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Jean13
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 Posté - 02 août 2016 : 16:17:09
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Bonjour,
Une précision SVP !
Le coût des photocopies pour la convocation à AG ainsi que les photocopies pour l'envoi du PV sont-elles inclues dans le forfait de base ou doivent-elles être facturées en sus du forfait de gestion ?
La question pour ce qui est des frais d'envois postaux est quant Ă elle claire mais je "patine " un peu sur les photocopies.
Nous savons que L'article 7.1.5. du contrat type précise que l'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés au réel.
Nous savons également que Le contrat type prévoit, en son article 7.2.1, que la rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. Il ajoute que l’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés au réel.
Merci
Jean13
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Posté - 02 août 2016 : 17:06:59
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Le coût des photocopies pour convocation et PV sont inclus dans le forfait .... elles ne sont pas listées dans les prestations particulières du contrat type.
Les débours frais postaux sont hors forfait effectivement. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 02 août 2016 : 17:54:41
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L'article 7.1.1 du modèle de contrat indique :
" Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire."
Cela veut dire a contrario que les frais de reprographie afférents aux prestations hors forfait peuvent faire l'objet d'une rémunération.
Le syndic semble pouvoir s'en prévaloir pour les photocopies de devis pour des travaux de l'article 14-2 qui sont annexées dans la convocation.
L'ARC dira que le syndic n'a pas le droit parce que c'est une convocation pour une assemblée annuelle . L'ARC d'ailleurs continue à contester la phrase rougie ci dessus et se prévaut d'un avis d'un sous-service de DGCCRF.
Voila le type d'incident qui pourrait faire l'objet d'un avis du CNTGI section disciplinaire demandé en respectant une procédure contradictoire. On pourrait diminuer le budget de l'institution et prévoir la publicité des avis.
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Jean13
Contributeur senior
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Posté - 02 août 2016 : 18:46:12
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citation: Initialement posté par JPM
L'article 7.1.1 du modèle de contrat indique :
" Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire."
Cela veut dire a contrario que les frais de reprographie afférents aux prestations hors forfait peuvent faire l'objet d'une rémunération.
Le syndic semble pouvoir s'en prévaloir pour les photocopies de devis pour des travaux de l'article 14-2 qui sont annexées dans la convocation.
L'ARC dira que le syndic n'a pas le droit parce que c'est une convocation pour une assemblée annuelle . L'ARC d'ailleurs continue à contester la phrase rougie ci dessus et se prévaut d'un avis d'un sous-service de DGCCRF.
Voila le type d'incident qui pourrait faire l'objet d'un avis du CNTGI section disciplinaire demandé en respectant une procédure contradictoire. On pourrait diminuer le budget de l'institution et prévoir la publicité des avis.
Merci JPM et Rambouillet pour vos aimables réponses.
En effet moi ardent défenseur de l'ARC trouve leur position de contester la phrase en rouge quelque peu arbitraire voire abusine.
En effet les photocopies des devis ne peuvent pas être estimées en nombre et sont des cas ponctuels, il est donc normal que les photocopie pour des devis soient facturées en sus donc séparément ....faut être un peu logique et ne pas "squiser" le syndic.
Maintenant il serait également fort souhaitable que les SYNDICATS et leur copropriétaires se prennent aussi un peu en main et optent pour la dématérialisation des LRE (lettre recommandées électroniques) qui font faire de substantielles économies car que l'on envoie 1, 2 ou 100 pages le prix est identique environ 2,15€ par envoi lequel inclue également les 8€ de lettre recommandées A/R traditionnelle.
Pour une fois faut savoir remercier le législateur, internet qui nous aident à faire des économies et résolvent cette fastidieuse question des photocopies source de litiges et d'achoppement avec les syndics :
Le décret du 21 octobre 2015 précise effectivement les modalités d’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique (prévues à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965). L’une des plus importantes est le recueil OBLIGATOIRE par le syndic de l’autorisation préalable des copropriétaires (article 64-1 du décret du 17 mars 1967) consigné sur le procès-verbal de l’assemblée générale.
