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Phigor
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12 message(s)
Statut: Phigor est déconnecté

Posté - 13 févr. 2010 :  14:39:08  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour,

Je suis membre d'un Conseil Syndical et je suis chargé du suivi des comptes.

Nous avons changé de Syndic lors de la dernière AG en mai dernier. Depuis j'ai toutes les peines du monde pour obtenir le grand livre afin d'assurer mon suivi budgétaire.
Après de nombreuses relances de ma part, nous avons procédé à un contrôle des comptes en novembre dernier afin de voir si notre comptabilité était correctement tenue. En dehors de quelques points de litiges, tout semblait aller pour le mieux. J'ai quand même remarqué que notre compta avait fait l'objet dans les semaines précédentes notre visite à un gros rattrapage au niveau des écritures comptables (facile à remarquer quand des factures de dates antérieures portaient un numéro d'enregistrement supérieur à certaines postérieures postérieures ou bien quand les numéros d'enregistrements se suivaient dans une même catégorie de charges).
Nous avons fait part de nos remarques et j'ai expliqué que j'étais contrôleur de gestion et que d'une manière générale, il valait mieux éviter d'inquiéter les gens de ma profession sur la tenue d'une comptabilité. Comme nous venions de changer de Syndic, j'ai bien voulu convenir que la phase de transition avait put être un peu difficile à gérer.

Courant janvier, j'ai demandé le Grand Livre afin de commencer à calculer mon atterrissage budgétaire (pour voir si je devais préparer le copro à une mauvaise nouvelle) mais aussi commencer à préparer mon budget 2011 et voir si je devais réajuster le 2010.
La réponse m'a laissé perplexe. Le Syndic me propose un contrôle des comptes courant Mars en m'expliquant que la comptable était occupée par des travaux trimestriels et la préparation d'AG d'autres résidences. J'ai expliqué que je voulais juste un Grand Livre en l'état et que je savais que certaines pièces pouvaient manquer mais globalement, suivant les comptes depuis deux ans, j'arriverai à prévoir à peu près mes dépenses annuelles.
Là on m'a demandé un délai de deux semaines pour m'envoyer mon Grand Livre (c'était il y a un mois). Depuis je n'ai plus de nouvelles.
Je recommence à soupçonner une non-tenue de la comptabilité avec un gros dossier contenant les factures en attente de comptabilisation depuis notre visite de mi novembre (comment font ils les rappros bancaires, je me le demande....)

Ma question est simple, que puis je faire pour obtenir les documents comptables de la résidence (sortir le Grand Livre ne prend que quelques minutes). De plus, n'existe t il pas au niveau de la profession de Syndic, une cellule d'audit à alerter afin qu'ils procèdent à un contrôle sur la tenue des comptabilités dans ce syndic.

Merci d'avance

philippe388
Pilier de forums

14076 message(s)
Statut: philippe388 est déconnecté

 1 Posté - 13 févr. 2010 :  15:20:12  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
phigor : Vous l'avez compris, la vérification des comptes d'un SDC de copropriétaires ne se borne pas à vérifier les factures annuelles.

Pour une vérifictaion sérieuse, il vous faut les copies du grand livre, les relevés de banque, le compte de dépenses cournates, les annexes obligatoires, les comptes trvaux, les

Sans la totalité ds documents, vous ne pouvez pas vérifier grand chose, et en particulier, la totalité des honoraires du syndic ( mutations,...) , de vérifier si de vieux comptes ne sont pas apurés, et si vous n'avez pas un compte séparé, vous êtes dans l'incapacité de faire un rapprochement bancaire " normal", sauf si vous y passer de nombreuses heures.

Le syndic ne peut laisser sortir les documents du cabinet MAIS il est dans l'obligation de fournir TOUS les documents comptables et de gestion. ces documenst appartiennent au SDC, et non au syndic, qui est le mandataire du SDC et qui DOIT rendre des comptes au CS et à l'AG.

Le coup de la comptable très occupé, ou en vacances, ou toujours malade est totalement irrecevable.

En tant que controleur de gestion, vous allez être très surpris de savoir que les audit des cabinets de syndic sont fait en interne, et sur quelques copropriétés seulement !!!! Que cette profession ne connait pas les contrôles fiscaux, comme toute entreprise, .....

Vous devez mettre en demeure ce cabinet de syndic, et si vous n'avez pas de réponses, vous devrez lancer un référé au tribunal pour que ce syndic vous procure toutes les copies demandées !!!

Si ce cabinet fait partie d'un grand groupe de syndic, un RAR au président directeur général pour lui signifier votre demande de documents. cela peut fiare bouger les choses.

