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jmr91200
Contributeur senior
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 Posté - 05 déc. 2015 : 21:54:33
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Bonsoir,
Avez-vous un modèle de rédaction du courrier quand le conseil syndical demande le remboursement de frais utiles à sa mission ?
Merci.
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Gédehem
Pilier de forums
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Posté - 05 déc. 2015 : 22:04:01
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Surprenant !!!!!
Un courrier tout bête !
Par exemple :
Syndicat des copros du ...
Le conseil syndical
M. le syndic,
Vous trouverez en PJ le (les) bordereau nominatif récapitulatif des factures (ou tickets de caisses) de certains achats nécessaires à l'exercice de la mission du CS.
Le/les chèques de remboursement seront à l'ordre des conseillers ayant avancés les sommes indiquées.
Avec tous mes remerciements.
Le pdt du CS.
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jmr91200
Contributeur senior
859 message(s)
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 Posté - 05 déc. 2015 : 22:24:04
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J'en ai déjà rédigé (similaire à ce que vous écrivez) mais je me disais qu'il y avait peut être moyen de faire mieux :) |
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Posté - 06 déc. 2015 : 07:50:29
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Avez vous demandé à votre syndic : certains ont un simple formulaire à remplir et à renvoyer signé avec les justificatifs. |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 06 déc. 2015 : 09:28:43
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Il me semble que le président du CS a déjà assez de charge pour s'occuper des remboursements des membres du CS. D'où la pratique suivante :
- Chacun demande ses remboursements en s'efforçant de faire des regroupements, joint les originaux des justificatifs (factures, tickets de caisse, ...) pour le syndic (la compta doit conserver les originaux).
- Distinction entre frais de de CS et le reste (achats de matériel, ...).
- Libellé et clé de répartition pour les lignes de dépenses autres que les frais de CS (achats de matériel, ...).
- Chacun scanne ses justificatifs originaux et envoie courrier et copie numérique des originaux aussi aux autres membres du CS. A priori, les achats résultent de décision du CS (ampoules, accessoires d'arrosage ou de serrurerie, ...), mais c'est mieux de donner la possibilité de réagir au plus tôt en cas d'exagération d'un des membres ou de non respect des règles du RFCS (frais de déplacement en cas de résidence secondaire et/ou syndic distant).
- En gros, les mêmes contraintes que pour vérifier les factures des prestataires.
Cdlt. Louis92.
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Posté - 06 déc. 2015 : 12:47:37
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Luois92 :" les achats résultent de décision du CS (ampoules, accessoires d'arrosage ou de serrurerie, ...),"
Mais ce ne sont pas des frais de fonctionnement du CS. Le CS n'a pas a payer ces fournitures. C'est un mauvais fonctionnement du SDC.
C'est au syndic de commander et payer ces achats. |
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Franck1966
Contributeur vétéran
France
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Posté - 06 déc. 2015 : 14:32:25
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Comme dab Philippe388 va me tailler mais 3 fois j'ai acheté du matériel pour des interventions dans une copro, et j'ai directement donné l'original au syndic pour remboursement (mis au crédit de mon compte), sans aucun courrier, en disant juste pour quel poste c'était ...
Mais là ce ne sont pas des frais de fonctionnement de CS.
D'ailleurs, est-ce qu'un membre du CS peut se faire défrayer sans que l'AG l'ait acté ??? |
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Posté - 06 déc. 2015 : 15:00:08
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citation: et j'ai directement donné l'original au syndic pour remboursement (mis au crédit de mon compte)
personnellement, je déconseille cette démarche, car vous mélangez ainsi vos appels de charges et vos remboursements.
