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andre78fr
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 Posté - 23 sept. 2015 : 12:56:24
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Bonjour,
C'est un peu la question ultime et totalement excessive que je pose aujourd'hui dans ce forum mais en même temps je souhaite mettre à la disposition du plus grand nombre un document de référence utile, complet et le plus pertinent possible !!! Je diffuserai donc la version finale avec les corrections.
J'édite un logiciel de gestion d'assemblées générales qui propose une série de résolutions-types pour construire son ordre du jour. La dernière version complète le texte de chaque résolution avec une zone informations où je reprend la référence à la loi (ou au décret) ou bien quelques explications. Chaque résolution-type est bien sûr associée à la majorité et j'ai également une notion de "résolution de base" pour les principales, obligatoires ou dans quasiment toutes les AG annuelles...
Voici donc le lien vers un document PDF (15 pages) environ avec la liste
J'en appelle à tous les contributeurs UI pour m'aider à la mettre au point, corriger d'éventuelles erreurs ou apporter quelques précisions et en contrepartie je m'engage bien sûr à mettre en ligne la version finale afin que tout un chacun (surtout les syndics non professionnels) puisse l'utiliser !
Certaines résolutions sont reprises ou inspirée du site de JPM et de l'ANIL.
Le lien direct vers le PDF : http://valcompta.net/UI/ETAT_LISTE_RESOMAT.pdf
Le PDF incorporé :
Le plus simple pour ceux qui veulent participer à ce travail c'est de donner le numéro de la résolution et la correction ou remarque proposée !
Je ne fais ici aucune référence commerciale mais si la modération estime que ce n'est pas le bon forum...
Un grand merci !
André
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JPM
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Posté - 23 sept. 2015 : 14:55:39
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On va un peu le faire en même temps car il me faut mettre à jour les procès verbaux !
Sur le rapport du conseil syndical
Il doit s'agit d'un rapport écrit qui doit être annexé à la convocation. Il n'y a donc pas lieu de le lire à proprement parler. Le président du CS reprend rapidement les points importants et répond aux questions posées.
Quand tout va bien il est d'usage de remercier les membres du CS pour leur dévouement mais il n'y a pas lieu à un vote d'approbation.
Une exception quand le CS a exécuté une délégation de l'assemblée et doit en rendre compte. Il y a alors vote mais la question de cette approbation doit être distincte dans l'ordre du jour (connexe bien entendu).
Quand le rapport écrit n'a pas été joint ? Il n'y a pas de rapport du CS puisque les mandants et défaillants n'ont pas eu connaissance de l'activité du CS.
Vraiment dans ce cas il n'y a pas lieu de réaliser un vote qui pourrait venir comme un cheveu sur la soupe dans une action en contestation de décision.
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Posté - 23 sept. 2015 : 15:38:13
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andre78fr :
. petite rectification sur le secrétaire de séance. Il n'y a pas de vote à ce sujet, le syndic EST le secrétaire de séance sauf décision contraire de l'AG 
Article 15
Modifié par Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 9
Au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et de l'article 50 (alinéa 1er) du présent décret, son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs.
Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
. Pas de vote sur le rapport du CS !
. Le quitus n'existe pas en copropriété. Vous ne pouvez pas l'imposer comme résolution.
Un document utile aux Conseils Syndicaux qui n'ont pas pensé à en créer un !! 
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andre78fr
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3
 Posté - 23 sept. 2015 : 15:59:23
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Pour la désignation du secrétaire, nous sommes d'accord mais dès qu'il y a décision contraire il faut bien désigner un autre secrétaire et donc voter !
OK pour le rapport du CS : je le passe en "pour information"...
Le quitus existe bien évidemment en copropriété, comme pour tout mandat de gestion il me semble.
Les associations comme l'ARC ou certains contributeurs recommandent de ne pas le voter mais moi je travaille avec des syndics bénévoles pour qui ce quitus a un vrai sens, c'est une décharge de responsabilité mais également une marque de confiance...
