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PROSPER83
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 Posté - 22 avr. 2017 : 23:54:33
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Bonsoir
Nous voulons contester la validation de la dépense (9720 €) concernant un audit énergétique qui a été réalisé sans respecter les dispositions imposées par l’arrêté du 28 février 2103 et dont, en plus, nous avons de sérieux doute sur la validité de la méthodologie utilisée par l’auditeur qui ne semble pas être celle réglementairement adaptée à notre immeuble.
En effet, d’une part, préalablement à la présentation du rapport synthétique à l’assemblée générale, l’auditeur avait l’obligation d’organiser à l’attention du syndic et du conseil syndical, une réunion de présentation de l’intégralité de l’audit en vue de recueillir leurs approbations sur les scénarii de travaux qui seront proposés à l’assemblée générale (art. 9)
D’une autre part, ce rapport synthétique ne pouvait faire état que des scénarii de travaux retenus après avis du conseil syndical (art.10).
Or, ces scenarii prévoient notamment une isolation thermique par l’intérieur des façades, qui n’ont donc pas reçu l’aval du syndic et du CS, et que nous refusons totalement d’accepter (ce qui va donc nous conduire à faire réaliser un nouvel audit pour étudier d’autres scénarii).
L’auditeur a passé outre ces obligations mais néanmoins le syndic a mis dans l’ODJ de la prochaine AG, prévue pour ce 26/4, et avant la résolution sur la validation des comptes, seulement un point d’information sur l’audit, mais sans aucune résolution permettant de le refuser ou de l’accepter (et sans informer l’AG que l’auditeur n’avait pas respecté les art. 9 et 10 de l’arrêté).
Comment devons-nous procéder ?
En refusant, dans un premier temps, purement et simplement de valider la dépense afférente à l’audit (9720 €) ? Et dans ce cas, à qui l’imputer ensuite ?
Ou, toujours dans un premier temps, en mettant une réserve sur l’acceptation de cette dépense (et donc sur l’audit) pour mise en cause du déroulement irrégulier de l’audit aux regards des textes règlementaires et pour un manque de certitude avérée sur les résultats fournis, assortie d’une condition de levée de cette réserve ?
Cette condition pouvant notamment être les résultats de la démarche qui sera entreprise par le conseil syndical, dans le cadre de l’art.27 du décret du 17 mars 1967, auprès d’un professionnel habilité pour avoir son avis sur la validité de la méthodologie 3CL utilisée par l’auditeur pour le classement énergétique de notre immeuble et sur la validité de son rejet de la possibilité d’une isolation thermique par l’extérieur des façades en nous imposant une isolation par l’intérieur.
Merci d’avance pour vos réponses
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 23 avr. 2017 : 00:52:02
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Je me prononcerai pas sur le fait qu'un juge vous donnerait ou pas raison sur le fait d'avoir refusé cette dépense. Juste sur le mécanisme.
1) Une "réserve" ne veut pas dire grand chose, pour pas dire rien. Une fois l'approbation des comptes effectuée, il faut les répartir, et pour ça, il faut une somme, qui ne peut être décidée que par l'AG
2) Le CS n'a pas le pouvoir d'approuver une dépense, encore moins si de cette approbation dépend la clôture de l'exercice. Sauf si l'AG le lui donne (art25, ) Vous pouvez éventuellement opter pour ça, mais avec une résolution séparée de l'approbation des comptes, et qui doit être à l'ODJ. Et du coup, la clôture et la répartition de l'exercice sera "suspendue" à la décision du CS. Ce que personnellement je trouve très très dangereux.
3) vous pouvez , et c'est le plus simple, refuser l'imputation de la dépense sur cet exercice .Ce qui n'empêche pas d'expliquer pourquoi on refuse, et qu'il sera décidé à la prochaine AG de son acceptation ou pas
citation: Et dans ce cas, à qui l’imputer ensuite ?
Quand on refuse une dépense, elle passe, comptablement, en compte d'attente, et reste supportée par le syndicat sauf à ce qu'il en obtienne le remboursement à l'amiable, ou via le juge.
