Nouveau texte de la recommandation n°1 (mars 2006).

La commission,

Vu la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifiée ;

Vu le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi n° 65-557 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifié ;

1 - Sur l'auteur de la convocation

Vu l'article 7 alinéa 2 du décret précité qui dispose notamment que l'assemblée générale est convoquée par le syndic ;

Vu l'article 8 du décret précité disposant :

«La convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s'il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoit un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour est demandée.

Dans les cas prévus au précédent alinéa, l'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.

Dans les mêmes cas, s'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n 'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer ladite convocation dans les conditions prévues à l'article 50 du présent décret.

Lorsque l'assemblée est convoquée en application du présent article, la convocation est notifiée au syndic ».

Vu l'article 47 du décret précité qui prévoit la désignation d'un administrateur provisoire de la copropriété lorsque le syndicat est dépourvu de syndic, chargé notamment de convoquer l'assemblée générale en vue de la désignation d'un syndic lorsque le syndicat est dépourvu de syndic et que l'assemblée générale n'a pas préalablement délibérée sur sa désignation ;

Vu l'article 50 du décret précité qui prévoit, dans l'hypothèse prévue à l'article 8 alinéa 3 la possibilité pour le président du tribunal de grande instance, à la requête d'un copropriétaire d'habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à l'effet de convoquer l'assemblée générale ;

Constate : que certaines assemblées générales sont convoquées aussi bien par des syndics dont le mandat est expiré, que par des présidents de conseils syndicaux en dehors des cas autorisés alors que la fonction de syndic est vacante, ou encore par des copropriétaires ;

Rappelle : que les fonctions de syndic cessant de plein droit à l’expiration de la durée de son mandat, il n’a plus alors le pouvoir de convoquer l’assemblée générale.

Que l'assemblée générale encourt l'annulation, lorsqu'elle est convoquée, par un syndic dont le mandat est expiré, par un syndic démissionnaire ou révoqué ou simplement pressenti ou encore lorsque l'assemblée générale s'est réunie spontanément ;

Recommande

Au syndic de façon pressante, de convoquer l’assemblée générale de telle manière que la nouvelle désignation intervienne en temps utile et de veiller à ce que son mandat soit encore valide au moment où il convoque l’assemblée générale.

Aux conseils syndicaux et à leur président ainsi qu'aux copropriétaires de s'abstenir de convoquer l'assemblée générale lorsque le syndicat est dépourvu de syndic, quelle qu'en soit la raison comme l'expiration du mandat, la démission ou la révocation sans désignation d'un nouveau syndic, et de s'adresser au président du tribunal de grande instance aux fins de désignation d'un administrateur provisoire.

Aux copropriétaires de désigner en assemblée générale compétente un représentant de chaque personne moral (syndicat principal, syndicat secondaire) ;

2- Sur les personnes à convoquer

Considérant que l'article 23 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 précitée dispose qu'en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic.

Considérant le dernier alinéa de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 précise que lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement commun, il peut être prévu par ce règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation auxdites dépenses.

Que l'article 12 du décret du 17 mars 1967 précité précise notamment que pour l'application de l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965, chacun des associés d'une société d'attribution reçoit notification des convocations ainsi que des documents visés à l'article 11 du décret précité et qu'il participe aux assemblées générales du syndicat dans les mêmes conditions que les propriétaires.

Que l'article 6 du décret du 17 mars 1967 précise en outre les obligations du notaire ou des parties lors des mutations de lots.

Que l'article 65 du décret du 17 mars 1967 prévoit l'obligation pour chaque copropriétaire ou titulaire d'un droit d'usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot de notifier au syndic son domicile réel ou élu soit en France métropolitaine si l'immeuble y est situé, soit dans le département ou territoire d'outre-mer de la situation de l'immeuble ;

Constate des difficultés dans la détermination des personnes à convoquer notamment lorsque :

• un ou plusieurs lots appartiennent à des copropriétaires indivis ou sont l'objet d'un démembrement du droit de propriété notamment entre un usufruitier et un nu-propriétaire.