pour ma part, j'interdis au syndic de mettre ces remboursements en tant que crédit sur mes charges, mais plutôt qu'il doit me considérer comme un fournisseur (avec un compte 401) et me faire un chèque ou un virement. Ainsi je ne mélange pas les choses. Surtout le jour il y aura "état daté" à faire sur votre lot ;) |
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jmr91200
Contributeur senior
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Posté - 06 déc. 2015 : 15:27:29
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citation:
pour ma part, j'interdis au syndic de mettre ces remboursements en tant que crédit sur mes charges, mais plutôt qu'il doit me considérer comme un fournisseur (avec un compte 401) et me faire un chèque ou un virement. Ainsi je ne mélange pas les choses. Surtout le jour il y aura "état daté" à faire sur votre lot ;)
Pouvez-vous préciser en quoi cas cela change quelque chose ? (surtout pour l'état daté) |
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Posté - 06 déc. 2015 : 15:48:12
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si on ne fait pas attention, lorsqu'on inscrit sur l'état daté les provisions et les réalisés du "vendeur" pour N, et N-1, on peut considérablement fausser le résultat...
De même si le logiciel ne permet pas la séparation, le projet de répartition annuelle peut être faussé, surtout que maintenant il doit être donné au futur acquéreur...
Perso, je pense qu'il ne faut pas mélanger ce qui est du simple copro et de l'action du membre de CS. |
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Louis92
Contributeur vétéran
France
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10
Posté - 06 déc. 2015 : 16:23:02
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Tout à fait d'accord avec rambouillet, deux syndics que je pratique considèrent les membres CS comme des fournisseurs. Leur compta représente bien alors la réalité : les membres CS fournissent un service (gratuit avec frais) et quelques fois du matériel avec des charges associées pour la copro, ils sont remboursés via le 512 via un chèque. D'ailleurs, les syndics doivent se considérer eux-mêmes aussi comme un fournisseur et avoir leur 401.
Cdlt. Louis92. |
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Posté - 06 déc. 2015 : 16:41:08
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jmr91200 : "Pouvez-vous préciser en quoi cas cela change quelque chose ? (surtout pour l'état daté)"
Attneion jmr91200 : vous ne pouvez mélanger les charges de copropriété PERSO avec les frais de fonctionnent du CS.
VOus payez de votre poche, et NON par débit de votre compte de charges perso des cartouches d'encres. Le syndic vous rembourse et cela apparaitra comme frais du CS, une ligne budgétaire des charges de fonctionnement courant. Tous les copros paieront leur quote part de ce budget.
Le remboursement du syndic de ses frais apparait comme le remboursement d'une facture FOURNISSEUR. Pour faire simple le SDC vous remboursera en tant que MR jmr91200 et non comme jmr91200 copropriétaire.
franck1966 : Mais là ce ne sont pas des frais de fonctionnement de CS.
Et OUI c'est illégal. le CS ne peut pas engager des dépenses au nom du SDC. ampoules, tuyau d'arrosage, .... Ce ne sont pas des frais de fonctionnement du CS dont le budget a été adopté par l'AG.
Dans notre copro, le CS demande une facture proforma au fournisseur, le syndic émet le chèque pour payer ce fournisseur. ET cela pour les frais de fonctionnement.
Pour les ampoules, le syndic demande à l'électricien de les changer !!! problème déjà débattu sur UI. Problème d'assurance, d'accident non pris en, charge par la CPAM, ............. il y a une grand irresponsabilité sous couvert de bénévolat.
Personne ne peut engager la responsabilité de tous les copros. Ce sont eux sui paieront en cas d'accident grave. Le copro blessé, membre du CS ou pas assignera le SDC, son assurance juridique ne peut que l'encourager à le faire. Le SDC ce sont TOUS les copros.
Pour quelques dizaines d'euros d'économies, ces irresponsables engagent la resposnabilité tous les copros.
Le syndic engage AUSSI sa propre responsabilité en laissant faire ces copros ou des membres du CS qui interviennent sur les parties communes ou éléments communs.
TOUS les copros sont en indivision sur les aprties communes; isl ont donc tous leur mot à dire sur ce genre de pratique, juridiquement intenable. Unanimité de l'AG pour autoriser ces changements d'ampoules au autre élagages d'arbres, ....
Etre bénévole, ce n'est faire juridiquement n'importe quoi. Ce n'est pas oublier que les parties communes appartiennent à tous. 
