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 Posté - 21 nov. 2014 : 09:53:31
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Bonjour,
Je vous écris car je suis secrétaire d'une ASL constituée uniquement de pavillons individuels.
Certains propriétaires ne paient pas leurs charges. Le président et le trésorier me demandent de faire une relance écrite à ces mauvais payeurs.
Est-ce vraiment le rôle du secrétaire ?
Dans nos statuts, les droits et devoirs du trésorier et du secrétaire ne sont pas précisés. Auriez-vous des précisions à me donner ?
En vous remerciant par avance pour votre réponse,
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Posté - 21 nov. 2014 : 10:16:39
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Si la célèbre trilogie « président, trésorier, secrétaire » ne correspond à aucune obligation légale, les fonctions correspondent à une réalité, et celle de secrétaire, la moins valorisée des trois, est indispensable.
Dès la création de l'association, le secrétaire doit rédiger ou superviser le compte rendu de l'assemblée constitutive, recenser les adhésions, déclarer l'association en préfecture, faire insérer l'annonce afférente au Journal officiel, inaugurer le registre spécial. Ensuite, au fil de la vie de l'association, cette fonction se développera en fonction des activités de l'association (organisation des réunions, comptes rendus, rapports, courriers, etc.).
La fonction de secrétaire ne se résume d'ailleurs pas aux seuls aspects administratifs et peut comprendre les relations humaines (bénévoles et salariés) et externes (partenaires), la gestion du matériel et des documents... Si la communication et la représentation de l'association sont plutôt du ressort du président, le secrétaire gère les courriers, suit les dossiers et un certain nombre de contacts, et peut assumer un rôle dans la communication interne de l'association. Il doit dans tous les cas tenir à jour la documentation et l'histoire de l'association et savoir bien utiliser les informations qu'il reçoit ou collecte.
Cet ouvrage décrit les missions que peut remplir un secrétaire d'association. Il précise ce que dit la loi concernant les actes réglementaires. Il donne des outils pratiques, explique ce que recouvre chacune des fonctions et comment le secrétaire doit se situer au sein de l'association. Enfin, lorsque les tâches à accomplir ne peuvent être tenues par une seule personne, il donne des conseils pour déléguer et organiser le travail des autres dirigeants et des bénévoles.
Le guide du secrétaire d'association
Numéro 26
Associations
Un ouvrage de l'équipe rédactionnelle de La Navette
juin 2014
ISBN13 : 978-2-8186-0729-9
ISBN version numérique : 978-2-8186-0730-5
100 Pages
romain.lasjunies : Vous trouverez certainement la répose à votre question.
Pour les adhésions non payées, le trésorier sera plus à même de faire es relance, mais le secrétaire recense les adhérents et ils peut le faire si le trésorier lui remet la liste des mauvais payeurs. |
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andre78fr
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 Posté - 21 nov. 2014 : 11:04:44
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On parle ici d'une ASL, pas d'une association loi 1901...
Il me semble aussi que la gestion des encaissements et des relances relève davantage des missions du trésorier que du secrétaire.
Mais si rien n'est précisé dans vos statuts, vous ne trouverez aucun texte officiel qui précise ou définit les rôles de chacun, à vous de mettre les choses au point !
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majik
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Posté - 21 nov. 2014 : 11:34:36
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en droit, les cotisations syndicales sont dues par chaque immeuble composant l'association foncière...
dont les statuts doivent définir la répartition des cotisations aux immeubles et leur mode de recouvrement.
en droit, les cotisations syndicales sont dues à la personne morale représentée par son président.
en pratique, il vaut mieux ne pas trop s'éloigner du droit |
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vazy
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Posté - 21 nov. 2014 : 11:43:01
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Vous pouvez rédiger la relance qui sera signée par le président et le trésorier... |
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andre78fr
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Posté - 21 nov. 2014 : 11:52:54
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J'ai surtout l'impression que romain.lasjunies est agacé qu'on lui demande de faire un travail qu'il n'a pas à faire... pourtant c'est pas grand chose de sortir quelques relances, vous devriez peut être utiliser un logiciel adapté :-)
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Posté - 21 nov. 2014 : 12:17:38
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andre78fr :" On parle ici d'une ASL, pas d'une association loi 1901..."