Article 64-1 du décret du 17 mars 1967 (modifié par le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété de des immeubles bâtis)
« Lorsque l'accord exprès du copropriétaire mentionné à l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale mentionné à l'article 17 du présent décret.
Lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre mentionné à l'article 17. »
Bonne soirée
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JPM
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Posté - 05 août 2016 : 07:17:23
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Sur les économies liées à la dématérialisation des convocations en assemblée il n'existe à ma connaissance aucun rapport précis montrant la réalité de ces économies en présence d'une organisation conforme aux dispositions légales et réglementaires.
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Posté - 05 août 2016 : 07:33:13
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Si en théorie, la dématérialisation des convocations est une bonne chose, son application n'est peut-être pas aussi simple (actuellement). En effet, il faut se mettre à la place du syndic qui gère X copropriétés : pour une copropriété Y, il peut avoir maintenant à gérer plusieurs formes de notifications : la LRAR papier, la LRAR tout électronique, la LRAR semiélectronique, la remise en mains sales  .... Pas sur qu'un syndic veuille se compliquer la vie pour faire gagner de l'argent aux copros..... sauf à en tenir compte dans ses honoraires.... à part la planète, l'avantage est pour qui ? |
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Jean13
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Posté - 05 août 2016 : 18:48:18
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citation: Initialement posté par JPM
Sur les économies liées à la dématérialisation des convocations en assemblée il n'existe à ma connaissance aucun rapport précis montrant la réalité de ces économies en présence d'une organisation conforme aux dispositions légales et réglementaires.
Bonsoir JPM
Pourquoi aurions-nous besoin d'un rapport ? Le calcul est simple.
Notre cas exemple dernière AG
31 copropriétaires et 118 photocopies par copropriétaires plus 31 LRAR.
photocopies 118 X 31 X 0,20€ = 731,60 €
31 LRAR X 7,80€ = 241,80 €
COUT TOTAL 731?60 + 241,80 = 973,40 €
Si l'on avait eu la dématérialisation le coût total aurait été de :
31 X 2,50€ = 77,50 €
Comme je l'ai dit qu'il y ait 1, 10 ou 200 photocopies le coût est toujours de 2.5€ par lettre recommandée électronique.
Il n'y a donc pas photo entre payer 976,40€ et 77,50€ imaginez un peu l'économie pour les grandes copros.
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Jean13
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Posté - 05 août 2016 : 18:57:52
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citation: Initialement posté par rambouillet
Si en théorie, la dématérialisation des convocations est une bonne chose, son application n'est peut-être pas aussi simple (actuellement).
Rien de plus simple je vien de la mettre en place suffit simplement inviter le syndic à plus de bonne volonté
citation: En effet, il faut se mettre à la place du syndic qui gère X copropriétés : pour une copropriété Y, il peut avoir maintenant à gérer plusieurs formes de notifications : la LRAR papier, la LRAR tout électronique, la LRAR semiélectronique, la remise en mains sales ....
Pas vraiment un problème
citation:
Pas sur qu'un syndic veuille se compliquer la vie pour faire gagner de l'argent aux copros..... sauf à en tenir compte dans ses honoraires.... à part la planète, l'avantage est pour qui ?
Où est le problème pour le Syndic ?
Il Ă©dite un exemplaire de la convocation, la remet au prestataire et lui communique une liste de destinataires...
Ce prestataire fait ensuite tout le travail pour 2,50€ par envoi.
Je crois que c'est mĂŞme pour le syndic une charge de travail en moins.