Je le garde bien sûr dans les résolutions-type, libre à chacun de le mettre ou pas à l'ordre du jour ensuite... rien d'imposé ici.
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andre78fr
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Posté - 23 sept. 2015 : 16:11:01
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@JPM
OK pour le rapport d'activité, j'ai des souvenirs d'association 1901 où le rapport moral du président et le rapport financier du trésorier faisaient l'objet d'un vote mais ça n'a effectivement pas vraiment de sens pour la copropriété et surtout ça n'implique aucune décision...
J'ai ajouté une résolution intitulée "Compte-rendu de la délégation du Conseil Syndical" et avec le texte suivant :
citation: L'assemblée générale du .. / .. / ..... a voté une délégation au conseil syndical pour le dossier suivant :
....................
Au terme de sa mission, le conseil syndical rend compte de la réalisation et des résultats qu'il soumet à l'approbation de l'assemblée générale.
Je ne sais trop quoi mettre comme informations, il y a un texte ou des explications là dessus ?
Question subsidiaire ; quelles sont les conséquences d'un vote négatif à part un cs désavoué ?...
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Posté - 23 sept. 2015 : 17:38:53
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andre78fr :" Le quitus existe bien évidemment en copropriété, comme pour tout mandat de gestion il me semble. "
ET bien donnez bous donc le texte de loi à ce sujet !
NON ! le quitus n'existe pas en copropriété.
Vous faites aussi une grosse erreur en pensant que c'est une marque de confiance, ou d'amour !! Ce n'est pas le sujet d'un quitus proposé en copropriété. Attention à de tels conseils " personnels".
IL doiut être rejeter, pas parce que l'ARC le dit, mais parce que c'est un acte juridique très important si il est donné au syndic, pro ou bénévole, les responsabilités sont les mêmes.
C'est une assurance tout risque donnée au syndics; ce quitus est demandé, voire exigé par les assureurs des syndics. Le quitus n'a rien à faire dans votre document de " référence ". Il n'a aucune existence légale.
Le proposer dans un texte de référence" est une erreur juridique, ET un très mauvais conseil. Ce quitus est imposé par les assureurs et par le syndic.
Quant à la délégation au conseil syndical, celui-ci a obligation de rendre compte devant l'AG de cette délégation. Si il peut figurer dans un rapport d'activité, il DOIt en rendre compte oralement devant l'AG.
Un CS désavoué ??? rien à faire dans une référence d'un OdJ !! hors sujet.
andre78fr ! un " outil de référence" doit être 100% juridiquement juste et en rapport avec la copropriété, qui n'a rien à voir avec une assoc. loi de 1901 !, ce n'est pas une vision personnelle
Ces erreurs doivent être rectifiées : pas de vote sur le secrétariat de séance dans la loi, pas de quitus dans la loi,....
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Édité par - philippe388 le 23 sept. 2015 17:40:10 |
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JPM
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Posté - 23 sept. 2015 : 22:25:20
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Pour le compte rendu du CS sur une délégation, il faut un vote d'approbation pour, dans la pratique, donner quitus éclairé et interdire une action ultérieure contre un ou plusieurs membres du CS.
Pour le quitus au syndic ? On goberge la plèbe 
Qui dit mandat dit quitus, que le mandat soit ordinaire ou social.
Ceux qui étudient un peu la question n'ignorent pas que le quitus ne couvre que les actes portés à la connaissance des copropriétaires.
Ceux qui cogitent un peu plus encore savent que l'officialisation du quitus s'accompagnerait d'un réel rapport de gestion du syndic.
Beaucoup de syndicats votent sur le quitus.
Rien n'interdit à un syndic de subordonner sa désignation à l'examen des comptes et de la gestion avec vote sur le quitus (donc avec inscription de la question du quitus à l'ordre du jour de l'assemblée).
Le CS chercheur peut refuser. Il va chercher ailleurs. Un bon syndic n'attend pas le client.