Association avec un bureau !!! quelles seraient donc les différences pour le role du président, du trésorier et du secrétaire ??
andre78fr :" on lui demande de faire un travail qu'il n'a pas à faire... "
Sur quel texte vous basez vous pour affirmer cela ? |
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andre78fr
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7
Posté - 21 nov. 2014 : 17:05:21
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Un éventuel bureau (trésorier ou secrétaire...) peut être prévu dans les statuts mais la loi prévoit juste un organe de gestion collégial, dénommé comité syndical, conseil des syndics ou même syndicat (attention le syndicat n'a pas le même sens que pour une copropriété). Le président en revanche est le représentant légal de l'ASL.
Une ASL n'est pas une association 1901 et il ne faut pas tout mélanger !!!
citation: romain.lasjunies est agacé qu'on lui demande de faire un travail qu'il n'a pas à faire
Je ne fais que supputer l'état d'esprit et les raisons pour lesquels cette personne est venue poser cette question...
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CHRI64
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 Posté - 22 nov. 2014 : 17:19:36
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La seule obligation imposée par la loi est celle attribuée au président qui a la responsabilité de la tenue à jour du plan parcellaire de l'ASL.
Sachant qu'en pratique rien ne l'empêche de déléguer si le secrétaire ( à priori, s'agissant d'enregistrement ) l'accepte.
En effet le secrétaire - véritable greffier de l'association - est de toutes les tâches dès qu'elles nécessitent un écrit et / ou l'archivage.
J'oubliais; Félicitations Romain pour votre promotion !!  |
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Gédehem
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Posté - 22 nov. 2014 : 17:36:52
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Une ASL n'est pas une association 1901 et il ne faut pas tout mélanger !!!
S'agissant du rôle de "secrétaire", et en l'absence de règle de fonctionnement du bureau, il serait interessant d'avoir une autre approche que celle communément admise pour tout secrétaire d'un groupement, ASL, association L.1901 ou autre ... 
Sur la question : si à priori c'est le trésorier (celui qui tient la compta, passe les écritures) qui est à même de relever les impayés, c'est le pdt qui fait/signe les rappels et relances, ceux-ci étant établis par le secrétaire dans le cadre des ses taches administratives.
C'est lui qui s'occupe du quotidien, de la paperasse, comme il en est généralement pour tout secrétaire.
Autrement dit, il n'y a rien d'anormal, au contraire, à ce que le secrétaire du bureau rédige ces relances (il peut/doit avoir un modèle tout fait sur un PC), qu'il expédira à ceux concernés.
PS : mon petit doigt me dit que Ramain ne voudrait pas voir son nom sur les relance, d'où son "c'est pas moi à le faire", de crainte des voisins ....
Pas d'atat d'âme, pas de crainte.
Comme il en est de toute la communication de l'ASL, tous les papiers, notes, appels de fonds, relance etc .. sont sous le sceau " Le Pdt de l'ASL" |
Édité par - Gédehem le 22 nov. 2014 17:44:17 |
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hes
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Posté - 22 nov. 2014 : 19:34:46
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andre78fr: merci de ne pas recopier sans préciser la source. |
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andre78fr
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Posté - 22 nov. 2014 : 19:48:13
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andre78fr
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Posté - 22 nov. 2014 : 20:37:08
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Et puis franchement, avec tout mon respect, vous n'êtes pas le seul à connaître les ASL ou à utiliser le vocabulaire issu des différents textes de loi !
J'ai appris de tas de choses sur votre site mais je ne vais pas non plus systématiquement vous citer quand je parle du fonctionnement des ASL et quand je répète les mêmes choses depuis plusieurs années !!!
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Posté - 23 nov. 2014 : 11:54:55
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Je vous rassure andre78fr.
Je posais seulement la question pour savoir si c'était à moi de faire une relance d'impayés ou plutôt le président afin d'éviter tout litige :)
Je vous remercie tous pour vos réponses |
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Rôle d'un secrétaire 
