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goutelette
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PostĂ© - 24 avr. 2019 :  15:06:10  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour,

Nous faisons comme chaque année, un petit tour de vérification des charges à mi- exercice.
Alors que nous avons une bonne connaissance des noms des entreprises intervenantes, nous trouvons en:
621300 Frais postaux et affranchissements plusieurs facturation :
Affranchissement : xxxx€
AT.....Apf 1 T 2019 xx€ ( 3 lignes de facturation)
Lors d'une réunion, le syndic nous a mentionné, utiliser maintenant une société pour traiter l'envoi des courriers.
Sauf erreur, de logique, les frais de traitements de cette entreprise ne devraient pas ĂŞtres Ă  charge du syndicat ?
Merci, pour vos remarques éclairées

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Goutelette

JB22
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 1 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  15:52:35  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Le syndic ne peut vous facturer les frais de traitement et postaux de son prestataire, vous ne devez rien Ă  ce fournisseur.

Il ne peut que vous facturer les frais d' affranchissement, sur justificatifs.

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 2 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  16:09:11  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Merci JB22 pour ce suivi.
En effet, je me suis étonnée de cette facturation.
Cordialement


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Goutelette

rambouillet
Pilier de forums

15667 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  16:48:15  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
mais attention, discutez bien dans le détail avec votre syndic. Souvent l'utilisation d'une telle société donne un coût moindre que si on obligeait le syndic a oblitéré lui-même. Donc tout le monde s'y retrouve.

JB22
Pilier de forums

3743 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  17:17:09  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
"Souvent l'utilisation d'une telle société donne un coût moindre que si on obligeait le syndic a oblitérer lui-même"

Et c' est ce coût qu' il est en droit de récupérer.

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  19:07:23  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Rambouillet:mais attention, discutez bien dans le détail avec votre syndic. Souvent l'utilisation d'une telle société donne un coût moindre que si on obligeait le syndic a oblitéré lui-même. Donc tout le monde s'y retrouve
.
Votre remarque me surprend, car différemment nous avons une facturation " Affranchissement" qui me parait importante, d'autant plus que nous ne sommes qu'a mi exercice.
Pouvez vous m'en dire plus sur ce fonctionnement ?
citation:
JB22:v
Et c' est ce coût qu' il est en droit de récupérer.

Je ne comprend pas cette remarque ? Merci de m'expliquer si vous le voulez bien
Cordialement
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Goutelette

rambouillet
Pilier de forums

15667 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  19:22:47  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
il vous faut demander le détail du volume et de la nature des envois. En déduire le prix unitaire et vérifier quel serait ce prix si le syndic s'était chargé directement de l'envoi.
En effet, ces sociétés obtiennent des prix de par le volume très important dont ils facilitent le trafic.

Et bien souvent ils obtiennent des tarifs de type "ecopli"....

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  19:47:50  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
rambouillet: il vous faut demander le détail du volume et de la nature des envois.

La nature des envois est : Convocation Ă  l' AG et PV pour 43 lots. une fois par an.
sauf erreur de jugement, cela ne me parait pas un volume dit " Important"
citation:
Rambouillet : En déduire le prix unitaire et vérifier quel serait ce prix si le syndic s'était chargé directement de l'envoi.

Pour ma part, j' étais intimement persuadée que le montant mentionné sur le relevé correspondait à la facturation PTT.
Maintenant si vous dites qu'il y a une facturation " Syndic" je découvre et n'ai pas de ref/ de comparaison.
Si je comprend bien : Les factures Affranchissement doivent Ă©galement ĂŞtres au nom de cette entreprise.?
Car nous avons 1 : Des facturations "Affranchissements" 2 Des facturations Entreprise X
citation:
JB22 :Et c' est ce coût qu' il est en droit de récupérer.

Pouvez vous être plus claire. Si son personnel ne perd pas son temps, a regarder la machine composter, que désire t'il de plus. Merci pour votre aide.
Signature de goutelette 
Goutelette

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 8 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  19:49:11  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
uote]rambouillet: il vous faut demander le détail du volume et de la nature des envois.
La nature des envois est : Convocation Ă  l' AG et PV pour 43 lots. une fois par an.
sauf erreur de jugement, cela ne me parait pas un volume dit " Important"
citation:
Rambouillet : En déduire le prix unitaire et vérifier quel serait ce prix si le syndic s'était chargé directement de l'envoi.

