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goutelette
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PostĂ© - 07 nov. 2023 :  19:13:34  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour, A chaque AG nous avons Ă  approuver les comptes.
Avant la mise en place du Cpt séparé, il suffisait de vérifier l' état des dépenses, sur l' état des charges détaillés et la présence des factures.
Les syndics parti, emmenant la caisse, restent des exceptions.
Mais toute erreur est humaine, et avec le Cpt séparé des prélèvement erronés sont davantage possible, et invisible si vous n'êtes pas comptable .

Par 2 fois , il y a quelques années, nous avions dénoncé un paiement erroné, concernant le service d'une même entreprise à un autre syndicat.
Depuis la comptable avait accepté de mauvais grès, de donner séparément, le contenu d'une dizaine de virement.
Cette année, de nouveau nous nous retrouvons avec 12 pages de banque, sur lesquels seuls 2 entreprises qui prélèvent, sont apparentes.
Pour réponse, la comptable mentionne que nous avons pour contrôle le compte 401. Est normal d' approuver dans ces conditions les comptes ?
Le Cpt séparé étant imposé, il devrait permettre au syndicat la vérification du cpt banque.

Signature de goutelette 
Goutelette

Sunbird
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 1 PostĂ© - 07 nov. 2023 :  21:51:28  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Le CS doit avoir tous les documents lui permettant de contrôler chaque opération.

Au syndic de vous fournir tous les justificatifs détaillés.


rambouillet
Pilier de forums

18199 message(s)
Statut: rambouillet est connecté

Revenir en haut de la page 2 PostĂ© - 08 nov. 2023 :  07:26:30  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
en sus du compte 401, normalement vous avez le detail du virement sur le GL dans un compte créé à cet effet et qui n'existe pas au décret relatif à la compta. Mais c'est vrai qu'il faut faire de la gym intellectuel et c'est pas marrant.

Suivant les syndics on retrouve en plus une autre difficulté sur ses honoraires qui sont souvent regroupés dits "centralisés"......

PCS1975
Contributeur actif

265 message(s)
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Revenir en haut de la page 3 PostĂ© - 08 nov. 2023 :  22:34:27  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Bonjour,

@Goutelette : je vous souhaite bien du courage pour obtenir le GL de votre syndic. Mon syndic n'a jamais voulu me le communiquer, prétextant que j'avais suffisamment de documents pour vérifier les comptes et que je n'avais qu'à réclamer les 15€ par jour de retard si je voulais. Le GL ne figure pas dans les documents disponibles sur l'extranet même pour le CS (voir la liste dans le décret de 2019) : https://www.legifrance.gouv.fr/loda...00038501555/
En bref, ils m'ont fait comprendre que pour avoir le GL, ça finirait au tribunal. Ce que je n'ai jamais fait bien entendu.

A ma disposition j'avais dans l'extranet :
- les factures au fil de l'eau telles qu'elles étaient saisies par la comptabilité (c'est le + important)
- les relevés bancaires mensuels du compte séparé (qui, à mon avis, ne l'était pas, je crois plutôt qu'il s'agissait d'un sous-compte, mais c'est un autre sujet).
La difficulté que j'avais, c'était que les mouvements sortants ou entrants des relevés bancaires étaient groupés sous un libellé "Remise de prélèvements"; cela signifie que les mouvements sortants regroupaient les règlements de plusieurs fournisseurs. Il fallait que je recoupe les mouvements sortants avec les factures du mois, et là je m'amusais bien...!

Je ne m'occupais pas des mouvements entrants.

Je tenais un fichier par exercice en parallèle en notant tous les mouvements que je ne comprenais pas. Si la somme était importante, j'appelais le gestionnaire pour demander des éclaircissements, sinon j'attendais la réunion pour préparer l'AG avec eux.

Et avec ce système, j'ai pu détecter 12 erreurs sur 5 ans qu'on a eu avec ce syndic, comme :
- des factures payées 2 fois au même fournisseur; pour l'un d'entre eux, c'était EDF, mais ça n'a pas eu d'importance car EDF tient compte des trop-perçus éventuels sur la facture suivante.
Le problème est plus embêtant quand ce sont des fournisseurs "privés", qui ne vont jamais vous dire qu'ils ont été trop payés.
- des factures payées pour une autre copropriété.

