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 Posté - 04 févr. 2016 : 13:40:24
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Notre exercice comptable est du 1er avril au 31 mars.
Lors de la dernière AG en juillet 2015, les comptes ont été approuvés, et l'apurement des charges et la répartition ont été réalisés et adressés aux copropriétaires avec l'appel de fonds du 1er octobre 2015. Jusqu'ici pas de problème.
Pour des raisons internes au Syndic, celui-ci a basculé la comptabilité de notre copropriété sur un autre logiciel fin octobre 2015.
Pour les appels de fonds du 1er janvier 2016, j'ai constaté que le relevé de compte de chaque copropriétaire qui reprend les 3 premiers trimestres et la répartition de l'exercice précédent, faisait apparaître des montants différents de quelques centimes.
Le syndic m'a appris que les calculs de répartition et les calculs des 3 premiers trimestres avaient été refaits avec le nouveau logiciel, et que la règle des arrondis amenait ces différences.
Dans un premier temps, j'ai demandé au syndic d'envoyer le 4ème appel de fonds pour ne pas gêner la trésorerie de la copropriété, et lui ai fait remarquer qu'il y avait un principe de continuité dans la comptabilité qu'il n'observait et qu'il devait reprendre les chiffres de la dernière balance faite avec l'ancien logiciel.
Aux dernières nouvelles, le comptable a calculé et fait pour chaque copropriétaire une écriture de régularisation d'écart en cumulant les différences relatives à la répartition + les 3 appels de fonds, prétextant qu'il ne s'agissait que de quelques centimes pour chacun.
Certes, il ne s'agit que de quelques centimes, mais en tant que copropriétaire, si je compare les informations contenues sur les 3 appels de fonds et l'apurement des charges reçus jusqu'au mois d'octobres, et les informations contenues dans le relevé de compte du mois de janvier, j'ai des + et des - et une régularisation.
A ce jour, en tant que président du conseil syndical, je n'ai pas validé cette démarche.
Une vingtaine de dossiers est en cours au TI OU TGI pour des copropriétaires débiteurs. Des arrêtés de compte ont été transmis avec des chiffres. Que va-t-il se passer si des états d'actualisation sont envoyés avec d'autres chiffres et une écriture de régularisation... ?
Sur un plan comptable et juridique, le syndic peut-il procéder de la sorte. Quel risque ou conséquence possibles ? Suis-je trop rigoriste ?
En tout état de cause, je ne veux faire prendre aucun risque juridique à notre copropriété et couvrir une action non conforme avec les règles comptables.
Merci pour vos remarques, avis et conseils..
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Posté - 04 févr. 2016 : 14:04:54
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Certes les logiciels de comptabilité n’arrondissent pas tous de la même façon.
Le syndic étant à l'origine de cette évolution doit s'assurer qu'effectivement la première année, il n'y ait pas de variations.
Le souci judiciaire que vous soulevez est réel, il faut qu'il accepte ce fait, sinon vous seriez vous, le syndicat, en droit de lui reprocher un échec judiciaire sur ce motif, expliquez lui. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 04 févr. 2016 : 18:07:23
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En ce qui concerne les recouvrements, les procédures ont été engagées avant le changement de logiciel, je suppose ? Donc les comptes versés aux débats ne sont pas affectés par les difficultés évoquées.
Quels ont été les écarts les plus importants ? En centimes ? en € ?
Je pense que le mieux aurait été de ne pas effectuer d'intervention de secours mais la réponse définitive est subordonnée à l'indication demandée.
Il est peu probable que les comptes soient affectés d'une manière pouvant entraîner la suspicion d'un juge.
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Posté - 05 févr. 2016 : 12:45:45
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La copropriété comporte + 300 lots.
IL y a des procédures judiciaires concernant des impayés régulièrement (avant le chgt et après le chgt) et de mise en vente pour lesquelles l'avocat de la copropriété demande des états mis à jour au moment de l'évolution de la procédure.
Il y a des achats et ventes : donc des états datés établis avant la signature...
Il y a les documents de simulation et d'apurement des charges qui ont été envoyés avec l'ancien logiciel....
Les montants peuvent être de plusieurs euros, ou des 0.10 €.
Peut-on légalement refaire une comptabilité avec un autre logiciel alors que les informations transmises aux copropriétaires, notaires, juges avaient été établis sur un logiciel ?
Quels risques prend-on sachant que certains copros utiliseront n'importe quoi pour assigner le SDC ?
Avec mes remerciements
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JPM
Modérateur
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4
Posté - 05 févr. 2016 : 14:46:51
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Le problème ne peut se présenter que pour la période du changement de logiciel et pour quelques copropriétaires débiteurs.
Si le débiteur Dupont a reçu un ultime relevé de compte établi avec l'ancien logiciel laissant apparaître une solde débiteur de 3235,56 € et si la reprise de solde dans le nouveau logiciel a été faite pour un montant de 3236,41 € il suffit de faire le recouvrement pour la somme la moins élevée.
Le syndic fait masse des écarts régularisés et les remet en solde à répartir. Il peut aussi les prendre en charge à titre personnel car il n'a pas un bon matériel ou il l'utilise mal.
Ceci étant il faudrait dire un mot de cette question. Il faut que les calculs soient effectués avec un résultat intermédiaire à huit décimales pour obtenir des résultats à deux décimales faisant un total sans rompu.
On a prétendu que cette pratique ralentit abusivement le travail. Cela me paraît peu probable
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Posté - 07 févr. 2016 : 17:05:47
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Ce qui me gêne dans la situation, c'est que le syndic a envoyé pendant les 3 premiers trimestres des appels de fonds sur lesquels les calculs ont été faits avec l'ancien logiciel, le grand livre et la balance sont faits avec l'ancien logiciel.
Pour le 4ème trimestre, tous les calculs de l'exercice ont été refaits, la répartition de l'ancien exercice également, et les résultats ne sont pas les mêmes.
La balance et le grand livre ne reprennent pas tous les comptes et sous comptes.
Le comptable formé sur ce logiciel se centre sur les comptes par nature (pas les mêmes que le GL) et sur l'état des dépenses. Il ne voit pas l'utilité de regarder les comptes du GL.
Je pensais qu'il y aurait une balance d'ouverture reprenant les soldes de l'ancien logiciel, mais ce n'est pas le cas.
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conséquences changement logiciel comptable 