Pour ma part, j' étais intimement persuadée que le montant mentionné sur le relevé correspondait à la facturation PTT.
Maintenant si vous dites qu'il y a une facturation " Syndic" je découvre et n'ai pas de ref/ de comparaison.
Si je comprend bien : Les factures Affranchissement doivent Ă©galement ĂŞtres au nom de cette entreprise.?
Car nous avons 1 : Des facturations "Affranchissements" 2 Des facturations Entreprise X
citation:
JB22 :Et c' est ce coût qu' il est en droit de récupérer.[/quote]
Pouvez vous être plus claire. Si son personnel ne perd pas son temps, a regarder la machine composter, que désire t'il de plus. Merci pour votre aide.
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Goutelette

nefer
Modérateur

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Revenir en haut de la page 9 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  20:01:36  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
il faut prendre en compte le nombre de propriétaires et pas le nombre de lots

il est facile à un CS de vérifier le prix d'envoi d'une convocation en france en prenant le poids de la convocation et le tarif postal applicable...puis vous multipliez pas le nombre de copropriétaires

idem pour le PV et les envois vers l'Ă©tranger

andre78fr
Contributeur vétéran

France
2575 message(s)
Statut: andre78fr est connecté

Revenir en haut de la page 10 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  20:13:19  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
La version d'évaluation de Valcompta vous permet d'estimer facilement (et gratuitement) le coût des envois en fonction du nombre de pages, des destinations (France, Europe, reste du monde...). Bon je fais un peu de pub en dehors de "Promotion produits et services" mais ça peut servir et pour le coup ça ne coûte rien !!!

http://www.valcompta.net/forum/post3127.html#p3127

JB22
Pilier de forums

3743 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 11 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  20:47:02  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
En général ces société de services assurent deux services, le premier le conditionnement des plis, tris et mise sous enveloppes, et 2 l' affranchissement (timbrage suivant le poids).

Le 1 est déjà inclus dans la rémunération du syndic.
Le 2 peut être facturé par le syndic. (C' est la "goute-lettre', humour bien sûr )

On ne doit donc pas retrouver dans les charges du syndicat les factures de ces sociétés de services, mais seulement les factures de frais d' affranchissements exposés et récupérés par le syndic.

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
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Revenir en haut de la page 12 PostĂ© - 24 avr. 2019 :  21:45:22  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
JB22; On ne doit donc pas retrouver dans les charges du syndicat les factures de ces sociétés de services
mais seulement les factures de frais d' affranchissements exposés et récupérés par le syndic.


Donc
Le syndicat ne devrait pas avoir de facturation de service de ce type d' entreprises.
Pourtant, si ces factures apparaissent sur nos relevés de charges , c' est que le syndic à donné les coordonnés du Syndicat.
Ce qui veut dire que cette entreprise fait une facture "par syndicat au cabinet".
A notre époque, chaque facture à un à un coût.

Signature de goutelette 
Goutelette

rambouillet
Pilier de forums

15667 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 PostĂ© - 25 avr. 2019 :  07:47:52  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
sauf erreur de jugement, cela ne me parait pas un volume dit " Important"

ce n'est pas ce volume qu'il faut regarder mais celui de l'entreprise sous-traitante du syndic qui travaille pour X syndics. Souvent les syndics utilisent ATH..

Et vous devez trouver dans les comptes une facture de cette entreprise envoyée au syndic pour le syndicat, mais comme dit par JB22, il faut vérifier que vous ne payez pas la mise sous pli, etc.... uniquement l'affranchissement qui du fait des grands nombres (du sous-traitant et non de votre syndicat) bénéficie de tarifs préférentiels de La Poste.