Quand le montant est faible, l'avance de trésorerie suffit à couvrir le trou jusqu'à résolution du problème. Soit qu'on obtienne le remboursement, soit qu'on finisse par accepter la dépense.
Quand le montant est important, mieux vaut (et il faut que ce soit à l'ODJ) voter une dotation aux dépréciations sur créances douteuses du même montant. Ainsi, la dépense est répartie (la dotation est une charge, compte 68), mais pas acceptée. Et on peut ainsi attendre l'issue du conflit, qui peut durer des années si on passe par le juge, sans avoir un trou dans la trésorerie.
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Édité par - Viviane le 23 avr. 2017 00:58:30 |
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nefer
Modérateur
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 2
 Posté - 23 avr. 2017 : 09:09:48
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le syndic a t il réglé la facture?
l faut vérifier la concordance entre le devis,l'ordre de service et la prestation réalisée
s'il y a un problème, le syndic a t il fait un courrier en RAR au prestataire pour le mettre en demeure d'effectuer la prestation conformément au devis ? |
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Louis92
Contributeur vétéran
France
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3
Posté - 23 avr. 2017 : 09:27:26
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Désolé de répondre par quelques questions :
1. le CS avait-il mandat de l'AG pour se prononcer sur le contenu du projet de compte-rendu d'audit ?
2. le syndic a-t-il fait part assez tôt à l'auditeur des manquements à la méthodologie contractuelle ? assez tôt = quand il est encore temps de rectifier le tir.
3. le syndic a-t-il demandé l'accord du CS pour payer 100% de la prestation ?
4. le syndic a-t-il payé 100% de la prestation ?
Votre sujet est très intéressant car les bureaux d'étude se sont retrouvés avec une énorme pointe de charge pour les audits énergétiques et il fallait craindre le recours à du personnel n'ayant pas vraiment la compétence : je connais le cas d'un audit que le bureau d'étude n'a pu assurer, faute de personnel, à la période convenue (= report à l'hiver suivant).
Cdlt. Louis92.
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PROSPER83
Contributeur senior
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4
Posté - 23 avr. 2017 : 17:39:42
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Merci à tous ceux qui m’ont répondu dont?:
Viviane
2) Le CS n'a pas le pouvoir d'approuver une dépense, encore moins si de cette approbation dépend la clôture de l'exercice. Sauf si l'AG le lui donne (art25, ) Vous pouvez éventuellement opter pour ça, mais avec une résolution séparée de l'approbation des comptes, et qui doit être à l'ODJ. Et du coup, la clôture et la répartition de l'exercice sera "suspendue" à la décision du CS. Ce que personnellement je trouve très très dangereux. [/blue]
L’AG a lieu ce mercredi 26 et aucun mandat de pouvoir pour le CS ne figure dans l’ODJ. Du reste, le but n’est absolument pas de donner ce pouvoir au CS mais de lui demander d’agir, dans le cadre des de l’art. 22 du décret, en se rapprochant d’un spécialiste en la matière pour obtenir un avis sur la validité de la méthodologie utilisée pour le classement énergétique de notre immeuble ainsi que sur la soi-disant impossibilité de réaliser une isolation thermique par l’extérieur.
Ce n’est, ensuite, qu’en fonction de cet avis éclairé que l’AG suivante pourra se prononcer sur un rejet définitif ou pas de la créance et prendre alors les mesures qui conviendront.
3) vous pouvez , et c'est le plus simple, refuser l'imputation de la dépense sur cet exercice .Ce qui n'empêche pas d'expliquer pourquoi on refuse, et qu'il sera décidé à la prochaine AG de son acceptation ou pas
Effectivement, je pense que c’est la bonne solution et nous allons donc la retenir.
Nefer
le syndic a t il réglé la facture?
l faut vérifier la concordance entre le devis,l'ordre de service et la prestation réalisée
s'il y a un problème, le syndic a t il fait un courrier en RAR au prestataire pour le mettre en demeure d'effectuer la prestation conformément au devis ?
La facture a bien été réglée .