Ce serait Ă nous d'en tenir compte dans ses honoraires car en plus il n'aura plus Ă tenir un justificatif comptable des frais de photocopies et de timbres (porte ouverte aux abus de certains)
Les syndics auraient-ils peur des progrès technologiques ou ne se sentent-ils pas à la hauteur de ces nouveautés ? |
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andre78fr
Pilier de forums
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 Posté - 05 août 2016 : 20:01:46
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Bien sûr, une fois tout bien en place c'est simple mais n'oubliez pas que le syndic doit préalablement collecter les mails et les autorisations, au moment de l'AG ou en cours d'année (par RAR classique) et qu'il peut y avoir des changements de mails ou problèmes (compte piraté, saturé, bloqué) plus fréquents qu'avec une adresse postale. Mais à terme oui c'est bien sûr une économie et une évolution incontournable même si le système est à mon sens un peu lourd. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 06 août 2016 : 08:52:49
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Jean 13 D'où sortez vous le coût de 2, 50 € pour une convocation dématérialisée ?
Les coûts varient selon que le destinataire se contente de la réception par message ou exige une remise papier.
Je maintiens qu'en fonction des tentatives réalisées il faut informer les syndics et les copropriétaires des coûts réels d'une éventuelle réforme.
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Posté - 06 août 2016 : 12:56:14
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jean13 : des abus sur les frais de timbres qui sont des débours ???  |
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Posté - 07 août 2016 : 10:34:37
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citation: Initialement posté par JPM
L'article 7.1.1 du modèle de contrat indique :
" Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire."
Cela veut dire a contrario que les frais de reprographie afférents aux prestations hors forfait peuvent faire l'objet d'une rémunération.
Le syndic semble pouvoir s'en prévaloir pour les photocopies de devis pour des travaux de l'article 14-2 qui sont annexées dans la convocation.
L'ARC dira que le syndic n'a pas le droit parce que c'est une convocation pour une assemblée annuelle . L'ARC d'ailleurs continue à contester la phrase rougie ci dessus et se prévaut d'un avis d'un sous-service de DGCCRF.
Voila le type d'incident qui pourrait faire l'objet d'un avis du CNTGI section disciplinaire demandé en respectant une procédure contradictoire. On pourrait diminuer le budget de l'institution et prévoir la publicité des avis.
Pas d'accord JPM : le décret du 26 mars 2015 est très clair sur ce point : l’article 7.2.1 du contrat type qui prévoit les modalités de rémunération des prestations particulières, dont la liste limitative figure à l’annexe 2 du décret, fixe le mode de facturation : soit en application d’un coût horaire fixé dans le contrat, appliqué au prorata du temps passé, soit en application d’un tarif forfaitaire convenu par les parties pour chaque prestation particulière. Le texte ne permet qu’une exception, concernant les frais d’envoi, définis comme les « frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés », considérés comme des débours et toujours facturable en sus des prestations. Pas de trace de reprographie dans ce paragraphe : les photocopies doivent être prises en compte dans la fixation des tarifs horaires ou des forfaits. Par exemple, dans le tarif proposé pour la prestation intitulée « La préparation, la convocation et la tenue d'une assemblée générale supplémentaire », le syndic devra prévoir d’avance de manière forfaitaire le coût des photocopies pour la diffusion des convocations et du procès-verbal de l’assemblée…
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Posté - 07 août 2016 : 10:37:14
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Dans la pratique, même si, dans un premier temps, le nombre de copropriétaires optant pour la transmission de bout en bout par voie électronique est faible, le syndic qui décide de proposer le service a intérêt à transférer sur le prestataire sélectionné la totalité de ses diffusions, y compris les recommandés classiques. Les prestataires proposent en effet le double mode : le syndic leur adressera le fichier de documents à diffuser pour tous les copropriétaires, avec un fichier d’adresses de ceux qui ont accepté la transmission électronique, et un fichier d’adresses de ceux à qui le prestataire délivrera ou fera délivrer par La Poste une version imprimée sous forme de recommandé classique ! Dans ce cas, l’économie de reprographie est totale et immédiate !
