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JPM
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 Posté - 16 mai 2014 : 18:42:55
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Au fil du sujet consacré à la rétroactivité de la répartition des charges j'ai perçu l'existence d'une grande incertitude au sujet du mécanisme de la répartition des charges. D'où la pratique assez généralisée pour les syndics de ne pas respecter l'obligation de présenter l'annexe 1 après répartition ou de la respecter partiellement en camouflant les soldes dans un compte 47 par exemple.
J'ai donc écrit que la répartition des charges est réalisée à la date du 31 décembre 2013 par exemple, que la créance naît bien à cette date mais que la disposition de l'article 45-1 du décret subordonnant l'exigibilité des soldes à l'approbation des comptes par l'assemblée se présentait comme une condition suspensive et que l'approbation se présentait, elle, comme la réalisation de la condition, dotée d'un effet rétroactif.
Or l'analyse juridique de l'opération conduit à constater qu'elle relève en réalité du régime des obligations à terme. L'article 1185 du Code civil l'indique clairement : " Le terme diffère de la condition, en ce qu'il ne suspend pas l'engagement, dont il retarde seulement l'exécution. "
L'obligation à terme peut être légale ou conventionnelle. Elle est ici légale.
Le terme est ici un évènement futur qui se produira nécessairement. C'est le cas pour l'approbation des comptes, même si l'approbation n'est pas accordée au premier essai.
Le terme suspensif retarde l'exécution mais non la naissance de l'obligation. On revient à un effet principal identique à l'effet rétroactif la réalisation de la condition mais d'une autre manière.
Les obligations générées par la répartition des charges naissent bien à la date de clôture de l'exercice.
Leur exécution est retardée jusqu'à la date d'approbation des comptes
En outre, et cela est capital pour nous, la survenance de l'exigibilité permet la compensation entre les créances et les dettes. Il est ainsi possible d'imputer un excédent sur les charges 2013 sur le montant d'un appel de fonds au titre de 2014 quelle qu'en soit la nature;
Dernier point : la prescription de la créance est suspendue pendant le délai courant de la répartition des charges jusqu'à la date de l'approbation des comptes.
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alain collet
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Posté - 16 mai 2014 : 19:03:33
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andre78fr
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 Posté - 16 mai 2014 : 19:22:57
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Donc vous dites tout le contraire de votre précédent message ?
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Posté - 17 mai 2014 : 07:42:28
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citation: Les obligations générées par la répartition des charges naissent bien à la date de clôture de l'exercice.
Leur exécution est retardée jusqu'à la date d'approbation des comptes
lorsqu'il y a REFUS de l'approbation des comptes ... et je parle bien de REFUS et non de NON-APPROBATION des comptes, comment fait-on puisque la créance n'existe pas ? on rajoute une ligne à la compta à la date du 31/12 de N-1 qui annule la ligne du solde déjà calculée ? ou on supprime la ligne ou on fait rien ?
idem si les comptes sont approuvés à une valeur inférieure à celle présentée : on fait une ligne qui annule la ligne déjà calculée et on rajoute une ligne avec le nouveau solde...
en effet, en compta dans ce que j'en sais on ne peut pas mettre du "blanco" sur une ligne déjà entrée ..  |
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Posté - 17 mai 2014 : 08:26:30
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Les questions de Rambouillet sont celles que j'ai posées et reposées dans le fil précédent.
Rambouillet, pour ma part j'ai compris que tant qu'il n'y a pas approbation, il n'y a pas clôture des comptes.
Il y a une ambiguïté sur le mot clôture en compta qui perturbe: il y a le journal de clôture qui permet de fermer l'année 2013 (journal de fermeture plutot sans doute?)et préparer les a-nouveaux de 2014, et il y a la clôture de la comptabilité qui permet de mettre de la cire et empêcher que quiconque ne vienne changer quelque futur chiffre.
Les comptes de 2013 doivent légalement être clos avant le 31 décembre 2014 (Principe comptable).
Si les comptes sont refusés en AG, il faut refaire une AG avec de nouvelles bases et tenir le délai du 31 décembre 2014.
Mais il est certain qu'a un moment on risque de ne plus être dans les délais légaux, mais il s'agit alors de contentieux.
En temps normal et dans des conditions normales, je comprends que la compta 2013 n'étant pas clôturée, si l'AG refuse certaines charges et en ajoute d’autres, et que le syndic est en accord, on ajoute des lignes en date du 31 décembre 2013, on extourne éventuellement certaines opérations passées, pas besoin de passer le blanc de correction sur l'écran.
En revanche, le journal de clôture est forcément affecté, et les a-nouveaux du journal d'ouverture de 2014 aussi, et la je n'ai pas trop compris comment nos comptables mènent l'affaire.