Voir mes réponses à Louis92, ci-dessous, pour vos autres questions,
[blue]Louis92
1. le CS avait-il mandat de l'AG pour se prononcer sur le contenu du projet de compte-rendu d'audit ?
2. le syndic a-t-il fait part assez tôt à l'auditeur des manquements à la méthodologie contractuelle ? assez tôt = quand il est encore temps de rectifier le tir.
3. le syndic a-t-il demandé l'accord du CS pour payer 100% de la prestation ?
4. le syndic a-t-il payé 100% de la prestation ?
Votre sujet est très intéressant car les bureaux d'étude se sont retrouvés avec une énorme pointe de charge pour les audits énergétiques et il fallait craindre le recours à du personnel n'ayant pas vraiment la compétence : je connais le cas d'un audit que le bureau d'étude n'a pu assurer, faute de personnel, à la période convenue (= report à l'hiver suivant).
1- Arrêté du 28 février 2013 relatif au contenu et aux modalités de réalisation d'un audit énergétique.
Article 9 - §III. Alinéa 13
"Préalablement à la présentation du rapport synthétique prévue par l’article R. 134-14, la personne en charge de la réalisation de l’audit énergétique organise à l’attention du syndicat des copropriétaires** et du conseil syndical, s’il existe, une réunion de présentation de l’intégralité de l’audit énergétique en vue de recueillir leur approbation sur les scenarii qui seront proposés en assemblée générale des copropriétaires. (**il s’agit à l’évidence d’un lapsus du rédacteur du décret qui a voulu dire « le syndic de copropriété » et non « le syndicat des copropriétaires »).
Article 10
Le rapport synthétique présenté par la personne en charge de sa réalisation à l’assemblée générale des copropriétaires suivant la réalisation de l’audit énergétique comporte :
d) Les scenarii de rénovation énergétique retenus après avis du conseil syndical dont les scenarii « ? 20 % » et « ? 38 % », et les scenarii correspondant aux labels « haute performance énergétique en rénovation » définis à l’article 9 du présent arrêté."
Ce sont donc ces textes réglementaires qui imposaient autant à l'auditeur, qu'au syndic et au Conseil syndical, de participer pleinement à la réalisation de l'audit sans que le CS ait a être mandaté par une AG.
Egalement, le rapport synthétique présentait à l'assemblée ne pouvait contenir que des scénarii ayant été soumis à un avis du CS et dont l'art.9 -I - 7ème alinéa, imposait que soient détaillées les aides financières mobilisables pour chaque scénario proposé. Ce qui n'a absolument pas été fait.
L'auditeur (Bureau de contrôle L'A...E), n'a donc délibérément pas respecté aucune de ces modalités en ne consultant ni le syndic ni le CS.
2 – Le syndic n'a strictement fait aucune remarque à l'auditeur, ni avant, ni pendant et ni après l'audit. En fait, c'est à la lecture de ce rapport, communiqué avec l'ODJ de l'AG prévue pour le 26/4, que j'ai relevé moi-même toutes les irrégularités. C'est donc en interpellant le CS que j'ai su que ni lui, ni le syndic, n'avaient à aucun moment été consultés par l'auditeur. Et que je me suis donc rendu compte qu'autant le syndic que le CS avaient totalement pris le traitement de l'audit par-dessus la jambe en ignorant complétement le contenu de cet arrêté et leurs obligations qui en découlaient.
Ils se sont tous deux contentés de communiquer à l'AG, le rapport d'audit (24 pages) sans émettre aucun commentaire.
3 et 4 : Le syndic a payé les 9720 € de cet audit sans aucune opposition du CS
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 23 avr. 2017 : 17:57:25
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citation: L’AG a lieu ce mercredi 26 et aucun mandat de pouvoir pour le CS ne figure dans l’ODJ. Du reste, le but n’est absolument pas de donner ce pouvoir au CS mais de lui demander d’agir, dans le cadre des de l’art. 22 du décret, en se rapprochant d’un spécialiste en la matière pour obtenir un avis sur la validité de la méthodologie utilisée pour le classement énergétique de notre immeuble ainsi que sur la soi-disant impossibilité de réaliser une isolation thermique par l’extérieur.