Pb : depuis l’entrée en vigueur du contrat type qui les oblige à intégrer les frais de reprographie dans le forfait de gestion courante, les syndics ont pour la plupart augmenté leurs honoraires de base en conséquence. Si ce poste de coût disparaît subitement de leur compte d’exploitation, il conviendrait qu’ils opèrent un retour arrière sur leurs honoraires…
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JPM
Modérateur
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13
Posté - 07 août 2016 : 16:23:16
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Procédons par ordre !
Admettez vous que l'article 7.1.1 permet a contrario d'imputer des frais de photocopie pour les documents liés à des prestations étrangères au forfait ?
Oui semble-t-il mais vous contestez le mode de facturation. Pas d'accord JPM ? Sauf erreur je n'ai rien dit sur le mode de facturation
L'article 7.2.1 indique que la rémunération au titre des prestations particulières est déterminée soit 1 en application d'un coût horaire...
soit 2 en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière
L'article 7.2.1 ne comporte pas la mention d’un tarif forfaitaire convenu par les parties pour chaque prestation particulière ".
La tarif convenu c'est par exemple 20 ct d'€ la photocopie
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JPM
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Posté - 07 août 2016 : 16:32:42
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A propos de ce qu'on appelle la dématérialisation des convocations en assemblée on discute vainement.
Je pose Ă nouveau ma question :
Quel est le coût de la convocation dématérialisée d'une assemblée générale ?
Quels sont les coûts faut-il dire sans doute car ils varient en fonction des options manifestées par les copropriétaires ?
Qui peut fournir des indications précises à cet égard dans le forum ?
Par ailleurs qu'en est-il finalement des délais effectifs de mise en œuvre ?
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Posté - 07 août 2016 : 17:44:19
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De nombreux syndics sous-traitent les copies et les envois des convocations ! il suffit de donner UNE seule copie de la convocation, de l'OdJ et des docs joints, ET la liste des copros Ă jour.
Ils pourront Ă©galement envoyer les mĂŞmes docs, avec la liste des copros, et leur adresse MAIL !!
La seule différence avec la loi ALR est donc la remise sur les honoraires du montant des copies estimées. Le temps passé est le même, quelque soit le support papier, ou mail, pour le syndic.
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JPM
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Posté - 07 août 2016 : 18:25:12
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La rémunération du sous traitant ne tient pas compte du nombre des destinataires et des photocopies à faire ?
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Posté - 08 août 2016 : 09:03:58
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citation: Initialement posté par JPML'article 7.2.1 indique que la rémunération au titre des prestations particulières est déterminée soit 1 en application d'un coût horaire... soit 2 en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulièreL'article 7.2.1 ne comporte pas la mention d’un tarif forfaitaire convenu par les parties pour chaque prestation particulière ". La tarif convenu c'est par exemple 20 ct d'€ la photocopie
Négatif, à notre avis : le tarif concerne l'ensemble de la prestation, par exemple : "La préparation, la convocation et la tenue d'une assemblée générale supplémentaire de ... heures, à l'intérieur d'une plage horaire allant de ... heures à ... heures" ; le syndic doit fixer un tarif incluant les photocopies ; les photocopies ne sont pas une prestation supplémentaire facturable de manière autonome... |
Édité par - rédaction Universimmo le 08 août 2016 09:04:27 |
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JPM
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Posté - 08 août 2016 : 10:28:20
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Vous tombez dans les mauvaises pratiques de l'ARC !
Quand l'association prétendait que les prestations de recouvrement des charges entraient dans la catégorie " gestion courante ", elle justifiait la prévisibilité en faisant valoir que le syndic doit bien se douter qu'il y aura des arriérés impayés. Or l'imprévisibilité s'entendait du nombre de défaillances dans le cours de l'exercice ! Pourquoi faire supporter aux copropriétaires un forfait à ce titre correspondant à six dossiers alors qu'il n'y en aura peut être que deux ? Le plus juste, le plus transparent n'est-il pas de fixer le coût par dossier ?