• des mutations de lots sont en cours de réalisation

• Les questions portées à l'ordre du jour n'intéressent que certains copropriétaires.

Rappelle

• qu'un mandataire commun doit être désigné lorsque le lot de copropriété fait l'objet d'une propriété indivise ou d'un démembrement ;

• que la mutation d'un lot n'est opposable au syndicat qu'à partir du jour où le syndic a reçu du notaire ou des parties la notification du transfert de propriété.

• que tous les copropriétaires et associés des sociétés d'attribution et locataires accédants doivent être convoqués aux assemblées générales même si une clause expresse du règlement de copropriété prévoit que ne prennent part au vote que ceux concernés par la décision.

• qu’il appartient à ces personnes de faire en sorte que le syndic ait connaissance de l’adresse où elles doivent être convoquées.

Recommande

Au syndic

- d'inviter les copropriétaires concernés à la désignation d'un mandataire commun en cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété.

- à défaut de saisir par requête le président du tribunal de grande instance aux fins de désignation d'un mandataire commun qui est alors le destinataire unique de la convocation.

- d'adresser la convocation à l'un ou l'autre des époux si le lot est un bien commun et uniquement au conjoint propriétaire s'il s'agit d'un bien propre.

- d'adresser la convocation au vendeur tant qu'il n'a pas reçu du notaire ou des parties la notification du transfert de propriété.

- de convoquer tous les membres de l'assemblée, y compris ceux qui ne participent pas au vote en vertu des clauses du règlement de copropriété.

Au notaire d’appeler l’attention des intéressés :

• De veiller à faire désigner par les intéressés, le mandataire commun prévu par la loi dès lors que les actes qu'il reçoit sont constitutifs d'une indivision, ou d'un démembrement du droit de propriété.

- sur l’obligation qu’ils ont de désigner le mandataire commun prévu par loi dès lors que les actes qu’il reçoit sont constitutifs d’une indivision, ou d’un démembrement du droit de propriété ;

- sur la nécessité e déclarer au syndic leur domicile dans la mesure où il diffère de celui mentionné dans l’acte.

3 - Sur les modalités des convocations

Considérant que l'article 64 dispose notamment que toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 et par le décret du 17 septembre 1967, à l'exception de la mise en demeure visée à l'article 19 de ladite loi, sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Que toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement ;

Constate

Que les convocations sont fréquemment remises contre récépissé ou émargement, ce qui peut entraîner des contestations sur la date de la remise et sur la qualité du signataire.

Rappelle

- que les convocations peuvent aussi bien être adressées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception que contre remise contre récépissé ou émargement mais doivent dans tous les cas respecter le délai d'au moins 15 jours sauf cas d'urgence prévu à l'article 37 ;

Recommande au syndic

de veiller, en cas d'utilisation de convocations contre remise ou émargement à ce que les signatures soient recueillies dans les délais réglementaires et, le cas échéant, de prévoir, pour pallier toutes difficultés, un délai suffisant pour permettre une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception des convocations qui n'ont pu être remises contre émargement.

4 - Sur le lieu de convocation de l'assemblée générale

Considérant que l'article 9 du décret du 17 mars 1967 dispose notamment :

«La convocation contient l'indication des lieu, date et heure de la réunion, (...). A défaut de

stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, la personne

qui convoque l'assemblée fixe le lieu et l'heure de la réunion. (...)

Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins quinze jours avant la date de la réunion,

à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long.

Sous réserve des dispositions du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie

dans la commune de situation de l'immeuble.

Constate

Que des assemblées sont convoquées dans un lieu où réside la majorité des copropriétaires et non dans celui de la situation de l'immeuble (résidences de vacances), ou dans une commune limitrophe de celle de la situation de l'immeuble ou encore dans les locaux du syndic situé sur une autre commune que celle du lieu de la situation de l'immeuble.

Rappelle

Que cette façon de procéder n'est légale que dans la mesure où elle est prévue par le règlement de copropriété ;

Qu'en cas de changement dans les lieux, date et heure de la réunion, une nouvelle convocation doit être adressée dans les formes prescrites ;

Recommande

Au syndic de ne convoquer l'assemblée générale dans une commune autre que celle du lieu de situation de l'immeuble que si le règlement de copropriété le prévoit.