Votre syndic va vous répondre qu'aucun CS demande le grand livre de comptes !!! que vous n'allez pas comprendre leur méthode comptable !!! que vous confondez crédit et débit !!!! que vous ne connaissez pas la comptabilité double ( les syndics viennent juste de s'y mettre !),.....

Fouillez tout cela, et bon courage.

Toute copropriété devrait avoir un comptable ou un controleur de gestion dans son CS, cela peut aider. Mais la comptabilité d'un SDC est d'une simplicité pour un homme de l'art, comme vous !!!!

Vous avez raison de vous posez toutes ces questions, vous allez certianelent découvrir pas mal de " boulettes".

Gédehem
Pilier de forums

14441 message(s)
Statut: Gédehem est déconnecté

Revenir en haut de la page 2 Posté - 13 févr. 2010 :  16:10:22  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
En tant que membre du CS mandaté pour vérifier les comptes, mais sans doute aussi pour se faire remettre copie de tout documents interessant le syndicat (voir D.art.26), le pdt du CS doit mettre en demeure le syndic d'avoir fournir dans un délai de 8 jours les pièces demandées.
Passé ce délai sans réaction, c'est le recours au juge pour l'y obliger.

Phigor
Nouveau Membre

12 message(s)
Statut: Phigor est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 Posté - 14 févr. 2010 :  19:52:33  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci pour vos réponses. Je vais donc voir pour que le président du CS relance le Syndic pour obtenir une copie du Grand Livre.
Ce que je voulais savoir aussi c'est si il n'y avait pas moyen d'agir auprès de la SOCAF qui a donné sa garantie financière à notre Syndic.


Gédehem
Pilier de forums

14441 message(s)
Statut: Gédehem est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 Posté - 14 févr. 2010 :  21:36:44  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Vous pourriez, et ce serait amusant !!!!

Vous leur faites un peit mot, faisant état de votre qualité de "Controleur de gestion", et des points que vous avez noté lors de votre controle.
Sauf que le garant financier ne s'occupe que des fonds que gère le syndic(*), pas de la bonne tenue ou non de la compta !
Donc en général, le garant s'en moque !

(*) combien de syndicats savent qui est le garant financier, demandent une attestation et controle le montant assuré ?
Beaucoup auraient des surprises ... comme ces syndicats (il y a 5 ou 6 ans) de Limoges et Toulouse dont les syndics étaient partis laissant les caisses vides !

moumoune
Contributeur actif

219 message(s)
Statut: moumoune est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 Posté - 15 févr. 2010 :  15:47:01  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
]BONJOUR ,
Nous aussi , nous avons changé de Syndic , c 'était en Avril dernier .
F....A , le sortant qui était trés réticent a nous remettre les archives et en particulier des pieces comptables de l'exercice précedent. Il. a dû s'éxécuter suite à un réferé ou il à été condamé .C'est assez facile , rapide et les frais sont couverts largement par la condamnation du fautif. Par ce biais vous ferez coup double et vous retrouverez le grand livre , si non il faudra faire appel (comme nous ) pour avoir le solde. Voyez sur ce site dans la rubrique Syndics proféssionnels le sujet récupération des archives du 12 juillet 2009.

moumoune
Contributeur actif

219 message(s)
Statut: moumoune est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 Posté - 15 févr. 2010 :  16:12:40  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
RECTIFICATIF : Ilfallait lire : 7janvier 2010 page 2
mille excuses

Phigor
Nouveau Membre

12 message(s)
Statut: Phigor est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 Posté - 11 avr. 2010 :  10:34:13  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Finalement, j'ai reçu les comptes deux jours avant le contrôle des comptes.

Globalement, je n'ai eu presque rien à redire sur la comptabilité en dehors de l'absence de factures d'énergie depuis 4 mois et de certaines factures enregistrées en doublon (une fois par l'ancien syndic et une fois par le nouveau). Ce qu'il en ressortait par contre c'est que la comptabilité n'est pas tenue au fil de l'eau (facile à voir par la numérotation des écritures comptables). J'ai demandé que les corrections soient faites et que me soient envoyés les comptes corrigés.
J'ai discuté avec la comptable et lui ai montré que je savais que la comptabilité n'était tenue avec régularité. On verra ce qu'il en est lorsque je redemanderai les comptes. En attendant, 3 semaines plus tard je n'ai toujours pas les comptes corrigés. Cette semaine je vais recevoir la convocation à l'AG ce qui me donnera donc l'occasion de valider les comptes 2009 quitte à poser des questions avant l'AG sur la validité définitive de ceux ci.

Si 2010 se passe comme 2009, je pense qu'il nous faudra reprendre notre bâton de pélerin et chercher un nouveau syndic.

Merci pour votre aide.
 
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