J'ai perçu (position énoncée par Adre78fr) qu'on ne peut pas toucher les journaux d'ouverture et les a-nouveaux, donc je comprends qu'on crée des OD en date de l'AG d'approbation d'avril 2014 corrigeant les a-nouveaux, ou quelque chose comme cela.
Je comprends donc le 'rétroactivité' du titre de JPM comme étant les opérations additionnelles écrites en avril 2014 portant la date du 31 décembre 2013 dans la compta 2013.
Je comprends aussi que à un certain niveau de contentieux, on en peut plus être dans les clous légaux, et que si l'AG refuse les comptes, et qu'aucun accord n'est possible, ce n'est plus dans les règles comptables ni dans les délais légaux qu'on trouve la solution. Les comptes 2013 risquent de rester ouvert jusqu'au jugement de 2016 voire la cassation en 2020. |
Édité par - ribouldingue le 17 mai 2014 08:36:41 |
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Posté - 17 mai 2014 : 08:43:17
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citation: il reste aussi surement l'obligation légale de clôturer la compta en fin d'exercice.
Est ce que quelqu'un peut repérer
* le texte de loi/décret qui le stipule et parle de sanction et / ou
* des jugements qui ont abouti à sanctionner une non-cloture ?
http://www.plancomptable.com/titre-...II_420-6.htm dit que sur un plan comptable les comptes de 2013 doivent êtres cloturés avant le 31 décembre 2014
citation: Article L241-5 : « Est puni d'un emprisonnement de six mois et d'une amende de 9 000 euros le fait, pour les gérants, de ne pas procéder à la réunion de l'assemblée des associés dans les six mois de la clôture de l'exercice ou, en cas de prolongation, dans le délai fixé par décision de justice, ou de ne pas soumettre à l'approbation de ladite assemblée ou de l'associé unique les documents prévus au 1º de l'article L. 241-4 ». Indique qu'en droit des entreprises la non-approbation des comptes est une affaire pénale (infraction) mais je ne sais pas ce qu'il en est en droit de la copropriété, et de la non-cloture.
Je pense qu'il s'agit plutot d'affaires civiles, donc de dommages en résultant pour une des parties, et non pas de la simple non-cloture en elle-même |
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Posté - 17 mai 2014 : 12:02:39
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citation: Indique qu'en droit des entreprises la non-approbation des comptes est une affaire pénale (infraction) mais je ne sais pas ce qu'il en est en droit de la copropriété, et de la non-cloture.
ce qu relève du pénal dans les entreprises c'est de ne pas présenter les comptes ; les approuvés ou non par les associés, etc... ne relèvent pas du pénal... idem pour les copros.
les textes, concernant la copro et les comptes, parlent toujours de comptes "soumis à l'approbation des copros" ou similaires, mais ne disent pas ce qu'il faut faire lorsqu'ils ne sont pas approuvés..  : peut-on attendre une AG de l'exercice suivant, doit on refaire une AG avant la fin de l''exercice en cours, etc... ???? |
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Posté - 17 mai 2014 : 13:59:57
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Désolé, je me suis un peu emmêlé, merci Rambouillet d'avoir corrigé.
Et oui, il me semble que les lois sur la copropriété ont une facheuse tendance a ne pas tout prévoir, au con,traire de ce qui se passe ailleurs. Quand on fait des cas particuliers, on génère souvent pslu de souci que de simplification. |
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JPM
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Posté - 17 mai 2014 : 14:37:12
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Je pense passer le lien sur la mise à jour pour le fonctionnement normal.
Sur les cas particuliers de rejet ou de retard des observations mais chaque cas est un cas particulier.
Un rappel, avec l'obligation à terme comme avec la condition suspensive la créance existe au 31 décembre 2013. Son exécution est suspendue.
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alain collet
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Posté - 17 mai 2014 : 15:37:03
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andre78fr
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Posté - 17 mai 2014 : 17:22:32
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Le traitement comptable est pourtant simple : l'édition de l'annexe 1 après répartition oblige à calculer et à générer les écritures de répartition à la date du 31/12 afin d'éditer cette annexe mais cette clôture est provisoire, ces écritures ne doivent pas apparaître dans les A Nouveaux du 01/01 et il faut attendre la date de l'AG & l'approbation pour générer les écritures définitives de répartition sur les copropriétaires.
En cas de réserves, on passe des corrections en OD au 31/12 et on recalcule tout ça ; les A nouveaux des copropriétaires ne changent pas, la répartition est toujours faite à la date de l'AG.