5 - Sur le périodicité des assemblées générales

Considérant que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose :

« En cas d'empêchement du syndic pour quelque cause que ce soi ou en cas de carence de sa part à exercer les droits et actions du syndicat et à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice.

Considérant que l'article 7 du décret du 17 mars 1967 dispose en son premier alinéa que, dans tout syndicat, il est tenu au moins chaque année une assemblée générale des copropriétaires.

Considérant que l’obligation prévue aux articles précités n’est pas toujours respectée.

Constate que l'obligation prévue à l'article précité n'est pas toujours respectée.

Rappelle qu'il doit être tenu au moins une fois chaque année une assemblée générale des copropriétaires.

Recommande au syndic de veiller au respect de cette disposition, la sanction pouvant être la nomination d'un administrateur provisoire à la requête de tout intéressé.

La présente recommandation annule et remplace la précédente recommandation n° 1.

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ANCIEN TEXTE ANNULE ET REMPLACE PAR LE TEXTE CI-DESSUS
Ancien titre : Recommandation n° 1 relative aux convocations aux assemblées générales et à l'ordre du jour

1.1. La Commission
Considérant que l'article 9 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 est rédigé en ces termes :

La convocation contient l'indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, la personne qui convoque l'assemblée fixe le lieu et l'heure de la réunion. La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale en application de l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins quinze jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long.
Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l'immeuble.

Considérant que l'article 11 du même décret dispose notamment que :
Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :
5° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions visées aux articles (décret no 86-768 du 9 juin 1986) « 18 (4e tiret de l'alinéa 1 et alinéa 2) », 25 a et b, 30 (alinéas 1er et 2), 35 et 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965, ou à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice.

Attire l'attention des rédacteurs des convocations sur la distinction opérée par ces dispositions entre les « questions » (article 9, alinéa 1er) soumises à la délibération de l'assemblée et les « projets de résolution » (article 11, 5o) à notifier, au plus tard, en même temps que l'ordre du jour.

Recommande, en conséquence, de respecter cette distinction en réservant l'ordre du jour pour l'inscription des questions proprement dites et en faisant figurer les projets de résolutions au nombre des « notifications complémentaires ».

1.1.1. Recommandations relatives aux questions à inscrire à l'ordre du jour pour être soumises à la délibération de l'assemblée générale

1.1.1-1. La Commission recommande :
1° De libeller ces questions de manière aussi précise que possible en évitant les formules vagues ou équivoques (telles que, par exemple : « problèmes de parties communes, sécurité de l'immeuble, travaux de couverture »...) afin de permettre l'adoption de véritables « décisions » dont la portée soit indiscutable ;

2° De séparer les questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de manière à assurer la clarté des votes ;

3° De ne pas porter à l'ordre du jour des « questions diverses » qui ne peuvent donner lieu à aucune décision de l'assemblée générale ; mais rien ne s'oppose à ce que des « questions » non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges de vues, notamment dans la perspective de leur inscription à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée générale ou pour obtenir de l'assemblée générale un avis sur les questions relevant des seuls pouvoirs du syndic ;

4° S'il s'agit de l'« étude » d'une question (par exemple, de travaux importants à entreprendre), la Commission recommande de préciser que cette « étude » ne peut donner lieu à une « décision » ; mais s'il est envisagé d'engager des frais pour la réalisation de cette étude, ce point doit être précisé dans l'ordre du jour avec fixation d'une somme limite ; dans tous les cas, il convient que les documents puissent être joints à la convocation dans les conditions ci-après recommandées ;

5° En ce qui concerne plus particulièrement la question du « renouvellement » du syndic dont les fonctions parviennent à leur terme.

1.1.1-2. La Commission :
Vu l'article 28 du décret du 17 mars 1967 en ses alinéas 2 et 3 ainsi rédigés :

La durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années. Toutefois, pendant le délai prévu à l'article 1792 du code civil, elle ne peut dépasser une année lorsque le syndic, son conjoint, leurs commettants ou employeurs, leurs préposés, leurs parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus ont, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, même par personne interposée, participé à la construction de l'immeuble.