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 PostĂ© - 25 avr. 2019 :  08:18:51  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Bonjour,
J'ai demandé copie de ces factures, je reviens vers vous dès que j'en ai lecture.
Merci à chacun pour vos informations qui m'ont été très utiles.
Cordialement
Signature de goutelette 
Goutelette

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 15 PostĂ© - 28 avr. 2019 :  10:02:15  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Bonjour,
J'ai pris connaissance des factures de cette société de service qui se charge des affranchissements de courriers groupés.
En effet les factures ne concernent "Que des affranchissements" .
De ce fait, restait l'interrogation de cette hausse de 50% de frais d' affranchissement sur cet exercice qui avait attiré notre attention.
A la lecture de ces factures, il apparaît, que tous les membres présents et représentés ont reçu leur PV en courrier recommandé .6€ par lot
Tous les absents, le même PV en courrier simple 2€ par lot.
En effet, le syndic a porter de son propre chef, sur l' OJ de l' AG " Une proposition de souscription d'assurance juridique avec recouvrement des charges"
Cette proposition étant refusée à l'unanimité à entraîné l'envoi systématique du PV en RC à tous. !!
Existe -il une possibilité de dérogation, qui éviterai ce style de dépense inutile, risquant de se reproduire.
Vous remerciant pour vos conseils

Signature de goutelette 
Goutelette

andre78fr
Contributeur vétéran

France
2575 message(s)
Statut: andre78fr est connecté

Revenir en haut de la page 16 PostĂ© - 28 avr. 2019 :  10:16:37  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Les absents auraient dû recevoir leur PV en recommandé aussi...

Louis92
Contributeur vétéran

France
2699 message(s)
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Revenir en haut de la page 17 PostĂ© - 28 avr. 2019 :  10:37:28  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
goutelette
citation:
Existe -il une possibilité de dérogation, qui éviterai ce style de dépense inutile, risquant de se reproduire.
Je proposerais la parade suivante. Lors de la réunion de préparation d'AG avec le syndic, le CS indique au syndic que telle résolution voulue par le syndic va avoir une grosse majorité d'opposants et qu'en conséquence, une grosse majorité d'envois de PV en LRAR. Le CS qui veut éviter cette dépense peut laisser le choix au syndic entre :
- retirer sa résolution,
- la laisser en assumant la charge des LRAR.
Cdlt. Louis92.

MIBA
Contributeur actif



France
284 message(s)
Statut: MIBA est déconnecté

Revenir en haut de la page 18 PostĂ© - 28 avr. 2019 :  11:21:17  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Bonjour,

Ce n’est pas parcequ’une résolution a été rejetée à l’unanimité, que les votants sont opposants. Les opposants, ce sont ceux qui sont minoritaires dans le vote et donc en dessaccord avec la décision prise.

Il n’y donc aucune raison d’envoyer le PV en RAR aux votants contre une résolution rejetée a l’unanimité.

Louis92
Contributeur vétéran

France
2699 message(s)
Statut: Louis92 est déconnecté

Revenir en haut de la page 19 PostĂ© - 28 avr. 2019 :  11:38:30  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Merci à MIBA d'avoir fait rectifier le tir. Dans mon post 17, j'ai utilisé le bon terme "opposant" mais sans en tirer les conséquences. Oui, les LRAR doivent être envoyées aux opposants seulement lesquels sont les minoritaires, minoritaires à voter POUR pour une résolution rejétée ou minoritaires à voter CONTRE une résolution adoptée.

Il ya donc eu erreur de quelqu'un et le syndicat de goutelette est en droit de refuser la dépense de LRAR superflue.

Tout de même inquiétant cette entreprise ATH... spécialisée dans les envois "AG copropriétés"qui ne connaîtrait pas la règle LRAR / opposants !

Cdlt. Louis92.

goutelette
Contributeur vétéran

1192 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 20 PostĂ© - 28 avr. 2019 :  11:46:10  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Je proposerais la parade suivante. Lors de la réunion de préparation d'AG avec le syndic, le CS indique au syndic que telle résolution voulue par le syndic va avoir une grosse majorité d'opposants et qu'en conséquence, une grosse majorité d'envois de PV en LRAR. Le CS qui veut éviter cette dépense peut laisser le choix au syndic entre :
- retirer sa résolution,
- la laisser en assumant la charge des LRAR.
Cdlt. Louis92.

Avec bien des années d'expérience, c'est la 1ère fois que nous avons ce problème.
Nous avons pourtant déjà eu dans l' historique, une majorité de contre , comme "le refus de renouvellent de contrat d' un syndic" et les frais d'affranchissement n'ont pas explosés.
Quand a mentionné au syndic que sa résolution passera mal ... nul n'est prophète, et encore moins le conseiller expérimenté. Les votes réservent bien des surprises.
Par contre est ce que l'application de cette réglementation, est reconnue indispensable.
Signature de goutelette 
Goutelette
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