L'histoire du quitus accordé qui empêche la copropriété de poursuivre une syndic pour une bourde importante découverte après est une fumisterie.
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JB22
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Posté - 24 sept. 2015 : 00:36:09
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"L'histoire du quitus accordé qui empêche la copropriété de poursuivre une syndic pour une bourde importante découverte après est une fumisterie."
Exact, mais le syndicat doit alors prouver qu' il n' avait pas connaissance de la "bourde" au moment de donner le quitus.
Le syndicat n' a pas intérêt à ce mettre dans l' obligation de renverser la charge de la preuve.
L' ordre du jour de la l' A.G. doit être établi en concertation syndic et C.S. S'ils ne s' accordent pas, le syndic peut très bien ne pas mettre sa candidature à l' ordre du jour, mais il doit respecter un délai pour que le C.S. présente une autre candidature.
De philippe388 :
"Le proposer dans un texte de référence" est une erreur juridique"
Non, il suffit de préciser que la question n' est pas obligatoire et qu' en cas de demande le quitus peut être refusé.
"pas de vote sur le secrétariat de séance dans la loi"
Le syndic est secrétaire de séance à défaut de désignation d' un autre secrétaire par l' A.G. par un vote en A.G.
De JPM:
"Une exception quand le CS a exécuté une délégation de l'assemblée et doit en rendre compte. Il y a alors vote mais la question de cette approbation doit être distincte dans l'ordre du jour (connexe bien entendu)."
Exact, voir article 11 du décret, paragraphes 3 et 4.
"Quand le rapport écrit n'a pas été joint ? Il n'y a pas de rapport du CS puisque les mandants et défaillants n'ont pas eu connaissance de l'activité du CS."
Certains syndics, tel F....a, ne joignent pas ce rapport à la convocation, comme ils ne mettent pas le "relevé des honoraires" perçus. |
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Posté - 24 sept. 2015 : 09:32:00
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JPM : vieux réflexe de syndic sur ce quitus ! vous ne pouvez ignorer que ce sont les assureurs des syndics qui forcent leurs clients syndics a proposer ce quitus.
Les syndics sont DEJA assurés, pas besoin de quitus sans base juridique. pour les copropriétés.
Rien n'interdit le syndic de le proposer, mais si il est voté, grand danger pour les copropriétaires. C'est une " fumisterie" !!
Le "roulage dans la farine" continue, JPM.
Pour info, L..y, et d'autres syndics ont suivis les demandes de nos CS en retirant le quitus des OdJ, et cela depuis 15 années !
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JPM
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Posté - 24 sept. 2015 : 11:38:45
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Philippe 388 citation: Un CS désavoué ??? rien à faire dans une référence d'un OdJ !! hors sujet.
Une si jolie petite phrase 
Quant le conseil syndical a reçu délégation pour la réalisation d'un travail déterminé pour lequel un crédit de 11 000 € ttc a été ouvert, il doit rendre compte de l'exécution de sa mission lors de la prochaine assemblée annuelle.
Dans la pratique le compte rendu doit figurer dans le rapport du CS annexé à la convocation.
La question de l'approbation de l'exécution de la délégation, qui n'est rien d'autre qu'un quitus doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée.
Dans la très grande majorité des cas le quitus est accordé. L'assemblée peut tout aussi bien refuser ce quitus par une décision qui doit être soigneusement motivée.
Le conseil syndical ne peut pas être déclaré responsable. Un ou plusieurs membres du conseil syndical peu(ven)t l'être.
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JB22
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Posté - 24 sept. 2015 : 13:29:14
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Suite:
-Modification des charges;N°190:
Cette modification en cours d' exercice entraîne une complication comptable ( Comme pour une aliénation de partie commune).
Il faut utiliser une clé de charges spécifiques pour chaque période et catégories de charges.