En cas de refus, la répartition peut tout à faire être faite 15 mois ou 30 mois plus tard ; en attendant le solde de l'exercice attend tranquillement sur un compte d'attente. Ça profite au syndic en compte unique si c'est un excédent et un solde créditeur... Et si 2012 est approuvé début 2015, c'est le copropriétaire qui a acheté en 2014 qui sera concerné (dans un sens comme dans l'autre) ; d'où l'importance encore une fois de l'état daté et des informations comptables pour un acquéreur !
Les copropriétaires doivent donc retrouver sur leurs relevés des opérations à la date de l'AG, écritures qui soldent l'exercice approuvé.
Tous ces mécanismes sont connus et bien rodés, je ne comprends pas pourquoi JPM vient ainsi semer le trouble.
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JPM
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Posté - 17 mai 2014 : 18:03:41
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Ce n'est pas extraordinairement compliqué mais ce n'est pas ce que vous pensez.
Un point par exemple : Avant l'assemblée il faut d'une part éditer l'annexe 1 après répartition à la date du 31/12/2013 (donc avec les soldes intégrés dans les 450
Mais à ce moment il faut aussi ouvrir l'exercice 2014 après clôture provisoire de 2013. Il faut alors passer en à nouveau les soldes des 450 avant répartition.
Dans la plupart des cas l'appel (dit avis) du 1er avril sera édité avant l'assemblée. Dans l'historique figurant sur l'avis on ne doit pas trouver trace de la répartition des charges.
Il manque un compte dédié à cette opération.
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Posté - 17 mai 2014 : 18:16:53
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citation: Dans la plupart des cas l'appel (dit avis) du 1er avril sera édité avant l'assemblée. Dans l'historique figurant sur l'avis on ne doit pas trouver trace de la répartition des charges.
et cela semble difficile à obtenir, tous les logiciels ne semblent pas pouvoir le faire, ou alors il faut que le comptable ne fasse pas la cloture provisoire avant le 1er avril ou au moins en fonction de la date de l'AG.... |
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andre78fr
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Posté - 17 mai 2014 : 20:46:33
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Non, ce n'est pas au même moment ; il faut dans un premier temps faire la clôture provisoire avec répartition au 31/12, les A Nouveaux correspondants contiennent forcément cette répartition, ils ne sont pas "présentables". Cette clôture n'est réalisée que pour éditer l'annexe 1 mais elle doit être annulée au profit d'une clôture sans répartition qui va généré des A Nouveaux et mettre le résultat de côté...
D'un point de vue technique (logiciel), il est nécessaire de gérer la ventilation par clé de ce résultat (les totaux de l'annexe 3), pour générer ensuite à la date de l'AG les écritures définitives de la répartition...
JPM a quand même bien progressé !!! Continuez au prochain trimestre ;-)
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Louis92
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Posté - 17 mai 2014 : 22:17:45
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Beaucoup de choses se sont éclaircies pour moi avec ces 2 sujets relatifs à la répartition ! Merci beaucoup.
andré78fr citation: Cette clôture n'est réalisée que pour éditer l'annexe 1 Est-ce la raison pour laquelle, quel que soit le syndic, je n'arrive à avoir les annexes que quelques jours avant l'envoi de la convocation ? avec à la clé, un délai trop court pour que le syndic fasse des corrections sur les annexes 4 et 5. Situation désagréable pour un CS d'expliquer avoir vérifié les comptes et d'avoir tout de même des annexes 4 et 5 avec des libellés obscurs ou des montants d'appels votés faux quand ce n'est pas pire.
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 17 mai 2014 23:00:50 |
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Posté - 18 mai 2014 : 07:35:50
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louis, pour ma part, je demande aux syndics de m'envoyer TOUS les documents avant convocation définitive pour (je n'ose pas utiliser ce mot) validation : en fait l'objectif est, lorsque syndic et CS travaillent en toute transparence (c'est notre cas) il n'y ait aucune divergence lors de la présentation en AG. Toutefois, il peut y avoir divergence, mais dans ce cas j'en avertis le syndic avant l'envoi de la convocation et le préviens que j'en parlerai et éventuellement l'écrirai dans le bilan du CS que je lui envoie quelques jours avant la convocation.
Je reconnais que pour cela, il faut travailler en partenariat avec son syndic...  |
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Louis92
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Posté - 18 mai 2014 : 14:52:24
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Je fonctionne comme vous, rambouillet, sauf que le rapport d'activité CS reste ce qu'il est (pas de modif pour pas de relecture par le CS). Un point à ne pas négliger : prévenir le syndic des anomalies résiduelles qui vont être énoncées en AG.