Ca demande un travail continu sur l'année, mais on n'a rien sans rien...

Édité par - PCS1975 le 08 nov. 2023 22:40:48

goutelette
Contributeur vétéran

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Revenir en haut de la page 4 PostĂ© - 22 nov. 2023 :  20:02:19  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
PCS1975: Goutelette : je vous souhaite bien du courage pour obtenir le GL de votre syndic. Mon syndic n'a jamais voulu me le communiquer, prétextant que j'avais suffisamment de documents pour vérifier les comptes et que je n'avais qu'à

La réglementation, exige que tous les documents concernant le Syndicat, soient portés à l'intention du Président -te du C.S à sa demande.

Je suis étonnée, que Nefer- Rambouillet -ne vous mentionne pas le décret ?

La liste que vous donnez, n'a rien Ă  voir.
C'est la liste minimum mis en place sur l' intranet du syndic. N'oubliez pas que l'accès à ces documents, est clôt dés lors que vous manifesté l' idée de changer de syndic.
Même avec un comptable très qualifié, l'erreur est humaine, ce qui confirme l'utilité, de contrôle.
Plusieurs entreprises travaillent avec différents syndicats. Les syndicats ne sont que des N°,



Signature de goutelette 
Goutelette

PCS1975
Contributeur actif

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Revenir en haut de la page 5 PostĂ© - 23 nov. 2023 :  22:50:24  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par goutelette

citation:
PCS1975: Goutelette : je vous souhaite bien du courage pour obtenir le GL de votre syndic. Mon syndic n'a jamais voulu me le communiquer, prétextant que j'avais suffisamment de documents pour vérifier les comptes et que je n'avais qu'à

La réglementation, exige que tous les documents concernant le Syndicat, soient portés à l'intention du Président -te du C.S à sa demande.

Je suis étonnée, que Nefer- Rambouillet -ne vous mentionne pas le décret ?

La liste que vous donnez, n'a rien Ă  voir.
C'est la liste minimum mis en place sur l' intranet du syndic. N'oubliez pas que l'accès à ces documents, est clôt dés lors que vous manifesté l' idée de changer de syndic.
Même avec un comptable très qualifié, l'erreur est humaine, ce qui confirme l'utilité, de contrôle.
Plusieurs entreprises travaillent avec différents syndicats. Les syndicats ne sont que des N°,


Mais vous avez parfaitement raison, et ce sont ces arguments + articles réglementaires que j'ai opposé au syndic (en tant que président du CS), y compris la pénalité de 15€/jour de retard figurant dans leur contrat.

La réponse a été peu ou prou : "vous avez tout ce qu'il faut pour vérifier les comptes dans l'intranet et le GL ne figure pas dans les documents obligatoires communiqués au CS" et "si vous voulez réclamer le GL, faites un recommandé".

Comme on était à 1 mois et demi de l'AG, on a laissé tombé le courrier recommandé (pour 15€ x 15 jours = 225 €), pour plusieurs raisons ;
- on savait que le syndic ne serait pas reconduit
- une fois parti, il ne nous aurait jamais remboursé les 225 €*
- les GL de tous les exercices auront été transmis au nouveau syndic, ainsi que tous les autres documents comptables (ce qui a été le cas, et dans les délais légaux).

*Ils ne nous ont jamais remboursé 1h de vacation (150 €) pour avoir téléchargé le certificat d'assainissement (obligatoire à Paris à cause des JO), disponible sur le site de la mairie de Paris, ce qui m'avait pris 5 minutes pour le trouver, malgré l'accord oral qu'on m'avait donné en AG. Et la gestionnaire était d'accord pour dire que cette prestation était comprise dans le forfait annuel, mais "que cette facturation venait d'en haut"... Bref.

rambouillet
Pilier de forums

18199 message(s)
Statut: rambouillet est connecté

Revenir en haut de la page 6 PostĂ© - 24 nov. 2023 :  10:01:49  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
il va falloir réfléchir à changer de syndic : le GL fait partie des documents que peut avoir le CS car il concerne le fonctionnement du syndicat : s'il existe chez le syndic, il appartient aussi au syndicat, donc au CS !!!! sinon comment faire pour suivre individuellement les impayés (par ex) ??????