-Modification de la répartition des charges N° 195:
"Changement d' usage d'une partie privative par exemple, un logement utilisé en usage professionnel"
Cette remarque devrait figurer dans le N°190.
A mon avis il n' y a pas de changement d' usage si le règlement de copropriété prévoit l' usage d' habitation ou professionnel.
Désignation du syndic N°200:
En cas de mise en concurrence rien, ne précise quelle candidature doit être soumise en premier ni que toutes les candidatures doivent être examinées.
A mon avis le vote doit se poursuivre tant qu'un candidat n' obtiens pas la majorité nécessaire pour être élus.
Si un candidat obtiens la majorité absolue il est élu.
Si aucun des candidats n' obtiens la majorité absolue, on met au vote (Article 25-1 ) les candidatures de ceux qui ont obtenue au moins le tiers des voix et ce jusque l' un d' eux obtiens la majorité de l' article 24.
Adaptation du règlement de copropriété. N°300
Il faut prévoir une délégation au syndic pour la réalisation des formalités.
Prévoir un budget pour les frais, notaire et publicité foncière.
-Individualisation contrat fournitures d' eau; N°320:
Prévoir devis pour les travaux.
-Décision de confier les archives; N°350:
Cette prestation étant à la charge du syndic, il faut prévoir une diminution des honoraires.
-Suppression concierge ou gardien. N°360:
Sauf lorsque cette suppression porte atteinte à la destination de l' immeuble ou du règlement de copropriété, la majorité de l' article 26 est suffisante.
-Souscription d' un emprunt. N°385:
Référence article 26-4 de la loi 10 juillet 1965.
L' emprunt collectif est souscrit au nom du syndicat
-pour l' ensemble des copropriétaires.
-Ou pour les seuls copropriétaires qui décident d' y participer
Un contrat de prêt doit être soumis à l' A.G.
Le vote demande l' UNANIMITE sauf l' emprunt et prévu
-pour préfinancer des subventions publiques.
-Ou pour le bénéfice des seuls copropriétaires décidant d' y participer
Le vote se fait à la même majorité que les travaux concernés.
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JB22
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11
Posté - 24 sept. 2015 : 13:35:53
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"L'assemblée peut tout aussi bien refuser ce quitus par une décision qui doit être soigneusement motivée"
L' assemblée qui n' est pas obligée de voter le quitus n' a pas obligation de justifier son vote ni aucun intérêt à le faire.
Le P.V. d' A.G. rends compte des décisions prises sans avoir à les justifier. |
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JPM
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12
Posté - 24 sept. 2015 : 15:20:14
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L'assemblée qui refuserait le quitus au conseil syndical pour l'exécution de sa délégation n'aurait pas à motiver ce refus ? Absurde
Idem d'ailleurs pour un refus de quitus au syndic.
Ne pas examiner l'octroi du quitus c'est s'abstenir d'examiner la gestion du syndic, indépendamment des comptes présentés.
L'examiner puis le refuser sans préciser les points contestables de la gestion, c'est aussi absurde.
En outre, une décision de révocation du syndic ou d'un membre du conseil syndical doit être motivée. On doit retrouver cette motivation dans le procès verbal. A défaut le syndic ou le conseiller syndical peut demander réparation pour la révocation abusive.
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Louis92
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Posté - 24 sept. 2015 : 22:06:43
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Une proposition sur l'ordre des résolutions (1) : mettre les résolutions "budget" à la fin de l'ordre du jour.
Pourquoi ?
Les résolutions "budget" sont d'habitude en tout début comme andre78fr l'a proposé. Les copropriétaires prennent ces résolutions "budget" comme des formalités abstraites.
Puis l'AG progresse et, de temps en temps, une suggestion de réparer ceci ou de réparer cela ressort des débats. A la fin de l'AG, il peut y avoir plusieurs réparations souhaitées mais le budget est déjà voté, que fait-on des souhaits ? si on n'en fait rien, les copropriétaires sont frustrés avec juste raison : ils ont apporté leur contribution et il n'en sort rien.