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jmr91200
Contributeur senior
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Posté - 06 déc. 2015 : 17:04:24
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citation: Initialement posté par philippe388
Le remboursement du syndic de ses frais apparait comme le remboursement d'une facture FOURNISSEUR. Pour faire simple le SDC vous remboursera en tant que MR jmr91200 et non comme jmr91200 copropriétaire.
C'est bien le cas, le grand livre indique bien un compte fournisseur à mon nom avec les dépenses du C.S. |
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Franck1966
Contributeur vétéran
France
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Posté - 06 déc. 2015 : 21:32:21
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Philippe388 je vous comprends, mais quand un petit carreau (20x32cm) d'une porte accédant aux caves est cassé; vous demandez un devis au vitrier qui travaille à l'entrée de votre copro et demande 125€ pour ce changement ... Je suis allé chez LeroyM.... j'ai fait faire le carreau (11€) et je l'ai posé !!!!!!! il était tenu juste avec 4 quarts de rond et des clous ... |
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Posté - 07 déc. 2015 : 08:50:45
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Franck1966 : Ce genre d'intervention n'est pas la mission du CS, comme de tout copropriétaire.
Vous engagez la responsabilité du SDC et de tous vos voisins. Vous vous coupez et vous blessez très grièvement en changeant ce carreau sur u éléments communs du syndicat ! des semaines d'arrêt de travail.
Vous n'êtes pas assuré pour ce bricolage concernant que le SDC.
qu'allez vous faire ? Que va dire votre avocat ? Vous allez suivre votre conseil et assigner le syndicat car il n'a pas réparé ce carreau.
Une expérience vécue dans notre copropriété. Je trouve un copropriétaire qui a décidé de tondre l'herbe dans notre bois intérieur avec un rotofil puissant. Passant dans le bois, je m'aperçois qu'il n'est pas équipé ( lunettes de protection). Une poussette passe avec 2 enfants à l'intérieur (une nounou) dans les allées du bois.
2 gros cailloux heurtent violemment cette poussette. Cette nounou a la peur de sa vie. Ce copro. inconscient du danger et irresponsable insulte cette nounou et lui dit qu'elle devait faire attention et ne pas passer dans le bois quand il tond !
Le lendemain, les parents de ces 2 enfants écrivent au syndic en demandant si ce copro avait l'autorisation de la copropriété pour tondre.
Ce copro. tondeur répond au syndic qu'il avait l'autorisation du CS ! le président du CS ( ami du tondeur de pelouse) le confirme. UN autre irresponsable.
Ces copropriétaires parents des 2 enfants prennent avocat pour mettre en demeure le syndic et le syndicat de répondre à leurs questions. Le syndic avait fait le mort devant cet incident.
Nous avons TOUS échappés à une grave condamnation si les enfants avaient été blessés.
Franck1966 : quand on est au CS, il faut réfléchir aux conséquences de ses actes, comme ceux des copros qui interviennent sans aucun droit sur les parties communes. Faire quelques euros d'économie et risquer de mettre ses voisins dans de gros soucis, ce n'est pas sérieux.
Franck1966 : ne pas oublier également que les travaux privatifs affectant les parties communes demandent l'accord obligatoire de l'AG, article 25 de la loi de 1965.
Le CS n'a aucun droit de décider d'effectuer des petits travaux d'entretien.Il n'a pas pouvoir de décider de cela. Les copros n'ont aucun droit de bricoler les parties communes.
En copropriété c'est l'AG qui seule décide. Elle pourra décider que le CS intervienne pour changer les carreaux ! mais quid de l'assurance ? Et à quel majorité ? C'est le syndicat qui s'occupe et gère les parties communes, pas quelques copros sans un accord d'une AG.
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Posté - 07 déc. 2015 : 10:22:21
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citation: C'est bien le cas, le grand livre indique bien un compte fournisseur à mon nom avec les dépenses du C.S. Il aurait été bon précisément de ne pas mélanger et de ne pas mettre le compte fournisseur a votre nom Franck1966, mais au nom d'un Franck1966Fournisseur, pour ne pas tout mélanger;
Comptablement ca ne prend pas une minute de plus, et on sépare correctement les choses.