Mon besoin est d'avoir les annexes 3 à 4 semaines avant l'envoi de la convocation pour qu'elles puissent être vérifiées par tout le CS et que les anomalies soient corrigées. A quelques jours de l'envoi de la convocation, le CS n'est pas forcément disponible et le syndic non plus pour corriger.
Quand CS et syndic ont fait des efforts pour avoir tous les comptes au carré et spécialement ceux que les copropriétaires ne voient pas (comme les 45, 47 et 512) c'est très frustrant d'avoir des boulettes dans les annexes que les copropriétaires voient.
Je voulais donc savoir si la procédure de sortie de la répartition était si compliquée qu'il n'était pas raisonnable d'en faire une de plus spécialement pour la vérif du CS 3 ou 4 semaines avant l'envoi de la convocation. Si compliquée, qu'il valait mieux n'en faire qu'une, au dernier moment avant de lancer la reprographie.
Je réfléchis en écrivant : je suppose que le syndic lui-même doit trouver des erreurs et qu'il fait remouliner la répartition jusqu'à ce qu'elle lui convienne, non ?
Cdlt. Louis92.
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Édité par - Louis92 le 18 mai 2014 14:54:42 |
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JPM
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Posté - 18 mai 2014 : 15:14:36
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Voila l'étude sur la répartition des charges complétée
http://www.jpm-copro.com/Etude%207-5-1.htm
Je suis à l'écoute des observations d'abord sur la lisibilité car j'ai changé de matériel et modifié le cadre des pages.
La modification est dans la dernière sous-partie C Conclusion dont je vais modifier le libellé.
On en reparlera aussi
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Louis92
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Posté - 19 mai 2014 : 19:37:59
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Je n'ai pas de réponse à ma question postée en n°14 et redéveloppée en n°16 citation: Mon besoin est d'avoir les annexes 3 à 4 semaines avant l'envoi de la convocation pour qu'elles puissent être vérifiées par tout le CS et que les anomalies soient corrigées. A quelques jours de l'envoi de la convocation (situation actuelle avec les syndics), le CS n'est pas forcément disponible et le syndic non plus pour corriger.
Quand CS et syndic ont fait des efforts pour avoir tous les comptes au carré et spécialement ceux que les copropriétaires ne voient pas (comme les 45, 47 et 512) c'est très frustrant d'avoir des boulettes dans les annexes que les copropriétaires voient. La procédure de sortie de la répartition est-elle si compliquée ?
Est-il déraisonnable d'en faire une de plus spécialement pour la vérif du CS 3 ou 4 semaines avant l'envoi de la convocation ?
Est-elle si compliquée, qu'il vaut mieux n'en faire qu'une, au dernier moment avant de lancer la reprographie ?
Le syndic lui-même n'aurait pas vraiment droit à l'erreur ?
Trop compliquer de remouliner la répartition jusqu'à ce qu'elle lui convienne pour lui aussi ?
Merci.
Cdlt. Louis92. |
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JPM
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Posté - 19 mai 2014 : 23:53:08
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Il ne faut pas attendre de réponse à votre question dont la portée est limitée à votre syndicat.
Dans la plupart des cas la liste des charges de l'exercice, classée en fonction de leur répartition, est présentée au CS lors de la réunion de contrôle des comptes.
Il faut rappeler que la responsabilité de la répartition des charges incombe au syndic. Ce qui n'interdit pas au CS de présenter des observations.
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andre78fr
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Posté - 20 mai 2014 : 00:50:56
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Je vais quand même tâcher de répondre...
Très franchement ça dépend de deux facteurs principaux ; le logiciel utilisé et la compétence du comptable, tant sur les règles générales que sur la maîtrise dudit logiciel... Un bon comptable devrait avoir terminé ses comptes fin février ou courant mars, c'est un délai raisonnable pour obtenir les factures, les relevés d'eau ou autres compteurs, faire ses vérifications, lettrages, pointages et opérations de fin d'exercice. Notamment la gestion des travaux ; terminés en comptes 671/702, pas terminés en 120... nettoyer les comptes d'attente, vérifier la facturation des honoraires du syndic (ça en général ils le font bien)...
Une fois ces écritures passés, tout dépend du logiciel ! Pour certains système, la clôture et le calcul des répartitions est un processus lourd et très formel et pour d'autres ça se fait et ça se défait en quelques clics... Il me semble légitime que le syndic puisse fournir rapidement après la vérification du relevé des dépenses par le CS les différentes annexes, c'est à dire quelques jours (et pourquoi pas immédiatement si le comptable corrige pendant la réunion) et il me semble indispensable que ces annexes "temporaires" puissent être annulées et refaites avec les corrections demandées. Encore une fois les capacités du logiciel utilisé sont au cœur d'une telle problématique.
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De la rétroactivité à l'obligation à terme !!!! 