Vous avez une façon simple de demander au CS de prendre cet avis: inclure au budget prévisionnel une ligne spécifique de dépense pour cette consultation.
En effet, si le CS n'a pas besoin d'autorisation d'AG pour agir, il n'en reste pas moins qu'un conseil, il faut le payer. Et c'est le syndic qui tient les cordons de la bourse. C'est comme ça que parfois le CS se retrouve à sortir de sa poche le prix du conseil, en espérant que l'AG ne refusera pas ensuite la dépense parce qu'elle la trouverait injustifiée. Une ligne dans le budget résout le problème. |
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PROSPER83
Contributeur senior
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Posté - 23 avr. 2017 : 19:04:53
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Bonsoir Viviane
Vous avez une façon simple de demander au CS de prendre cet avis: inclure au budget prévisionnel une ligne spécifique de dépense pour cette consultation.
La résolution n° 7 Budget prévisionnel indique :
L’assemblée générale approuve le budget prévisionnel joint à la convocation de la présente réunion. Le budget détaillé par poste de dépenses a été élaboré par le syndic assisté du conseil syndical pour l’exercice du 01/01/2018 au 31/12/2018 arrêté à la somme de 376 660 €.
Je suis totalement nul en matière de compte. Pouvez-vous me préciser comment procéder exactement si nous voulons inclure une nouvelle ligne de dépense, de 2000 € par exemple, alors que le budget prévu semble figé ?
Merci d'avance |
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Louis92
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7
Posté - 23 avr. 2017 : 19:25:07
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citation: Pouvez-vous me préciser comment procéder exactement si nous voulons inclure une nouvelle ligne de dépense, de 2000 € par exemple, alors que le budget prévu semble figé ? Le budget de 376 660 € n'est qu'une base de discussion pour l'AG. Elle peut décider de le passer à 800.000 € si la majorité des présents et représentés le souhaite.
Pour ajouter une ligne de dépense de 2000 €, il vous suffit de le proposer et de convaincre la majorité donc en proposant de voter un budget de 378 660 €. 2.000 € à mettre en plus pour la même clé que celle de l'audit énergétique.
Cdlt. Louis92. |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 23 avr. 2017 : 19:34:54
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citation: Le syndic a payé les 9720 € de cet audit sans aucune opposition du CS La situation est délicate pour le syndic : il a payé la totalité d'une prestation sans s'assurer que toutes les conditions étaient rempliées pour cela (conformité aux textes réglementaires et avis du CS).
Avant l'AG, vous devez convaincre le CS de demander au syndic de revenir en arrière. Lui-même CS doit prévenir le syndic que le CS va recommander à l'AG de ne pas accepter la totalité de la dépense.
Le syndic a passé de multiples commandes à ce Bureau de contrôle L'A...E pour de multiples copropriétés et il lui reste à passer commande pour d'autres copropriétés. Le syndic est donc en position assez forte par rapport au Bureau de contrôle en lui expliquant que si le Bureau de contrôle n'accepte pas de "rendre" 2.000 ou 3.000 €, c'est lui syndic qui devra les sortir de sa poche suite au refus de l'AG.
Il ne vous reste hélas pas beaucoup de temps avant l'AG pour organiser le refus de 2.000 ou 3.000 € et considérer que ces "travaux" d'audit ne sont pas clôturés avec l'exercice clos. Car il s'agira pas de réserve mais d'un refus assorti d'une action pour obtenir un rapport d'audit satisfaisant :
- si rapport d'audit satisfaisant : solde du paiement dans l'exercice en cours et clôture des "travaux" d'audit pour le prix initial,
- si rapport d'audit inaccepté et le bureau de contrôle s'arrête là : pas de paiement des 2.000 ou 3.000 € et clôture des "travaux" d'audit pour le prix initial moins 2.000 ou 3.000 € donc avec un excès à répartir de 2.000 ou 3.000 € suite à l'AG suivante.
