus n'est pas posée dans le seul intérêt du syndic qui serait dégagé de toute responsabilité par une décision favorable. C'est aussi le moyen pour les copropriétaires de faire valoir leurs droits. Mais les réserves doivent être formulées avec précision.
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JCB
Contributeur senior
72 réponses |
Posté - 09 mars 2004 : 17:48:36
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OUI nous sommes satisfaits du syndic.
Toutes les dépenses ont un justificatif comptable, mais une est a priori un doublon (entreprise intervenante sans preuve apportée à part la facture alors que deux salariés de la résidence ont été payé pour le remplacement -> preuve par feuille de paie) et une autre feuille de paie à un tiers non idenfié pour une semaine ...
J'espére avoir une réponse sasfaisante à ces points, que j'ai signifié par écrit (CR de réunion) au syndic.
Le sens de ma question est quelle position avoir lors de l'AG si pas de réponse satisfaisante avant. Appro des comptes ou pas (risque si non appro). Quitus ou pas (risque si non quitus).
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 09 mars 2004 : 23:21:00
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Vous pouvez approuver les comptes en signalant N points corrects du point de vue comptable mais à voir sur le plan gestion.
Les points sont à discuter dans le cadre de la question "quitus". Selon que l'assemblée a obtenu ou non satisfaction elle peut donner quitus plein et entier
ou donner quitus sous réserve des points suivants : ....
C'est ce que j'ai indiqué plus haut.
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COMOMOCO
Contributeur senior
74 réponses |
Posté - 10 mars 2004 : 12:16:06
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Bonjour,
Qu'en est-il pour l'approbation des comptes quand un syndic a été élu en août 2003 et nous présente les comptes d'un ancien ayant géré de Janvier à juillet ? Le nouveau doit-il mettre à l'O.J. l'approbation pour l'année entière ?
Merci.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 10 mars 2004 : 18:03:28
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Si les comptes de l'ancien syndic n'ont pas été examinés par une assemblée, le nouveau doit bien entendu les présenter.
Le conseil syndical doit les avoir vérifiés auparavant et, s'il y a des difficultés, il doit les signaler à l'ancien syndic et recueillir ses observations.
Une assemblée commet une faute en refusant l'approbation des comptes d'un ancien syndic sous pretexte qu'il n'est plus là pour les défendre. D'ailleurs rien n'interdit la présence de l'ancien syndic à l'assemblée pour cette seule question, bien entendu.
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JCB
Contributeur senior
72 réponses |
Posté - 19 mars 2004 : 16:19:10
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En supplément j'ai une autre question : Lors du controle des comptes 2003 pour la prochaine AG nous avons constaté dans cet exercice des factures (5) de l'exercice précedent (2002) alors que les comptes 2002 ont été approuvés en AG début 2002 avec quitus donné au syndic, et le budget 2003 approuvé sans mention de ces factures 2002. Quelle position tenir lors de la prochaine AG ?
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 mars 2004 : 23:11:06
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Factures de l'exercice précédent ? C'est à dire des factures se rattachant à des prestations liées à l'exercice précédent.
Le cas n'est pas unique, surtout quand il y a eu un changement de syndic. Il peut s'agir de factures envoyées tardivement, ...ou de factures oubliées.
Quoiqu'il en soit, si la prestation a été réellement effectuée, et s'il est vérifié que ces factures n'ont pas été débitées dans les précédentes charges, il faut les passer sans aucun doute. Aucun texte, d'ailleurs ne l'interdit.
Avec la réforme SRU cet inconvénient devrait avoir des conséquences moins graves avec la pratique imposée de la procédure d'engagement. Les syndics professionnels sérieux la pratiquaient d'ailleurs avant la réforme SRU pour les factures "prévues non parvenues", et notamment pour des facturations périodiques de contrats d'entretien. Dans ce cas l'estimation de l'engagement ne présente pas de difficulté.
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DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
Posté - 24 mars 2004 : 23:10:40
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Je suis d'accord avec Gédehem, JPM et Valazur mais cependant j'opterais pour ne pas approuver les comptes sauf à émettre des réserves sur le "bricolage" des prestations de service sur le remplacement du personnel : prestation rendu et justifiée ou non ? Bon de commande à la société, facture, comptabilisation et paiement de cette dernière ?
Pour les factures 2002 à voter exercice 2003 :
- vérifier s'il n'y a pas "doublons" et si elles n'ont pas déjà été payées en 2002 (j'ai déjà vu ça),
- si la prestation concernant ces factures concerne des interventions "à cheval" sur les 2 exercices,
- vérifier le tampon du syndic figurant sur les factures. Ce tampon mentionne : "comptabilisé à telle date" et "payé à telle date".
A bientôt.........
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DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
Posté - 24 mars 2004 : 23:13:18
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Citation :
Bonjour,
Qu'en est-il pour l'approbation des comptes quand un syndic a été élu en août 2003 et nous présente les comptes d'un ancien ayant géré de Janvier à juillet ? Le nouveau doit-il mettre à l'O.J. l'approbation pour l'année entière ?
Merci.
Si 2 syndics différents ont géré un exercice comptable de votre copropriété, pour approuver les comptes dudit exercice il est normal de contrôler la gestion de ces 2 syndics, pour approuver ou non les comptes.
Il est donc normal, et même obligatoire que le syndic sortant présente la comptabilité qu'il a menée jusqu'à la fin de son mandat.
A bientôt..........
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