Instinctivement vous avez dĂ» ajouter forfaitaire au texte. C'est bien que votre raisonnement n'est pas solide.
Il faut lire simple : Dans le cas exceptionnel des photocopies générées par une prestation hors forfait il faut laisser le syndic et le syndicat s'organiser entre eux. Il est donc normal que le contrat mentionne un coût de la photocopie à ce titre. Cela sera le tarif convenu entre les parties.
Ce qui nous permet de passer Ă des affaires plus importantes
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Jean13
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Posté - 08 août 2016 : 10:42:38
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citation: Initialement posté par rédaction Universimmocitation: Initialement posté par JPML'article 7.2.1 indique que la rémunération au titre des prestations particulières est déterminée soit 1 en application d'un coût horaire... soit 2 en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulièreL'article 7.2.1 ne comporte pas la mention d’un tarif forfaitaire convenu par les parties pour chaque prestation particulière ". La tarif convenu c'est par exemple 20 ct d'€ la photocopie Négatif, à notre avis : le tarif concerne l'ensemble de la prestation, par exemple : "La préparation, la convocation et la tenue d'une assemblée générale supplémentaire de ... heures, à l'intérieur d'une plage horaire allant de ... heures à ... heures" ; le syndic doit fixer un tarif incluant les photocopies ; les photocopies ne sont pas une prestation supplémentaire facturable de manière autonome...
Vous avez raison sur le fond si l'on applique stricto sensu ou de facto la loi qui encore une fois est mal faite car pas précise.
JPM soulevait le problème des photocopies résultant des DEVIS ( voir son message 2 Posté - 02 août 2016 : 17:54:41)
Comme tous le monde le sait IcI je suis très loin d'être un défenseur des Syndics mais soyons honnêtes.
Comment pouvez-vous demander au syndic d'estimer et d'inclure dans son forfait le coût de photocopies sortant du cadre d'une convocation d'AG normale.
EXEMPLE: Nous avons lors de notre dernière AG eu pour plus de 42 photocopies de DEVIS toiture, balcons, façade par copropriétaire soit au total 42 X 31 = 1302 photocopies supplémentaires pour 260,40€
Si l'on suit votre raisonnement le syndic pour ne pas perdre d'argent inclura pour l'avenir ces 1302 photocopies ou 260,40€ dans son forfait que nous aurons à payer même si ces travaux ne seront pas renouvelés avant 10, 15 ou 40 ans et ces photocopie pas faites.
Je partage donc pleinement la vision de JPM qui pose très judicieusement la question de la facturation comme "DEBOURS" des photocopies hors AG
normale.
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Jean13
Contributeur senior
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Posté - 08 août 2016 : 10:45:24
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citation: Initialement posté par JPMVous tombez dans les mauvaises pratiques de l'ARC ! Quand l'association prétendait que les prestations de recouvrement des charges entraient dans la catégorie " gestion courante ", elle justifiait la prévisibilité en faisant valoir que le syndic doit bien se douter qu'il y aura des arriérés impayés. Or l'imprévisibilité s'entendait du nombre de défaillances dans le cours de l'exercice ! Pourquoi faire supporter aux copropriétaires un forfait à ce titre correspondant à six dossiers alors qu'il n'y en aura peut être que deux ? Le plus juste, le plus transparent n'est-il pas de fixer le coût par dossier ? Instinctivement vous avez dû ajouter forfaitaire au texte. C'est bien que votre raisonnement n'est pas solide. Il faut lire simple : Dans le cas exceptionnel des photocopies générées par une prestation hors forfait il faut laisser le syndic et le syndicat s'organiser entre eux. Il est donc normal que le contrat mentionne un coût de la photocopie à ce titre. Cela sera le tarif convenu entre les parties. Ce qui nous permet de passer à des affaires plus importantes
Votre message vient de se croiser avec le mien.
Je suis parfaitement d'accord avec vous. A frais ponctuels, DĂ©bours ponctuels
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