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 23 avr. 2017 19:46:41 |
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 23 avr. 2017 : 23:08:32
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citation: La résolution n° 7 Budget prévisionnel indique :
L’assemblée générale approuve le budget prévisionnel joint à la convocation de la présente réunion. Le budget détaillé par poste de dépenses a été élaboré par le syndic assisté du conseil syndical pour l’exercice du 01/01/2018 au 31/12/2018 arrêté à la somme de 376 660 €.
Je suis totalement nul en matière de compte. Pouvez-vous me préciser comment procéder exactement si nous voulons inclure une nouvelle ligne de dépense, de 2000 € par exemple, alors que le budget prévu semble figé ?
Louis92 vous a parfaitement répondu. Comme toute résolution d'AG, celle concernant le budget peut être amendée, et donc le budget peut être modifié par l'AG.
Vous pouvez par exemple écrire sur PV.
L’assemblée générale approuve le budget prévisionnel élaboré par le syndic assisté du conseil syndical pour l’exercice du 01/01/2018 au 31/12/2018, joint à la convocation de la présente réunion. Elle souhaite cependant y rajouter une ligne, d'un montant de 2000€ afin de permettre au Conseil de prendre conseil , comme l'y autorise l'article XXXXX, auprès du professionnel de son choix en ce qui concerne la dépense X . Ainsi le budget pour la période est donc arrêté à la somme de somme de 378 660 €
Arrivez à l'AG avec l'amendement déjà écrit, que vous distribuerez à tous, ce sera plus clair. |
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Édité par - Viviane le 23 avr. 2017 23:09:52 |
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Louis92
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Posté - 24 avr. 2017 : 08:51:00
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citation: Arrivez à l'AG avec l'amendement déjà écrit, que vous distribuerez à tous, ce sera plus clair. Avec l'amendement déjà écrit que vous distribuez au moins au président de l'AG, au secrétaire et aux scrutateurs.
Pratiquer de même pour le refus d'approuver 100% de la dépense de 9720 € de l'audit lors de la résolution "Approbation des dépense courantes", exemple :
"L'AG approuve les dépenses courantes présentées à l'exception de la dépense de 9720 € de l'audit qui n'est acceptée qu'à hauteur de 7.720 €. Le montant des dépenses à répartir se réduit donc à xxx.xxxx €."
Textes à préparer et à remettre pour assurer le contenu attendu du PV et donc que le texte ne se réduise pas à des réserves vagues ...
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 24 avr. 2017 09:34:59 |
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Sunbird
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Posté - 24 avr. 2017 : 10:28:48
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Je présume que cet audit a fait l'objet d'une résolution spécifique, la validation du compte travaux de cet audit sera donc une résolution à part de la validation des comptes charges.
Lorsque le vote en AG aura lieu, vous demandez que l'AG se prononce contre la validation de cette résolution, en demandant au président qu'il ajoute comme motif que la prestation est non conforme à contrat.
Ce qui est embêtant, c'est de sortir ce problème après que toute la facture ait été payée.
Le syndic devra ensuite se débrouiller avec l'entreprise. Si effectivement l'entreprise n'a pas respecté son contrat, le syndic ne devait pas payer la totalité de la facture. Si la situation est bloquée, le SDC devra assigner le syndic et la société qui a fait l'audit, résolution qu'il faudra voter lors de la prochaine AG. |
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Louis92
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12
Posté - 24 avr. 2017 : 11:03:34
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Sunbird a sans doute raison : l'audit a sans doute fait l'objet d'un vote travaux par résolution séparée, si c'est le cas ma proposition de texte ci-dessus : citation: Pratiquer de même pour le refus d'approuver 100% de la dépense de 9720 € de l'audit lors de la résolution "Approbation des dépense courantes", exemple :
"L'AG approuve les dépenses courantes présentées à l'exception de la dépense de 9720 € de l'audit qui n'est acceptée qu'à hauteur de 7.720 €. Le montant des dépenses à répartir se réduit donc à xxx.xxxx €." devient :
Pratiquer de même pour le refus d'approuver 100% de la dépense de 9720 € de l'audit lors de la résolution "Approbation des comptes travaux", exemple :
"L'AG approuve les dépenses travaux présentées à l'exception de la dépense de 9720 € de l'audit qui n'est acceptée qu'à hauteur de 7.720 €. Le montant des dépenses travaux à répartir se réduit donc à xx.xxxx €."