Il me paraît pédagogique, plus sain et plus logique de mettre l'actualisation du budget courant à la fin puis le budget prévisionnel de l'exercice suivant. Ainsi, en fin d'AG, c'est le moment de décider ce qu'on fait des réparations souhaitées au fil de l'AG :
- réparation de xxxx : à faire le plus rapidement possible = +500 € sur le budget courant,
- réparation de yyyy : pas urgente du tout, la majorité repousse cette réparation sine die,
- réparation de zzzz : à faire au printemps prochain = +800 € sur le budget prévisionnel.
C'est pédagogique pour certains qui découvrent que :
- pour réparer xxxx de suite, il faut gonfler les appels des 2 trimestres qui suivent et que sinon le syndic n'aura pas l'argent pour répondre aux souhaits,
- s'il n'y a qu'une minorité pour réparer yyyy de suite, pas de réparation.
Je suppose que cet ordre des résolutions a été vu ailleurs.
Cdlt. Louis92.
(1) ce n'est pas mon idée, je vois un syndic pratiquer ainsi.
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JPM
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Posté - 25 sept. 2015 : 00:04:45
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Ce syndic a une conception erronée de ce qu'est le statut de la copropriété.
Dans le cadre d'une assemblée générale annuelle il faut en premier lieu boucler l'exercice précédent.
Donc délibérer sur les comptes et la gestion de cet exercice : approbation des comptes et quitus s'il y a lieu.
Le budget prévisionnel vient à la suite parce qu'il s'agit de déterminer des masses non pas pour l'exercice en cours mais pour le suivant. Le budget prévisionnel doit toujours comporter une ligne pour les travaux d'entretien courant. De plus le " fonds de roulement " doit permettre également de parer à une nécessité financière.
Des réparations de 500 et 800 € entrent dans ce cadre.
Un rappel encore : au cours de cette assemblée, il est possible de modifier le budget voté pour l'exercice en cours. Beaucoup de syndics négligent d'inscrire cette question à l'ordre du jour.
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Posté - 25 sept. 2015 : 07:07:30
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je plussoie tout à fait louis et pratique de la même façon : les budgets (notamment celui qui souvent corrige l'année en cours) en dernier qui bouclent l'AG et comme aucun texte ne spécifie l'ordre des résolutions si ce n'est le bureau en premier....
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 25 sept. 2015 : 10:37:41
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JPM citation: De plus le " fonds de roulement " doit permettre également de parer à une nécessité financière.
Des réparations de 500 et 800 € entrent dans ce cadre. Désolé, JPM, pour moi, cette façon de faire rend le fonctionnement de la copropriété illisible pour les copropriétaires et ils s'en désintéressent. Tout ce que je veux éviter.
On explique aux copropriétaires que le " fonds de roulement " ou "avance de trésorerie" est là pour parer aux imprévus et dans l'exemple, on ampute cette avance de 1.300 € avec des réparations parfaitement prévues.
Je ne veux pas (ni ne peux) expliquer cela quand je préside une AG.
Cdlt. Louis92.
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JB22
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Posté - 25 sept. 2015 : 11:03:32
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"citation:
De plus le " fonds de roulement " doit permettre également de parer à une nécessité financière.
Des réparations de 500 et 800 € entrent dans ce cadre.
Je suis d' accord avec Louis92, l'avance de trésorerie ne doit pas servir à engager des dépenses, encore une "invention" de J.P.M.
L' avance de trésorerie est destinée à parer à des insuffisances de trésorerie dues à des décalages entre recettes et dépenses importantes, par exemple l' assurance de la copropriété à payer le 15 janvier pour l' année entière ou la facture de fioul pour toute la saison. Elle peut également parer à l' insuffisance de trésorerie due à des retards ou impayés des copropriétaires
Même si le syndic a engagé les procédure de recouvrement, cela peut demander du temps....en particulier si le débiteur et en "état de surendettement".