L'assemblée générale peut renouveler les fonctions du syndic dans les conditions fixées à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, pour les durées prévues à l'alinéa précédent.

Vu la jurisprudence selon laquelle les fonctions du syndic cessant de plein droit à l'expiration de la durée de son mandat, il n'a plus alors le pouvoir de convoquer l'assemblée générale ;

Vu les dispositions d'ordre public de l'article 25 c de la loi du 10 juillet 1965, excluant, en principe, toute possibilité de mandat tacite.

Recommande, que la question portée à l'ordre du jour utilise conjointement les termes de « renouvellement des fonctions du syndic ou désignation d'un nouveau syndic ».

Recommande également et de manière pressante aux syndics de convoquer l'assemblée générale de telle manière que la désignation intervienne en temps utile.

1.1.2. Recommandations relatives à la notification des projets de résolution et plus généralement, des « Notifications complémentaires »

1.1.2-1. La Commission :
Considérant que l'article 11 du décret du 17 mars 1967 dispose notamment que :
Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :
.....
4° Les conditions essentielles du contrat proposé, lorsque l'assemblée est appelée à approuver ou à autoriser une transaction, un devis ou un marché pour la réalisation de travaux ou l'un des contrats visés aux articles 25 d et 26 a de la loi du 10 juillet 1965 et aux articles 29 et 39 du présent décret ;

5° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions visées aux articles (décret no 86-768 du 9 juin 1986) « 18 (4e tiret de l'alinéa 1 et alinéa 2) », 25 a et b, 30 (alinéas 1er et 2), 35 et 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965, ou à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
(décret no 86-768 du 9 juin 1986) «

6° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ».

Recommande :

• Relativement aux « conditions essentielles du contrat proposé lorsque l'assemblée générale est appelée à approuver... un devis ou un marché pour la réalisation de travaux que plusieurs contrats ou devis soient toujours demandés et que leur synthèse ¾ avec proposition du meilleur contrat ou devis ¾ soit faite par le syndic ou le conseil syndical ; il convient, en outre de joindre l'avis du conseil syndical prévu au 6o dont il sera question ci-après.

• Relativement au projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée... à autoriser les syndic à introduire une demande en justice , la Commission rappelle d'abord le caractère d'ordre public de l'article 55 du décret du 17 mars 1967 qui a pour conséquence de sanctionner le défaut de pouvoir du syndic de la nullité pour irrégularité de fond ¾ nullité qui peut être invoquée par les parties assignées même non copropriétaires ; elle recommande de rédiger les projets de résolution en tenant compte de la spécialité du mandat du syndic ce qui impose, pour les actions en justice dont l'objet est de mettre en jeu les garanties des constructeurs, que les désordres pour la répartition desquels l'action est introduite soient exactement décrits ; en revanche, l'habilitation peut être donnée de poursuivre les « responsables des désordres » sans plus de précision.
Envisageant le cas particulier où l'autorisation est donnée pour la mise en oeuvre de la saisie en vue de la vente d'un lot , la Commission rappelle que cette autorisation doit être donnée préalablement à la signification du commandement et qu'elle doit déterminer le montant de la mise à prix.

• Relativement à la notification de l'avis rendu par le conseil syndical, lorsque sa consultation est obligatoire en application du 2e alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, modifiée (Décret 1967, art. 11-6o) ;
1.1.2-2 La Commission :

Rappelle d'abord le texte de l'alinéa en question :
.....
L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.
Estime que la consultation du conseil syndical « rendue obligatoire » ne dispense pas de l'obtention d'une décision de l'assemblée générale autorisant la conclusion des marchés et contrats.

Recommande en conséquence :

1) que l'assemblée générale soit invitée à délibérer pour arrêter le montant à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire ;

2) que le conseil syndical soit saisi au-delà de ce montant ;

3) que son avis soit joint à la convocation pour être transmis à l'assemblée générale.