Cdlt. Louis92. |
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PROSPER83
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Posté - 24 avr. 2017 : 15:52:12
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Merci à vous tous pour vos contributions, mais je suis désolé pour tous vos efforts car nous allons vers un changement complet de programme !
Je viens en effet juste d’apprendre, ce matin même, par le Pdt du CS, que j'avais été induit en erreur et qu’en fait, la facture de l’audit n’a pas été payée sur l’exercice 2016 et qu’elle est toujours en attente de règlement dans le compte CHARGES COMMUNES GENERALES – ANNEXE 5. du budget prévisionnel 2017 !
Ce qui change donc complétement l’architecture de la résolution à soumettre à l’AG.
Le syndic n’a porté dans l’ODJ qu’une « résolution » n°10 purement informative sur les conclusions de l’audit et n’a pas prévu une résolution visant à accepter ou refuser les conclusions de l’audit énergétique.
Nous sommes donc partis, avec le Pdt du CS, sur le principe qu’il pouvait être admis qu’une assemblée générale puisse se prononcer sur une question non inscrite à l’ordre du jour dès lors que s’imposait une décision urgente à prendre sur un évènement préjudiciable aux intérêts du syndicat des copropriétaires.
Le critère d’urgence demeurant toutefois à la libre appréciation d’un juge, il subsistera donc un risque que cette résolution non inscrite à l’ODJ soit attaquée en justice dans le délai de 2 mois suivant l’envoi du PV par un copropriétaire opposant mal luné. Mais passer ce délai, elle ne serait plus annulable. Il faudra donc tout simplement que le syndic laisse écouler ce délai avant de mettre cette décision en application.
Nous avons donc envisagé, avec le Pdt du CS (qui devrait être aussi le Pdt de l’assemblée), de soumettre à l’AG, la résolution n°10/1 ci-après :
10/1 - Suite aux différentes irrégularités relevées par le Conseil syndical dans le déroulement de l’audit énergétique réalisé par l’A….E, l’assemblée décide de refuser momentanément le règlement de la dépense afférente, soit 9720 €, incluse dans le budget prévisionnel 2017 et de maintenir cette dépense dans le compte d’attente. Afin de permettre au Conseil syndical de prendre conseil, comme l'y autorise l'article 27 du décret du 17 mai 1967, auprès d’un professionnel de son choix habilité à se prononcer sur la régularité et la validité de l’audit énergétique réalisé par l’A….E, l’assemblée générale décide donc de rajouter, au budget prévisionnel 2017, une ligne de dépense, d'un montant de 2000 €. Ainsi le budget prévisionnel pour la période 2017, arrêté à la somme de somme de 393000 € par l’assemblée générale du 28 avril 2016, se trouve donc porté à la somme de 395 000 €».
Il appartiendra au syndic d’informer la Sté A….E sur les motivations de cette décision de suspendre le règlement de sa facture afférente à l’audit jusqu’à la réception des conclusions de ce professionnel sur la régularité et la validité de cet audit».
Qu’en pensez-vous ? Est-ce jouable ?
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 24 avr. 2017 : 18:10:23
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Le travail du syndic est de ne payer que les prestations qui donnent satisfaction : il n'a pas besoin de résolution d'AG ni de bénédiction de l'AG pour faire son travail normal.
Le CS n'a pas besoin de l'AG pour lancer une prestation pour lui mais il vaut mieux assurer le coup (ne pas se faire reprocher la dépense l'année suivante). Il vaut mieux en parler à l'AG et que celle-ci se prononce. Il n'y a pas besoin de résolution d'AG spécifique : c'est juste une ligne de dépense de plus à budgéter et à décider lors de la résolution Budget.
Cdlt. Louis92. |
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refus de validation d'une dépense ou réserve ? 