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JPM
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Posté - 25 sept. 2015 : 11:51:21
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Je corrige un peu mon précédent message en précisant qu'il ne peut s'agir dans mon esprit que de réparations urgentes. Exemples : une descente fuyarde en intérieur, la serrure dune porte qui doit être impérativement fermée, etc ...
Ces réparations doivent être exécutées sans aucun retard, serait-ce au prix d'une ponction sur le fonds de roulement.
L'avance de trésorerie, ex-fonds de roulement, n'a pas d'autre affectation que de permettre au syndic de payer dans un délai normal les dépenses justifiées du syndicat lorsque le montant de la trésorerie courante (les provisions prévues et appelées) s'avère insuffisant soit à raison d'impayés sur provisions, soit à raison d'un budget prévisionnel insuffisant.
Je suis d'accord avec JB 22 et Louis 92 pour dire que cela ne doit pas inciter le syndic ou le conseil syndical à engager des travaux souhaitables mais ne présentant aucune urgence, même s'ils peuvent être exécutés sans décision de l'assemblée.
Par contre, le syndic ne peut laisser un DDE se propager alors qu'il a
la possibilité financière de commander les travaux et les payer.
Je rappelle une fois de plus que le budget prévisionnel doit comporter une ligne pour les frais de contentieux. Même en utilisant les voies procédurales les moins coûteuses, il y a des frais prévoir pour les recouvrements.
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andre78fr
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Posté - 04 oct. 2015 : 12:29:52
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Bonjour,
Comme promis je viens d'actualiser le document avec les diverses remarques et je remercie tout le monde, notamment JB22 et rambouillet ! J'ai intégré la plupart de vos remarques mais j'ai laissé des résolutions rares ou moins pertinentes car il s'agit d'une "bibliothèque" et pas d'un ordre du jour standard.
La valeur ajoutée du fichier avec le logiciel c'est les traitements et les automatismes, tant pour élaborer l'ordre du jour que pour gérer les autres parties d'une AG (émargement, votes, édition du PV...) mais si ces résolutions peuvent servir à d'autres, syndics bénévoles ou coopératifs, tant mieux !
Encore une fois n'hésitez pas à me signaler la moindre erreur ; faute d'orthographe comme une mauvaise majorité ou une coquille dans les explications...
Le lien direct vers le PDF : http://www.valcompta.net/UI/ETAT_LISTE_RESOMAT.pdf
Bon dimanche !
André
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JPM
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Posté - 04 oct. 2015 : 15:37:19
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L'assemblée tenue en 2015 (N+1) approuve les comptes de l'exercice 2014 (N)
Elle peut ensuite, mais seulement ensuite, modifier le budget de l'exercice en cours 2015 (N+1)
Elle doit fixer le budget prévisionnel de l'exercice 2016 (N+2)
Il me semble donc qu'il faut remettre de l'ordre dans 110/120
En 150 c'est le rapport d'activité du conseil syndical point c'est tout
En 160 Réserve de trésorerie ; cela n'existe pas. Vous avez traité l'avance permanente de trésorerie. C'est bien.
Le statut précise que cette avance est une réserve.
En 172 : Autorisation au syndic d'agir en justice: telle que la résolution est nulle. Elle doit préciser l'objet de l'action judiciaire à engager. Il est souvent opportun de la rédiger avec la collaboration de l'avocat car la moindre erreur peut conduire à l'irrecevabilité de la demande.
En 190 il faut préciser article 10 alinéa 1
Il est difficile d'établir un modèle type de résolution.
Constater un changement d'usage du lot est un terme inapproprié puisqu'il suppose un changement sans autorisation préalable.
Ou bien il y a une infraction qu'il faut préalablement réparer
Ou bien le règlement de copropriété autorise le nouvel usage et, dans ce cas, il n'y a pas lieu de modifier la répartition des charges.
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Matrices / résolutions-types pour AG 
