Avant la vente, la Loi du 10 juillet 1965 prévoit deux formalités.

Le vendeur ou son mandataire, tel que son notaire, doit requérir du syndic de copropriété deux documents :

1/ Un certificat permettant d’attester que le vendeur est libre de toute obligation à l’égard du syndic

Si ce certificat n’est pas délivré avant la vente ou s’il laisse apparaître des charges incombant au vendeur, le notaire devra envoyer un avis de mutation afin de permettre au syndic de former opposition sur le prix de vente.Cela n’a néanmoins aucune conséquence pour l’acquéreur qui paiera le prix convenu et prendra possession du logement.

2/ Un état des charges en cours

Sur demande du notaire ou du copropriétaire concerné le syndic de copropriété doit délivrer au notaire « un état daté » (dont le contenu est précisé à l’article 5 du décret du 17 mars1967, modifié par le décret du 27 mai 2004).

Le syndic doit ainsi, sous réserve de l’apurement des comptes, recenser :
- Les sommes pouvant rester dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires (provisions exigibles du budget provisionnel, provisions exigibles sur les dépenses hors budget prévisionnel, charges arriérées sur les exercices précédents, avances exigibles..
- Les sommes dont le syndicat pourrait être débiteur envers le copropriétaire vendeur
- Les sommes pouvant incomber au nouveau propriétaire.
Le syndic doit ainsi apporter un maximum d’informations sur le lot concerné. Il a, par exemple, été reconnu qu’il était tenu de préciser si une assemblée générale avait récemment voté le ravalement de l’immeuble.

La répartition proprement dite
En théorie, le principe, est que le vendeur est tenu de payer les charges liquides et exigibles avant la notification de la vente au syndic de copropriété par le notaire et ce, même si les travaux concernés ne sont pas réalisés.

L’acquéreur devra, quant à lui, s’acquitter des charges devenues liquides et exigibles après la notification de la vente audit syndic et ce, même si les travaux concernés ont été votés avant la vente.

La date qui permet la répartition des charges entre le vendeur et l’acquéreur est donc la date à laquelle la vente est officiellement portée à la connaissance du syndic et non la date de la vente.

Un décret du 27 mai 2004 fixe les règles de la répartition des charges entre le vendeur et l’acheteur.

Il est ainsi prévu que le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel incombe au vendeur, la provision étant généralement exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l’assemblée générale. Lorsque la vente est signée en fin de trimestre, il est donc dans l’intérêt du vendeur que le notaire notifie le plus rapidement possible la vente au syndic pour ne pas être redevable des charges du trimestre ultérieur.

Le paiement des provisions et des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de leur exigibilité.

Enfin, le trop perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes.

Le syndic doit solder définitivement le compte du vendeur dès la notification de la vente et non attendre la régularisation annuelle des comptes et ne peut donc pas conserver de fonds appartenant au vendeur.

L’exemple des travaux
Rares sont les travaux compris dans le budget prévisionnel. Les travaux sont généralement votés en assemblée générale.
Le principe est qu’il appartient à la personne ayant la qualité de copropriétaire à la date d’exigibilité des appels de fonds de s’en acquitter.

Dans la pratique, l’application du principe légal pouvant parfois s’avéré inéquitable, le vendeur et l’acquéreur peuvent établir une convention retenant une répartition différente mais une telle convention n’a d’effet qu’entre eux et n’est pas opposable au syndicat des copropriétaires.

Il est à noter le rôle important des rédacteurs d’actes, lesquels se doivent d’attirer l’attention des parties sur les charges de nature à leur incomber, notamment pour les services collectifs (eau chaude, eau froide, chauffage…) pour lesquels il est important de procéder aux relevés, d’être vigilants quant aux formalités préalables à la vente à accomplir auprès du syndic de copropriété, et enfin d’être réactifs quant à la notification de la vente à ce dernier.