Vous n'agissez pas la en tant que conseiller syndical ni même en tant que copropriétaire, mais en tant que facilitateur, si je puis dire.
Imaginez que le gardien achète les ampoules, et qu'on mette les remboursement sur les mêmes comptes que sa paie ....
Pour le reste, si on est fusillé quand on a acheté une ampoule mais pas quand on achète un tube de colle, on est mal barré... |
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Gédehem
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Posté - 07 déc. 2015 : 11:17:18
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Les aspects comptables, sur lesquels il n'y a jamais d'unanimité (!), polluent ce sujet. La comptabilité est l'affaire du syndic, ici s'agissant globalement de "Frais d'administration du syndicat"
L'achat d'ampoule ou de serpillères n'en faisant pas partie, n'étant pas "frais de fonctionement du CS" nécessaires à l'exercice de sa mission.
Rappel de la clause RFCS que je propose (voir sujet 'chapeau') :
"Les honoraires des personnes par qui le Conseil Syndical peut se faire assister ou auprès de qui il peut prendre conseil (techniciens du bâtiment, architectes, conseillers juridiques, comptables, associations d’aide aux copropriétaires, etc …) ainsi que les frais de fonctionnement dudit conseil sont payés par le syndic dans le cadre des dépenses générales de l’administration de l’immeuble (modalités à définir ici.)"
S'agissant d'une disposition adoptée par une AG elles s'imposent à tous, aux membres du CS concernés mais aussi au syndic.
D'où la nécessité de définir des modalités de "paiement", qui peuvent être directes (facture 'syndicat' adressée au syndic), ou par personne interposée, tel membre du CS.
Dans ce cas le système par "bordereau individuel" me semble le plus adapté, comme il en serait des "Notes de frais" bien connues dans les entreprises ou les administrations.
Tout ceci est à convenir avec le syndic, d'où la précision à apporter dans "modalité à définir ici".
Un autre aspect, étranger aux "Frais de fonctionnement du CS", est l'achat de petits matériels, comme les ampoules ou les serpillères, les produits d'entretien, etc ... (*).
Là aussi il faut en convenir des modalités avec le syndic. Qui fait quoi et comment.
(*) Combien de syndicats font de la "gestion de stock" ? 
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Édité par - Gédehem le 07 déc. 2015 11:18:48 |
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Posté - 07 déc. 2015 : 12:28:29
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citation: Les aspects comptables, sur lesquels il n'y a jamais d'unanimité (!), polluent ce sujet. Toujours aussi aimable et un rien (un rien beaucoup) dictateur... |
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Gédehem
Pilier de forums
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Posté - 07 déc. 2015 : 14:04:27
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Pardon, mais il faudrait rester sur le sujet !
Que viennent faire ici "le grand livre" ou un "compte fournisseur (401)" dans ce sujet, qui porte sur les modalités de remboursement de frais engagés par et pour le CS, frais nécessaires à l'exécution de sa mission ?
Partant du principe qu'un CS qui n'a pas de frais de fonctionnement ne fonctionne pas, et que le mandat de conseiller n'induit pas de prendre personnellement à charge des frais qui incombent à la collectivité 'syndicat'.
Accessoirement, l'achat d'ampoules ou de serpillères n'est pas nécessaire à la mission d'un CS, n'ayant pas en charge collectivement comme individuellement l'entretien de l'immeuble ...
L'achat de ces petits consommables est une autre question.
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Édité par - Gédehem le 07 déc. 2015 14:05:59 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 07 déc. 2015 : 18:38:47
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L'achat de produits payés par une autre personne que le syndicat des copropriétaires génère un débours à l'occasion du remboursement de la dépense à cette personne.
Le plan comptable ne prévoit de débours que dans le cas de produits payés par le compte personnel du syndic en 6212 (charges). Dans ce cas le crédit initial passe par le 401 du syndic.
Ouvrir un 401 au nom d'un membre du conseil syndical ? C'est multiplier les irrégularités en officialisant une pratique qui n'est pas vraiment licite.
Je vous passe les résultats d'une vérification de TVA que j'ai vue deux fois.
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Modèle courrier frais de remboursement CS 