Pour ma part, je n'ai jamais eu ce genre de réponses de la part d'un syndic : aurait-il quelque chose à cacher, perso c'est ce que je penserai ......

Édité par - rambouillet le 24 nov. 2023 10:03:21

nefer
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Revenir en haut de la page 7 PostĂ© - 24 nov. 2023 :  18:48:46  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
je n'ai jamais eu aucun problème pour avoir le GL à chaque contrôle de compte

PCS1975
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Revenir en haut de la page 8 PostĂ© - 24 nov. 2023 :  22:11:29  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par rambouillet

il va falloir réfléchir à changer de syndic : le GL fait partie des documents que peut avoir le CS car il concerne le fonctionnement du syndicat : s'il existe chez le syndic, il appartient aussi au syndicat, donc au CS !!!! sinon comment faire pour suivre individuellement les impayés (par ex) ??????


Cette discussion que j'ai eue avec le syndic s'est déroulée pendant la préparation de l'AGO.
Un mois et demi après ma demande du GL, l'AG a eu lieu et on a changé pour un syndic bénévole. Et 8 jours après l'AG, les documents comptables ont été envoyés avec le GL de tous les exercices.

Je vous raconte l'histoire avec plus de détails...

J'avais demandé le GL car j'avais plusieurs discordances entre les comptes que je tenais (voir mon message du 08/11/2023 à 22h34), notamment le solde d'un fournisseur.
Au vu des mouvements bancaires et des factures, j'étais d'accord avec le solde du fournisseur (j'avais téléphoné à la comptable pour faire le point avec elle), mais pas avec celui du syndic.
Quand j'ai posé la question au syndic, il m'a dit que non, j'avais tort en me disant qu'il appellerait la comptabilité du fournisseur pour faire le point (ce qu'il n'a jamais fait).
D'où ma demande du GL car le gestionnaire n'était pas foutu de me donner un début d'explication. Et la réponse qu'il m'a faite, vous la connaissez. Bref, on tournait en rond avec des réponses du syndic à côté de la plaque
Je précise que j'ai demandé le GL avant qu'il n'apprenne qu'on souhaitait mettre sa candidature en concurrence.

Au final, quand les GL ont été transmis, l'erreur a été trouvée : la somme qu'on devait correspondait à un avoir que le fournisseur nous avait remboursé par chèque, que ce chèque avait bien été encaissé par la banque, mais qui était introuvable dans la comptabilité du syndic. D'où un écart sur le solde.

Pour finir, déjà qu'il n'était pas très aimable, il est devenu carrément froid quand on lui a dit qu'on mettait sa candidature en concurrence avec un syndic bénévole. Il a tenté de nous dissuader, mais on lui a répondu que c'est l'AG qui déciderait. Il n'est pas venu à l'AG, et a préféré envoyer une collaboratrice prétextant une urgence de dernière minute sur un autre immeuble (ce qui est peut-être vrai, mais peu importe).

Malgré cela, l'ODJ était parfaitement conforme à nos demandes et tous les documents ont été ensuite transmis dans les délais sans que rien ne manque.
On a juste perdu 2 clés (2 pass gestion). Et quand je dis "on", c'est plutôt le syndic...!

Donc il n'y avait rien à cacher : tous les petits problèmes de comptabilité, je les avais détectés et on en avait longuement parlé.
Je pense qu'il s'agit plutôt d'une posture de sa part, peut-être des consignes qu'il avait reçues de sa hiérarchie pour ne pas donner le GL si facilement. Je n'ai jamais su pourquoi il s'était entêté comme ça.

VoilĂ , vous savez tout !

Édité par - PCS1975 le 24 nov. 2023 22:15:38
 
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